社会人になった次女から、ついに・・・ 2021年3月2日
おはようございます。自称「待ち構えていた女」神垣です。
ついに家族から質問がありました・・・
昨日、社会人2年目の次女から
「相手に分かりやすいメールを早く送れるようになるためには
どうすればいいか、アドバイスください！」
とLINEが入りました。
メーカー勤務の彼女は、
取引先に製品の品番や納期を連絡する際
丁寧な言葉遣いで、相手に誤解がないように伝えようとすると
文章がどんどん長くなっていき、時間がかかるとのこと。
私からのアドバイスとしては
・敬語を含む言葉遣いよりも、まず、伝達すべき情報を整理
→メールを送る前に、相手にもっとも伝えなければならない情報
は何か、を一度紙に書き出して整理する。
頭の中で考えていても堂々巡りになり、時間の浪費
・品番や納期など、間違えてはいけない情報は箇条書きにして、
相手にも自分にも分かりやすくメールに表記する
→重要な情報ほど、誤解がないように正確に伝えるためにも
箇条書きに整理
・箇条書きに収まりきらない情報は、箇条書きした項目の下に
補足して説明
→この時も説明なので、あまり敬語は気にせず書く
・箇条書きで主要情報をまとめた後、箇条書きの前と後に丁寧な
言い回しの文章を入れる。
例えば
「下記に、品番別の納期を一覧にまとめました」
「以上です。ご確認をお願いいたします」
その上で、最後に
「上記で不明な点がございましたら、
ご連絡いただけますでしょうか」と添える。
相手とのやりとりで最も重要なのは、誤解や間違いがなく、
正確に情報が伝わること。
一度のやり取りで完ぺきなメールにしようとすると
説明が長くなり、却って分かりづらくなることもあるので、
まず、
情報を整理
↓
次に正確に書く
↓
不明点をやり過ごさず確認しあえる姿勢をとる
というプロセスで対応するように娘には伝えました
「1日や2日で、的確で簡潔なメールが書けるようにはならない
と思う。だけど、日々、メールを書くときに上記のことを気に
留めて、気を付けるようにすれば
1年後には悩まずにさっと適切なメールが書けるようになっているよ」
とアドバイスしました。
あなたの職場にもこんな若手社員がいませんか？
本人は相手に失礼がないように言葉遣いに配慮し、
考えて言葉を選んで書いている。
でも、結果的に説明が長くなり、敬語を使いすぎたりして、
まとまりのないメールになってしまっている。
しかも、無駄に時間がかかる……。
本人たちも一生懸命です。
困っていたら、ぜひ、声掛けを。
それが難しい時は、拙著を勧めていただけるとうれしいです。
次女か言いました。
「母さんのメルマガ、登録しとるんじゃけど
いっつもあとがきしか読みようらんかったわ。
今度からちゃんと本文も読むね」
それでよろしい。
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自分の娘2人が社会人となり
まさにこのメルマガの対象読者の年齢となりました
（こんな日が来ようとは……）。
きっと
わたしと同世代の読者のみなさんも
わが子が社会人となったり、
あるいはわが子のような年代の部下が増えたり
という状況にあるのでは？ と想像します。
コロナ渦ではありますが、来月は新入社員を迎える季節です。
職場の新入社員や
ビジネスメールに手こずっている若手社員に
ぜひ、当メールマガジンをご紹介いただけるとうれしいです。
ビジネスメールを書くときのコツや役立つフレーズを紹介する
無料のメールマガジン【 仕事のメール心得帖 】
（2021年3月2日 VOL.3738配信 メールマガジン あとがきより）
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