「自由な時間が欲しい」と思う自分に向けて、効率よくプレゼン資料を作るのに必要なことをまとめた
※準備シリーズ第2弾は「スライド作り」についてです。
▼過去の準備シリーズ
この記事では「考えながらスライドを作ると中々進まない」
という煩悩を極限まで無くして、
作業としてスライドを作るために必要なこと(＝準備＆考え方)
をまとめました。
効率のよいスライド作成の考え方には言及していますが
スライド作りをデザイン視点では書いていないのでご了承ください。😣
この記事を書こうと思った理由
「理系学生は時間がなく、やることが多い(そうでない時 / 人もいる)」ため
効率よくプレゼン資料を作る方法を知っておくと良いと思ったから
研究室に入っている理系学生は日々やるべきことがたくさんあります。
🧪 理系学生のやるべきこと
実験の設計、実験、データ整理、mtg準備、mtg、(学会や発表の場の)プレゼン資料作り、学会や発表、論文を書く、他の研究の論文を読む、後輩の教育、などなど。
一方で、普通の大学生としてやりたいこともたくさんあります。
🏝 大学生としてやりたいこと
バイト、就活、インターン、自己投資、趣味、旅行、遊び、たくさん寝る、などなど。
ここで言いたいのは、
「時間がない状況で自由な時間が欲しい」と思うならば、
「自由な時間を自分で作るために頭を使うと良い」ということです。
「研究はコアタイム内で終わらせる」という基本方針を持ち
限られた学生の時間を(研究室以外でも)楽しむと意気込む私の視点で、
実際に1ヶ月間の卒論中間発表の準備期間で得た
「効率よく分かりやすいプレゼン資料を作る」ために必要なことを
書きました。
とはいえ、「分かりやすい発表をしたい」と思った私は効率よくプレゼン資料を作ろうと決めた
「研究はコアタイム内で終わらせる」という基本方針を持ち、
限られた学生の時間を(研究室以外でも)楽しむと意気込む私ですが
実際はちょっとまじめです。😅
「せっかく卒論中間発表をするなら教授たちに伝わる分かりやすい発表がしたい」と謎の目標を掲げてしまったので、
「分かりやすい発表を目指し、自由な時間も確保する」という矛盾した状況が生まれました。
そのため、まず2つのことを考えました。
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①そもそも分かりやすい発表とは何か？
②分かりやすい発表をするために一番力を入れるべき点はどこ？
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①そもそも分かりやすい発表とはなにか？😲
「分かりやすい発表」とは、限られた時間内で自分の伝えたいメッセージを一度で相手に理解してもらう発表のことだと考えました。
また、「発表」とは大きく分けて4つの要素で構成されています。
📖 伝える内容
①視覚情報(＝プレゼン資料)
②聴覚情報(＝トークスクリプト)
🗣 伝え方
③視覚情報(＝プレゼン資料のアニメーション、身振り手振り)
④聴覚情報(＝話す速さ、間の入れ方、抑揚など)
また、私の中で分かりやすい発表の伝える内容の条件として以下の2つをクリアすればいいと分かりました。
①伝えたいメッセージが端的であること
②内容の過不足がないこと
(情報が重複するとくどくなり、抜けていると理解が難しくなるため)
②分かりやすい発表をするために一番力を入れるべき点はどこ？🧐
結論、私は「プレゼン資料作りに力を入れよう」と思いました。
それは、「卒論中間発表」という状態の場合、発表を構成する上記の4つ要素の中で優先すべきなのが ①視覚情報(＝プレゼン資料) だと思ったからです。
なぜなら、「卒論中間発表」では教授陣が内容を聞いた後に必ず5分間質疑応答を行うという前提があるからです。
この前提がある以上「教授は話を聞かない可能性がある」
という意見を無視する事ができると考え、
「分かりやすい内容を用意する」ことが必要だと思い
①のプレゼン資料作りとトークスクリプト作りに徹することにしました。
(上記の前提と異なる前提で話を展開しているのが
「伝え方が9割」という本です。
この本のように、まず相手に話を聞いてもらい注目を集めることが必要な場合もたくさんありますよね)
上のような考えで、私はもう一つ考えました。
