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第一回文学フリマ京都レポート【会場設営編】

第一回文学フリマ京都に出店者として参加しました。
(サークル名「フタガミサヤ」 、ブース【お-05】)

こういった即売会的なイベントで出店するのは初めてで、緊張…。

【当日の動き】
8時半の設営から参加するつもりでした。
当初の予定より1本遅い電車になり、8:21に地下鉄東山駅に着くこととなり、みやこめっせまで早歩きで移動。

手荷物は
①スーツケース(布)
②ウエストポーチ(貴重品入れ)
③薄い布地の大きめのトートバッグ(ポスター筒、敷布、お弁当、水筒)
※敷布はシワ防止のため、最低限の折り目をつけた上でポスター筒に巻きつけました
(机の角に折り目が当たるようにあらかじめ計ってから折る
→ポスター筒から布がはみ出たほうが上になるようにトートバッグに入れて移動)

みやこめっせ前に着くと、既に人がいました。10人以上はいたように思います。

8:32ごろに集合場所に着いて、少し、関係者の方同士が打ち合わせしているのを遠まきに眺めたあと、既に待っていた方と一緒にみやこめっせ内に入りました。
あんまりミチミチした時間感覚では動いてない印象でした。

地下一階に移動して、鍵が開くのを待って展示場前で少し待機したあと、説明を受けて、荷物を控え室みたいなところに置いて(念のためウエストポーチは持って)から、設営がスタートしました。

①配られた紙を参考にして、机を並べる
(参加者全員で要領よくできたと思われます。要領良すぎたことにより机が多く出て、しまいなおす場面も。ガタガタして危ない机もあり、それもしまいなおすように指示があったようです。)
先に事務局の方に展示場奥の机を配置してもらうと、その後の列を作りやすかったです。
私が展示場内に入ったときには椅子のワゴンと机のワゴンは既に展示場内にありました。(誰かが出してくれていたのか、そもそもそこにあるものだったのかは不明)

②椅子を机上に設置
(空になった机のワゴンを倉庫的なところにしまうのと並行しつつ行動)

【椅子設置〜シール張りの流れ】
とりあえず全ての机に椅子を二個ずつ向かい合って寝かせる。
(椅子の背もたれが内側にくるように)
(このときに椅子の脚が机の両端にくるようにしておく。)
椅子が設置できたら、事務局の方にシールをもらい、机の上の、椅子と椅子の間隔の真ん中(←目分量でいい)にブース番号を示すシールを貼っていきます。どちらが通路側になるようにするのかとかはシールに書いてくれていました。(それになかなか気づけず、質問しようとしてしまった)
シールが貼られたら、シールに書かれた情報に沿って椅子の増減をしてくれている人がいました。

③宅配便で搬入された荷物をブースまで配達
(事務局の人と手の空いた方がシール張りの間に荷物の載ったワゴンを取りにいってくれていた)

椅子設置の間に事務局の方がブース札(「うー1〜33」みたいなやつ)を島ごとに見えやすい位置に貼っていってくれたので、目当てのブースを見つけやすかったです。

ブース番号が書いてない荷物もいくつかあったようでした。

配達が大体終わったのが9:32ごろ。
私はText-Revolutions(テキレボ)のチラシ撒きのお手伝いをする予定だったので、なんとなくテキレボのチラシを撒いている方にお声がけして一緒に撒きました。まだ誰もいない椅子のあるところのブースにチラシをポンポンと置いていくだけなので、とても気軽な感じでした。

何かイベントのチラシなどはこの期間に一個一個のブースに配ると楽だと思われます。もしかしたら許可とかいるのかもしれませんが。
名刺とかフリーペーパーを配るのは、準備のどさくさで読んでもらうのが遅くなりそう&まとめて捨てられそうなのでやめといたほうがいい気がします。

実際の会場設営時間は1時間弱といった感じですかね。

全体的に設営は、スムーズだったと思われます。

しかし、椅子を机上に設置するやり方から、シール貼りの方法などはその都度その都度説明するよりも、最初の集合のときに全体に説明がなされていると、参加者全員で「次はこれをしなきゃいけない」というイメージが持てるので、今回よりもさらに設営の時間を短縮できるように感じました。

【以下余計なお世話】
事務局の方の布陣がどうなっていたかまでは分かりませんが、机、椅子設置中は全体指揮が必要だと感じました。
マイクで「北側から○列目に机何個足りてないから置いてください、オッケーです。もう足りましたー」とアナウンスしたり、設営時に出る質問を全体にアナウンスして共通理解を図ったりしていただくと、机椅子の出し過ぎなどが防げ、同じ質問に何度も答えることもなくなるので、時間のロスを減らせると感じました。

あと事務局の方を基本的に雰囲気で判断していたので、黄色い腕章的なものがあると(首からスタッフ札的なものをかけてらっしゃったのかもしれないけどあまりそのような印象はない)遠くからでも、あの人が事務局の人だ!と分かり質問ができるかなーと。

設営が終わると、出店者証と引き換えにカタログを受け取り、9:40ごろにはブース設営に取りかかれました。
初めての設営でしたが、この20分のおかげでゆとりを持ってブースが作れました。

これはブースの写真。写っているのは表紙を担当してくれ、売り子もやってくれたイノグチシマ氏。

A2ポスターでしたが、ブース間にゆとりがあったので、もうちょいポスターは大きくても良かったかなぁ、と思いました。
左のオブジェは表紙に使われたものの実物です。

11時の文学フリマ開始までは、展示場を出る際にカタログが必要でした。
見本誌を置きにいったり、トイレに行ったりのときもカタログを忘れちゃならなくて、「カタログの権力すげーな!」と、話していました。

私が設営で体験したことは以上です。
開場後などについてはまた後日。

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