【社内デジタル化？まず最初にすべきこと！】システム会社がよく聞かれること#2
今回も、シクミタスというシステム会社を
経営していることから、良く聞かれる質問に
ついて、掘り下げていきたいと思います！
前回は『社内のデジタル化って、
何から始めたらいいんですか？』
という質問から、
社内デジタル化で ”やってはいけないこと”
についてまとめてみました。
今回はその続きです。
システムを開発、導入したいと
考える企業が多いとは思いますが、
時期を見極めて段階的に導入するのが
得策です。
でもそうすると、デジタル化がなかなか
進まないじゃないか！中小企業はデジタル化
できないってことですか！？
と思われる方がいるかもしれませんが、
決してそういうことではありません（笑）
デジタル化に取り組むとき、
まず、何からデジタル化を
しなければならないのか？
を考える必要があります。
前回の記事にも書きましたが、
たとえば顧客管理システムのような
いきなり難しいシステムを入れる
必要は、必ずしもないのです。
当たり前に思われるかもしれませんが、
現場の負担を減らすこと
を考えるのが一番大事です。
『そりゃあそうでしょ！
だから顧客管理ツールを
入れればいいんじゃないの？』
という話になるかもしれません（笑）。
このようなツールを導入する目的は、
もちろん現場の負担を減らすことで、
変わりはありません。
しかし前回の記事の繰り返しになりますが、
最初に着手してしまうと、逆に負担が
増えてしまう場合の方が多いのです。
多くの場合、そういった難しいシステムを
導入する前にできることが、たとえば
よく言われるのがペーパーレス化です。
やはり何をやるにしても、
紙での資料を減らす＝現場の負担を減らす
ことになります。
単純なように思えて、中小企業では
ほとんどできていないので、
まずここにだけ着目して取り組んでいく、
ということが一つのポイントになります。
やったことのない方にとって
ペーパーレス化は、難しいイメージを
持っていることもありますし、
逆にイメージが湧かないという方も
いるかもしれませんが、
難しい話ではありません。
Googleでも何でも良いのですが、
そういったクラウドを利用して
ドライブに資料を入れる、それだけです。
会社でしか使えないサーバーを利用している
企業もまだまだ多いのですが、
そのやり方をしてしまうと、
よくあるのは、使いたい資料などを
探す時間が多発することで、
作業効率が落ちてしまいます。
中小企業だと、資料を全員に共有せず
特定の担当者個人のPCに保存している
ということが、往々にして起こります。
個人や一定の人しか見られない情報を
作ってしまうと、そこで作業をするので、
管理している人以外には、原本がどれで
最新版なのかどうかが、判断できない
場合も少なくありません。
そのため、
『あの資料の最新版どこにあるの？』
『私のPCにあります』
というやりとりが発生し、
探す手間、取り寄せる手間、
などが増えます。
また、社外にいるとダウンロードができない、
などの問題もありますので、
リモートワークが主流になりつつある今、
会社という特定の場所にいないと見られない、
共有できないというのは、
作業効率を低下させてしまいます。
以上のことからも、
ネットが繋がればどこでも開ける
クラウドを使ってデータを保存していく
だけで、改善できることは多いです。
書いてしまえば
たったこれだけのことですが、
私の経験による感覚では、
これまでに関わった中小企業の
半分以上でこれができていません。
少し脱線するかもしれませんが、
シクミタスのある愛知県でいうと、
愛知県特有の、文化みたいなものも
関係していると思います。
愛知県は企業の歴史が長いところが多いです。
先代から受け継ぎ、現在2代目、3代目…
という会社が多いので、仕組みもそのまま
先代が創り上げたものを引き継いでいる
ことが多いんです。
先代、先々代の頃にITが普及し導入もされ、
その中で自分たちでさまざまな管理を
するためにエクセルなどを作り、
そこで作業をするという仕組み、
文化が出来上がったのです。
ベンチャー企業などで、
デジタルに優れた方たちが多く在籍している
企業であれば容易いことかもしれませんが、
このように受け継いできた企業では、
そこを脱却するのは勇気がいることでも
あるのですね。
10年ほど前までは問題はありませんでした。
ただこの10年ほどで、残業の問題や
働き方改革などがあったり、
少数精鋭の中でも不況により、
なかなか投資もできない…
そのような状況下でどう効率化を
していくかを考えると、
やはりデジタル化をしなければ！
という発想に至るのですが、
慣れていないために前回の記事に
書いたような、失敗が起こってしまう。
気持ちはよくわかりますので、
だからこそ繰り返しになりますが、
難しいシステムの導入ではなく、
まずはペーパーレス化に取り組んで
みてください。
『この資料は社内でしか見られないので、
社外で必要なときは印刷してください』、
ということもなくなりますので、
場合によっては印刷するという機会が
減っていきます。
そうすると直接的に印刷にかかっていた
コストも減りますし、事務員さんに
頼んでいた印刷の仕事も減れば、
他の仕事に集中してもらえるかもしれません。
コストも下がるし、業務も減ったら
双方嬉しいことだと思います。
前回の記事と併せてまとめると、
社内のデジタル化に取り組むのなら、
まずは社内データのクラウド化。
これができるとペーパーレス化が進み、
現代の働き方にも沿っていけるように
なっていくと思います。
まだ取り組めていない企業の方は、
ぜひ挑戦してみてください！
関連記事（前回の記事）はこちらです↓↓
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