【学】議事録の大切さ
おはようございます、おっさんの道真です。
閲覧していただき、誠にありがとうございます。
パソコンやスマホでメモを取る習慣
になってから、手で書く能力が落ちている
おっさんです。１時間書いただけで手が痛い！
今回は「議事録の大切さ」
を伝えていきたいと思います。
結論から伝えますと
議事録を軽視する人は議事録に泣く
です。
議事録とは？
前職の時に、客先と打ち合わせをする
時に必ず議事録を取る習慣がありました。
議事録とは何ぞや？
と思う方に為に簡単に説明すると
打ち合わせの内容を紙に書き
打ち合わせ終了後、お客様の方が紙に
書いた内容を確認して承認のサインをする✍️
議事録は打ち合わせの証拠になり、お客様
に不利益な事を記載すると問題になります。
なので必ずお客様が内容に問題がない
ことを確認してサインをするのです。
例えば、
追加費用が発生する場合
納期が変更になる場合
など
重要な内容も含まれる為、議事録
を取ることが重要になってきますよ❗️
議事録を作成する能力
重要な議事録を作成する事に関してですが
得意不得意があり結構人によって差があります。
会話の内容を、そのまま紙に
書けば良いという分けではありません。
会話の内容をかみ砕いて重要な内容
だけを抽出し記載する必要があります。
しかも手書きなので、お客様に
失礼がないように綺麗な文字で、
手際よく記載する必要があるのです。
変な内容を書くと、お客様から
怒られることもあるので、作成
する人は結構プレッシャーを感じます😣
そのプレッシャーを感じる重要な
役割ですが部下に記載させることが多く
重要な内容を部下に作成さしていいの？
と思われる方がいるかもしれませんが
スキルを上げるには書く習慣と手数が
重要になってくるので部下に託していました。
お客様と一対一で打ち合わせする時
は殴り書きで重要の単語だけ記載して
まとめた内容を後日メールで送ります
と伝えて、後から正書していましたよ😄
議事録を取らないとトラブルが多い
議事録を取らない打ち合わせは高い
確率で問題になることが多い印象です。
言った言わないの問題になり
険悪な状態になるこもありました😓
言い方が悪くなりますが
信用出来ないお客様もいますので。
沢山、変更内容を伝えた
後に無償で納期延長は無しで！
と言われるお客様もおり議事録に
必ず変更内容に関しては納期遅延と
有償無償を記載することが大切になります❗️
有償無償の話をしないと
赤字案件になる確率が高くなるので。
それだけ議事録を作成することが大切なのです。
まとめ
🔸お客様に不利益な事を記載すると問題になる
🔸重要な内容だけを抽出し記載する必要がある
🔸議事録を取らない場合はトラブルになりやすい
音声をＡＩが自動書記してくれたら助かるのに！
と思ったことが何回もありました。
打ち合わせの内容を忘れていることが
多く議事録で助かることも多かったです。
丁寧にスピードよく書くスキルは大切ですよ。
息子に伝えたいこと
「丁寧にスピードよく書くスキルを身につけてください」
一礼
この記事を推してます。
おっさんを客観的に考察している記事です！
面白いですよ🤣
貴重なお時間のなか、最後まで
お読み頂き、誠にありがとうございました😄
今後もアラフォーおっさんが、頑張っていき
ますので、応援の程、宜しくお願いします🙇
フォロー・スキ・コメントなど、頂け
ますと飛び上がるほどに、喜びます‼️
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