Excelデータベースで住所を県名とその他で分けた意味とは？？

以前の記事で住所を県名とその他に分ける作業を関数を用いて行いました。
その時は、住所から県名を抜き出す作業をしました。

その時の記事はこちらです。

では、なぜ県名とその他に分ける作業をしたのか？という話を本記事では取り上げたいと思います。

Excelデータベースの構造を知ろう！！

行列の抜けがない一連のデータベースを作成しよう

Excelのデータベースは、1行目に項目が来て、2行目以降にその項目の内容が来ます。

基本的には、縦並びに作成し、1行を1人のデータとします。

途中列や行が途切れたりすると、Excelは別のデータベースとみなすようになりますので、連続して項目は入力します。

以下の画像は、Excelが一連のデータベースと認識することができません。

8行目に空白行があるため、7番目以降の人物たちは、別のデータベースとして認識されます。

E列に空白列があるため、F列以降は別のデータベースとして認識されます。よって、佐藤美咲さんが女で成績が26だと認識できません。

並べ替え等を行おうとしても、8行目やF列以降のデータは、並べ替え等の対象とされません。

基本は1シート1データベース

1つのExcelデータをブックと呼びます。
ブックの中にシートがあります。
シートの最大数は明確に決まっていませんが、かなり多くの数を作成できます。
しかし、あまり1ブックに５０や６０ものシートがあると、使い辛くなるため、避けたほうがいいでしょう。

これは、データベースにも言えることです。
1シートに2つも3つもデータベースがあると、すごくわかり辛いデータベースになります。

1シート1データベースを基本として、シート名にはデータベースの名前をそのまま付けてあげると、視覚的にもわかりやすくなります。

どうして県名とその他で分けるのか

ズバリ「都道府県名でフィルタをかける際に、楽だから」です。

データベースには、フィルタという機能があります。
絞り込みのことです。

データベースは、100行や1000行といった、巨大なデータになることがあります。

例えば、1000行あるデータベースの中から、神奈川県の人だけにキャンペーンDMを発送したい！！となったとき、1000行の中から、神奈川県民を探すのか、フィルタをかけて、神奈川県民のみを表示させるのかでは、作業効率が大幅に変わります。

Excelで何かを作成する際は、作業効率の問題が関わってきます。これを作成すれば、作業が早くなるのか、ならないのかといったものです。

もちろんフィルタをかける際、都道府県名とそれ以降に分けていなくても、神奈川県のみを表示させることは可能です。

しかし、ちょっとしたテクニックが必要なのです。
そのテクニックは、そのデータベースを扱う人、全員が知っていればいいですが、Excelの知識や技術は人それぞれです。

そういった時に、考えてほしいことは、だれでも扱えるExcelを作成するという考え方です。

この視点は、Excelを扱う人であれば絶対に持っていないといけないことだと僕は思っています。

全員が同じレベルであれば、分ける必要はありませんが、そうとは限りません。
そのちょっとしたテクニックを使う必要がある場合だと、別に使い方マニュアルのようなものを作成しないといけなくなるかもしれません。

そうなると、Excelを使っている意味があまりなくなってきます。

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