オンラインファシリテーション　何回もやってみてわかったこと！（２）

前回は「グループ対話の活用」について書きました。

今回は、イベントの立ち上げ～当日運営に関することについて書こうと思います。

イベントを立てる

オフラインの会場開催のイベントと、オンライン開催のイベントの比較で書いていこうと思います。

私が普段開催しているリアルな会場で開催するイベントの流れはこんな感じです。

①企画を考える
②日程と会場を決めて会場を確保する　（4週間前までに）
③告知サイトを作って告知開始　（3週間前までに）
④会場の下見をする　（1週間前までに）
⑤当日、会場のセッティングをしてイベント運営、終了後はリセッティング
⑥アンケート回答を参加者に依頼

リアルな会場での開催の場合には、当然ですが会場確保が必要です。告知期間などを考えると会場確保は約１ヵ月前までには行い、告知は遅くとも３週間前までに行っています。イベントによりますが、映画上映会などの場合には会場の下見を行っています。機材不足などの対応を考えて１週間前までには下見をしています。

映画上映会の場合には、会場サイズ、スクリーンの位置、AV機器の状態などを確認しています。しっかり下見をしておかないと、当日映像が出ない、字幕が見えない、というようなトラブルになってしまうかもしれないので。

当日は机や椅子などの会場のセッティング、プロジェクター、スピーカー、マイクなどのAV環境のチェックを行うために１時間前には会場入りします。終了後は原状復帰が必要です。

オンラインでのイベント開催は結構大変です。

一方、オンラインイベントの流れはこんな感じです。

①企画を考える
②日程を決める
③告知サイトを作って告知開始　（1週間前までに）
④当日のイベント運営
⑤アンケート回答を参加者に依頼

今はコロナの影響で多くの人が在宅勤務だったり、時間的に余裕があるからかもしれませんが、オンラインイベントでは１週間あれば集客が出来るような印象です。オンラインのイベントの場合、場所の制約、移動時間を考慮する必要がない、など、イベント参加に対する自由度が高いからかもしれません。

オンラインの場合には、当然、会場の確保、下見、セッティング／リセッティングは不要です。イベントを開催する、という点ではオンラインの方がはるかに簡単です。

会場の事を気にしなくて良い分、良い企画にすることに集中することが出来ます。

申込者への事前連絡

リアルな会場開催イベントの場合には、資料や事前質問などが無ければ申込者に事前に連絡する必要はありません。当日の不参加を防ぐためにリマインダを送る程度ですね。

一方、オンラインイベントの場合には、オンライン会場（ZOOM IDなど）を連絡する必要があります。ZOOM爆撃の問題もあり、初めからイベント告知サイトにURLを記載するのはNGです。なので、当日までにイベント会場を連絡しないといけませんが、通知タイミングは考慮する必要があります。

ギリギリに申し込んでくる人もいるので、出来るだけ直前に連絡をしたいのですが、直前まで連絡がないと申込者が不安になるので、まずは前日に一度連絡を入れます。当日は開始１時間前くらいに最終連絡を入れます。Peatixなどでイベントの申込期間を設定できる場合、開始１時間前で締め切るように設定しておくと良いと思います。

＜新機能＞Peatixがオンラインイベント用にイベント視聴ページ機能を追加しました。この機能を使えば、上記の事前告知は不要になりますね。
https://blog.peatix.com/news/online_event_watch_stream.html

次回以降に書こうと思っていますが、他のオンラインコラボレーションツール（Miro, Google Jamboardなど）を使う場合には、ツールのアカウント取得やアクセス確認を事前にしてもらう必要があります。アクセスがうまく行かない、というトラブルが発生することもあるので、出来るだけ早めに連絡をした方が良いです。

参加者が不慣れなツールを使う場合には、事前の接続確認会をやることもあります。Miroを使うイベントでは事前確認を数回行いました。オンラインツールが一般的になり、使い勝手もZOOM並みに簡単になってくれば事前の確認作業は軽減していくと思います。

複数のツールを使ったり、チャットを多用したりする場合にはスマートフォンでの参加が難しいこともあります。そのような場合には、出来るだけPCから参加してください、という通知をしておくと良いと思います。

当日の運営（開始前）

当日はイベント規模によりますが、運営を手伝ってくれる人がいると助かります。20人程度で、参加者も知り合いが多いような状況であれば一人でも問題なく運営できると思いますが、大人数でブレイクアウトや投票機能を使うとなると一人でファシリテートしながら環境を整えるのは困難です。

一人はファシリテーション、一人はシステム管理という形で最低２人は必要だと思います。

イベントページに入れない、資料が見えない、などシステム的なトラブルなどでイベント告知サイト経由で問い合わせがあることもあります。場のファシリテーションをやりながらチェックするのは至難の業なので、システム管理担当の人にはそういうフォローもしてもらいます。

オンラインイベントでは受付がありません。開始時間の15分くらい前からオンライン会場をオープンして場を温めたいですね。参加者が入った時に、シーンとしていると不安になるので音楽を流すのも良いです。ファシリテータがゲストスピーカーや参加者と雑談しているのもいいと思います。

私は、開始までの間にZOOMの使い方を説明したりしています。ZOOMをあまり使っていない方や、スマホで入ってきた方の場合には、名前が「iphone」になっていたりします。名前の変更の仕方を伝え、わかりやすい名前にしてもらうと良いです。最近イベントで多いのは、@参加場所を入れてもらうやり方です。遠方から入ってくれている人もいるという事が伝わります。

オンラインでは参加している人が申込者かどうかを判別することが難しいです。名前をちゃんと出してもらうのは、申込していない人が参加することを抑制する効果もあると思います。

※Peatixの新機能（イベント視聴ページ）は非申込者の参加を防止できます。

そろそろ長くなってきてしまったので、イベント中の運営については次回に回します。

今回のまとめ

●オンラインイベントの開催準備はオフラインより簡単
●オンライン会場は申込者に複数回連絡する
●コラボツールなどを使う場合には事前にアクセス確認をしてもらう
●当日運営は２人以上が良い
●参加者の名前をわかりやすい形に設定してもらう

オンラインでのイベントは会場費がかかりませんので、リアルに会場で行うよりも開催ハードルが低いです。ぜひ、自分で実施してみてください。

何度かやっていれば徐々にコツが掴めてきますよ。