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③分かりやすいプレゼン資料を作る時に欠かせないものは何か？
(そしてどうにか「自由な時間を手に入れる」と矛盾せずにできないか)
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③分かりやすいプレゼン資料を作る時に欠かせないものは何か？🤔
結論、「効率よく作ること」が欠かせないと思いました。
(ここでやっと「自由な時間を確保する」という思いの方向性と矛盾せずにできるという確証も得られて一安心です)
どういうことかというと、
分かりやすいプレゼン資料を作るために
↓
プレゼン資料作りを「短時間で、かつ多く改善(※)」することが必要
↓
限られた時間内で「短時間で、かつ多く改善」するための手段が効率を良くすることだった
というわけです。
※多く改善することが必ずしも良しではありませんが、これまでの研究室生活から想像して色んな方のFBを受けて改善せざるを得ない状況になると思ったため、今回は必要条件として多く改善することも入れています。
そうして、私は「分かりやすい発表を目指し、自由な時間も確保する」という一見矛盾した思いを胸に、
「効率よくプレゼン資料を作る」ために邁進することとなりました。😂
効率よくプレゼン資料を作る準備
前置きがだいぶ長くなってしまいました。😅
これから本題に入ります。
＜効率よくプレゼン資料を作るための準備運動＞
①伝えたいことを決める
1 話す内容の大枠を決める
2 大枠に沿ってメインメッセージを決める
3 サブメッセージを決める
4 自分より詳しい人たちに内容の壁打ちをする
②スライドを作る
1 スライドのフォーマットを作る
2 各スライドに載せる内容の大枠を決める
3 スライドをつくる
1つずつ説明します。
①伝えたいことを決める - 1 話す内容の大枠を決める
最初に伝えるべき内容の目次(＝大枠)を決めます。
目次をつくることで2つのメリットがあります。
・何についての内容を書くのかが的確にわかる
・情報の漏れがないかを常に把握することができる
私は去年までの先輩たちの資料を漁り、以下の目次を作りました。
・研究背景
・研究概要
・先行研究
・課題
・目的
・アプローチ方法
・検証方法
・結果
・考察
・展望と総括
①伝えたいことを決める - 2 大枠に沿ってメインメッセージを決める
1で作った目次に沿って「一番伝えたいことは何か？」を決めます。
ここでのポイントは、
伝えたいことを1つに絞る(＝メインメッセージ)ことです。
＜実際に決定したメインメッセージがこちら🙋♀️＞
※一応、研究内容の詳細はふせさせていただきました🙏
①伝えたいことを決める - 3 サブメッセージを決める
2で決定したメインメッセージを核にして、目次ごとのサブメッセージ(＝メインメッセージを伝えるために必要な詳しい文)を書いていきます。
＜実際に決定したメインメッセージ＋サブメッセージがこちら🙋♀️＞
※一応、研究内容の詳細はふせさせていただきました🙏
①-3サブメッセージを決める の過程では、文章の構成や内容を単純にしておくことで自分の思考を整理することができます。
文章を単純化させて思考を整理したいという方は
以前書いた「トークスクリプト(プレゼンの話す内容)をつくる際の極意」についての記事もオススメです。
①伝えたいことを決める - 4 自分より知識を持つ人たちに①-3までの内容の壁打ちをする
個人的にはスライドを作る前に①-3までの内容を見せて
自分よりも知識や経験を持つ人達(＝先輩・教授・上司など)と
合意形成を取ることがオススメです。
(必ずしも他の人に意見を求められる状況にない人もいると思いますが…笑)
①-3までの内容で合意形成を取るということで
スライドを作っている途中、作った後に方向性のズレが生じて
プレゼン資料を作る時間を無駄にするという事態が起こりにくくなります。
②スライドを作る -1 スライドのフォーマットを作る
スライド作りの最初に、スライドのフォーマットを準備すると良いです。
フォーマットとして、私はデザイン面と内容で以下のものを準備しています。
<デザイン面>
・スライドタイトルのバー(配色・デザイン・フォント)
