【習慣化】もう壊れない！個人タスク管理のやり方

個人でタスク管理がうまくいかないときように、備忘録として書いてます。

タスク管理が崩壊するとき

やりたいことややるべきことは増えたり、減ったり、変わったりします。管理する量が同じときは大丈夫ですが、増えたときが問題です。ツールを使っても、情報は多すぎると管理しきれなくなるのです。

情報が増えると管理する時間も労力も増えて「もういいや」ってなってきます。だんだん確認することが減ってフェードアウトしていくんですよね。

情報はまとめる、分ける、捨てる

たとえば買い物がりんごを買うことだけなら、ただのタスクです。りんごとバナナと梨とみかんを買って、人参と玉ねぎと白菜を買わないといけないとします。5項目以上を超えるなら、分けてもいいかもしれません。

• 野菜とフルーツを買う（プロジェクト）

  • 野菜（タスク）

    • 人参、たまねぎ、白菜

  • フルーツ（タスク）

    • りんご、バナナ、梨、ミカン

まとめたり、分けたりはこんな感じで野菜とフルーツのグループをつくると分かりやすいです。捨てるというのは「そもそもこれやる必要あるんだっけ」と確認して、不要な場合は管理対象から外すことです。

繰り返しですが、やることはかわります。定期的に棚卸しをして必要なものだけをピックアップしていくことが大事なのです。

タスクのハードルは下げる

タスクは「できたらいいな」を書くより、「これはやっておかないとまずいよね」ということを書くのをオススメします。高い目標はパフォーマンスの最大値を上げますが、タスク管理のハードルを上げる要因になります。

たとえば腕立て伏せなら最大値の目標はで100回と書くのではなく、30回とハードルを下げて書くことです。仕事も習慣化も一緒でスモールスタートが基本です。小さく初めて慣れてきたら、内容をかえていけばいいのです。

タスク管理のメリット

シンプルに生産性があがります。タスク管理をすることで生産性がさがる人はやらないほうがいいですよね。

ワーキングメモリが節約できる

PCと一緒で脳も容量があるんですが、PCほどたくさん詰め込めません。考えること多すぎて、財布を忘れちゃうとか、スケジュール間違えちゃうとかは容量オーバーです。

タスク管理をすると、必要なことは別のものに記録されているので、ワーキングメモリが節約できます。節約できるとど忘れや勘違いなどのケアレスミスが減って、生産性があがるんですよね。

ゲームのクエスト感覚で取り組める

ゲームのように仕事に取り組めて楽しくなります。ゲーム要素を取り入れることをゲーミフィケーションと言いますが、まさにその側面があります。すべての仕事がルンルン気分とはいきませんが、やる気につながります。

プロジェクトとタスクについて

タスクのかたまりをプロジェクトと言います。タスク管理ツールではプロジェクト→タスク→サブタスクの順で作成していきます。

プロジェクト定義は2パターン

なにをプロジェクトとするかは人によりますが、下記2つのパターンが多いと思います。

• プライベートなら家事や健康管理、仕事なら営業や事務などの機能別

• 年間売上1億円、家賃20万円の家に引っ越しなどの目標別

タスク名は動詞がオススメ

イレギュラーありますが、基本的には動詞で終わることをオススメします。たとえば「ファイリング」というタスク名だったら「ファイリングをする」といった感じです。

いろいろなタスクが名詞だけで羅列されると、パッと見だと分かりにくくなります。動詞で書くことで、視認性が上がり行動に移しやすくなります。

まとめ

以上、壊れない個人タスク管理のやり方でした！