人事系イベントをプロデュースするときの、私の頭の中の"引き出し"
こんにちは、shibamoです。
私は、採用イベントや入社式、全社総会など、いくつもの人事系イベントをプロデュースさせていただく機会に恵まれました。
実は、学生時代にはラジオ番組を作成したり、前職では、就活イベントの企画もしてきましたので、企画すること自体が昔からとても好きだったりします。
企画する上で意識していることは、対象者やコンセプト、魅せ方が変わっても、共通しています。
そこで、今回は、私が人事系イベントの企画をするときに、大切にしている3つのポイントを先日のオンライン全社総会を事例にまとめてみたいと思います。
その3つのポイントは下記の通りになります。
①背景・ストーリーを伝える
②インタラクティブ性を担保する
③小さなサプライズをいくつか仕掛ける
①背景・ストーリーを伝える
今回の全社総会は、初めてのオンライン開催ということもあり、イメージできないことが多々ありました。ただ、自身の日々のビデオ会議やウェビナーの参加の仕方を振り返ってみると、オフライン以上に「集中力」が高く、講演を聞いていることに気づきました。ということは、背景・ストーリーをお伝えしやすい環境なのかもしれないと。
ハナシの背景を理解いただき、メッセージのストーリーラインを構築して、簡潔明瞭にお伝えする。
全社総会では、昨年活躍された方々を表彰する恒例のアワード授与式が催されます。これまでも同様の授与式を行ってきましたが、受賞者への納得感の醸成は課題になっていました。上記のとおり、オンラインという環境でもあることから、受賞された方々に成果に至ったプロセスや苦労話をインタビュー形式でお伺いすることで、ドラマティックに演出できないかと。
そこで、受賞者の方々に事前ヒアリングにて当時を振り返っていただき、ストーリーの輪郭を明確にしていくことができました。また、インタビュイーを複数名にし、ストーリーを意識しながら、複数の質問をそれぞれにさせていただくことで、「間延びさせない」ような場面転換も行いました。これにより、短時間(約5分)で濃密な背景をお伝えすることができました。
また、全体進行における背景・ストーリーを語るうえで、もうひとつ大事なのが、「誰が」伝えるのか？というところです。
当日は、社長にも冒頭から登場いただいて、随所でコメントを頂戴いたしました。メリハリをつけながら進行していたことも、引き締まった構成になったポイントであり、皆さんからご好評いただいた要因だったと振り返っております。
②インタラクティブ性を担保する
イベントというのは、どうしても参加者が受け身になってしまいがちかと思います。実際に、自分も参加者のときはそうでした。
受け身から参加者になっていただこうと、今回初めてslack上に総会用のチャンネルをご用意して、ワイワイできる環境をつくってみました。開始直前まであまりそのチャネルにいらっしゃらなかったのですが、開始と同時に約800名程の方々に参加いただき、約1時間で計1000を越えるコメントを頂戴できました。オンラインで参加できる気軽さもあいまって、沢山のコメントを残していただけました。
私が当日司会進行しながらslackコメントを拝読していましたが、受賞者への心温まるコメントやリアクションで埋め尽くされていて、進めている自分も幸せな気持ちになることができました。
場のご提供はできたとしても、皆さんのお力添えあってのインタラクティブなので、皆さんと一緒に創り上げることのできた会だったと、企画者として本当にうれしかったです。
③小さなサプライズをいくつか仕掛ける
入社式のときに、キャラクターとグリーティングしたり、既定の座席配置を変えたり、スポーツ選手登場いただくなどなど、小さな仕掛けを積み重ねたことで、新入社員皆さんに大変喜んでいただけました。その時の経験もあって、全社総会においても、オンラインという平時とは違った時だからこそできることってなんだろうと思案しました。
例えば、上記で既出のものも含めて、こんな仕掛けをやってみました。
・原則在宅勤務で、オフィスに集うことができない状況下でしたので、
オフィスが感じられるように、渋谷の街が見える会議室からお届けする
・総会用slackチャンネルを用意して、皆さんと一緒に進行していく
※専用チャネル以外にも、各部ごとのチャネルも盛り上がったようです
・オンラインによる登壇者との距離感が近く利点を活かして、
インタビュー形式の構成にする。これにより、テレビ番組っぽくなる
※実際に、テレビに繋いで視聴された方も多くいたようです
・MIP(Most Impressive Project)をオンライン投票で決定する
毎回初めての試みが多いと、反応が気になるところなのですが、反省点があったとしても、改善余地があることは、今後企画する上でより満足度が高められる余白があるということなので、どんどん試してみることをオススメいたします。
面白いことをストックし、常に引き出せる状態にする
このように3つのポイントを意識しながら構成を作っていっていたのですが、その前提として、イベントコンテンツを思案するにあたり、常日頃から意識していることがあります。
普段の生活の体験を通じて、「面白い」ものってたくさんありますよね。大小あれど、ココロが揺さぶられるものやワクワクしたことは頭の中でストックしておくと、このようなイベントを企画する際に、とても便利だったりします。
以前、テレビ制作会社の方が講演の際におっしゃっていた
「企画は”掛け算”である」
というキーワードはずっと残っていたりします。
それぞれ独立で完結するものが、一緒に交わることで、新しい体験ができるというものです。
ちょっと話はズレるかもしれないですが、最近「テレビ会議」×「クイズ」のソリューションも出てきていたりして、これもどこかで用いれないかなと思っていたりします。
既存・既知のものが、場面が変わることで、新たな体験になります。
常にネタをストックしておいて、その引き出しから出せるようにしておくと、そのイベントがよりオリジナリティに富んだものになると思います。
このような積み重ねが最終的に、皆さんにとって満足度の高いものをお届けできるのではないかと考えています。
人事系イベントというのは、採用広報や社内コミュニケーション活性化だったりと、開催目的は様々ですが、目の前の皆さんが笑顔になってくださることが大事であることは変わりありません。その目標はブラさず、その会社に合った様々な仕掛けで皆さんをempowerしていきたいものですね。
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