・スライドサイズ
<内容>
①スライドのタイトル
②目次のカテゴリー(Introduction, Results＆discussion, Conclusionの3つのどれかを明記していおくのがセオリー)
③ページ数(表示→スライドマスター→挿入→スライド番号から「#」の位置を変えると自動でページ数が入るようになります)
＜実際に作ったスライドのフォーマットがこちら💁♀️＞
②スライドを作る -2 各スライドの大枠を決める
ここでの「各スライドの大枠」とは、
・何を
・どこに
載せるか？を決めることを指します。
具体的には、
・何を —>メインメッセージ(結論)、サブメッセージ、写真の方向性(例：「植物電池の写真」「発電菌の写真」)、グラフ(例：「電圧測定のグラフ」「IoT化の需要増減を表すグラフ」)・・・
・どこに —>スライドの上、真ん中、下・・・
となります。
＜実際に作成したスライドがこちら💁♀️＞
②スライドを作る -3 スライドをつくる
「効率よくスライドを作るための準備運動」が終わったら初めて、
②-2 各スライドの大枠を決める の大枠に沿ってスライド作りを始めます。
大枠が決まっているので残りは内容を詰めるだけの作業となり、思考と作業を分離して行うことができます。
＜②-2を経て出来上がったスライドがこちら💁♀️＞
効率よくスライドを作る際の考え方
最後に効率よくスライドを作るために大切にしていた考え方を何点かご紹介します。
・思考と作業を分離する
思考と作業を分離するとは、考える時は考えることに集中し、作業する時は作業に集中するということです。
つまり、「〇〇しながら」をしないということです。
例：
<スライド作りを行う時>
・「このスライドの結論は何にしようかな」「ここのスライドにはどんな写真を載せたらいいかな」と考えながらスライドを作る場合
→思考と作業が混ざっている
・予め各スライドの結論、載せる写真の概要と位置を決めた上でスライドを作る場合
→思考と作業が分離している(予め各スライドの結論、載せる写真の概要と位置を決めた＝思考、スライドを作る＝作業)
・プレゼンとは「プレゼント」である(＝伝えることを明確にする)
プレゼンの語源は英語の「present🎁」だと言われており、
相手の視点に立って分かりやすく伝えることが大切だと思っています。
つまり、1回のプレゼンにたくさんのメッセージを込めるのではなく
一番伝えたいことを厳選に厳選を重ねて明確にして伝えることが大切です。
(この考え方に基づいたのが、「ワンスライドワンメッセージ」ですね。)
・大枠を決めてから中身を決める
本記事を書くにあたり一番大切にしている考え方は
「大枠を先に決め、内容を後で決める」ということです。
(これを忠実に守ればだと思います🙌笑)
内容を詰める方が具体的で感覚的に分かりやすく「やった感」が得られますが、大枠から決めていくことで作業時間を無駄にする確率が少なくなると今回確信しました。
最後に
「こうして効率よくプレゼン資料をつくる方法を取得した私は、
分かりやすい発表と自由な時間の両方を手に入れたのであった・・・👏」(完)
と締めくくりたかったですが、全て効率よくできた訳ではありませんでした。😅
✏️ 実際の1ヶ月の様子
・発表5分に対して実際に使用したスライドは19枚、1ヶ月で作成したスライド80枚を超えた
・話したい内容が絞れず、発表の2日前まで発表時間(5分)をオーバーしていた
・作業が終わらず9,10時まで研究室に残ってスライドをつくる日も複数日あり
(作成するスライドが結局多くなるということを見越した上で)
それでも「効率よくプレゼン資料をつくる」ことは
「分かりやすい発表を目指し、自由な時間も確保する」という目的を達成する上でとても有効な手段でした。
また、ここで書いてあることは先日読んだ「コンサル一年目が学ぶこと」で登場する資料作成のやり方とほぼ一緒だと感じていて、
「研究生活で得られる学びも馬鹿にはできないな…🤔」と思いました。
研究生活も残り100日ほどなので、早めに卒論を書き上げつつ
研究生活最後の学びを卒業時にnoteとして残せたらなと思います。
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