自立的に仕事を進めるために実践した２つのコツ
💁♀️はじめに
仕事で「上手く出来なかった」「効率よく動けなかった」…など、失敗や悔しい思いをしたとき、みなさんはどうしてますか？
社会人になって数年経った頃の私は、失敗しては凹んで、食欲を無くしたり、夜寝れなかったり…「自分はダメなやつだ」と自己肯定感が持てずにいました。
今回は、そんな私が「自立して仕事を進められる状態」になるために実行したことを紹介します。
ちなみに、この記事では「自立して仕事を進められる状態」とは、
【適切にタスクの優先度を決定し、計画を立てて、それを実行できる】状態を指します。
🏃♂️自立して仕事を進めるためにやったこと
以下２つを実行しました。
タスクの優先順位の決め方を改善
問題解決のステップを決める
１．タスクの優先順位の決め方を改善
昔も何らかの理由を元に優先順位を立てていましたが、実際に仕事を進めていくと、別の作業に集中してしまった・作業がなかなか進まず計画通りに終わらない状態でした。
これは、タスク内容が表面的にしか把握してない点や、差し込みタスクなどによってタスクの優先順位が崩れてしまう点に対応できないことが、私の場合は原因でした。
そのため、以下を実行しました。
毎日の業務終了時に、翌日のタスクを書き出す
タスクを「緊急度と難易度」で、2軸思考（4象限）を使い整理する
これにより、タスク状況がクリアになるだけでなく、想像していたよりも、タスクの中に細かい作業が含まれていることにも気づくことができます。
さらに、事前に整理しておくことで、翌日朝から「今日は何をすればいいんだっけ？」と頭を使う必要もないので、効率よく進めることができます。
差し込み作業が来た場合も、まずは4象限のどこに入るかを確認してから着手開始すれば良いため、冷静に業務を進めることが可能となりました。
２．問題解決のステップを決める
問題に直面すると、不安な気持ちに駆られて動けなくなってしまうため、事前に何をするかを決めました。
それは、細かく「問題を整理する」ことです。
以下の要点を書き出して、整理します。
何が起きている・起きていたのか
自分起因で発生した問題なのか
外部要因で発生した問題なのか
自分の行動によって、未然に防ぐ方法はあったのか
問題を冷静に振り返ることで、今回だけでなく、将来の課題を予測して未然に回避する視点を得ることもできます。
整理してみたら、「意外とそんなに凹む内容じゃないな」なんて思えることもしばしばあります。
過剰にメンタルを下げないため・早く次を考えるためにも、問題を客観的に整理することは効果があります。
なお、外的要因が何か・誰かを深く追求することは、一切目的にしていません。それにばかり集中するよりも、次の行動を考えて開始する方が自分にとっても、周りにとっても良い態度でいることができると私は考えてます。
そのため、外的要因であっても「自分が〇〇をしてたら違った結末があったのか」を考えるようにしています。
📝具体的な日々の実行ステップ
最後に、紹介した「タスクの優先度決め」と「問題解決のステップ」をどのように実行しているかをお伝えします。
毎日やること（退勤のタイミング）
今日できたことや気付き、感想を簡単に書く
週１の振り返りに利用するため
自己肯定感をあげるため些細なことでも、できたことを記載
翌日のタスクを書き出し、4象限で整理
週１でやること（週末のタイミング）
毎日の振り返りを通して、1週間を総合的に分析
基本的には、時間が取れる週末のタイミングで、問題の整理や分析をします。
しかし、今のままだと凹んで何も手につかない！という場合は、そのタイミングで問題を整理をして、周りに相談したりアドバイスをもらいに行きます。
🌈２年続けてきた結果
「自立して仕事を進められる状態」にたどり着けたと感じ始めたのは、これらを実践してから１年が過ぎた頃でした。
周りにはびっくりされるくらい、自分に厳しい性格なこともあり、2年が経った今、ようやくこの記事を書けるまで自信がつきました。
積み重ねてきた、日々や週次の振り返りは、メタ認知力やモデル化のスキル向上にも繋がり、それを評価してもらえたり、自分の得意スキルとして活用できるようになりました。
また、周りの動きを見て先回りして動いたり、チームの目標やタスク設計をしたり、推進することもできるようになりました。
「自分は何もできない」と泣いて立ち止まらず、改善を続けて来てよかったなと今では思っています。
この記事が、仕事に対して似た悩みを持つ方の参考になったら幸いです😊
🍩おまけ：振り返りに使っていたツール
せっかくなので、私が利用している相棒たちを紹介します。
NOLTYノート
毎日のタスク出し、振り返りで使用
手帳（torinco）
週末の振り返りで使用
マンスリーとウィークリーがあるものを利用
なお、２年目からは日々のタスク出しや振り返りには、CraftというAppを利用しています（iOSのみ）。
ドキュメントツールを探していて、まだお気に入りが見つかってない人は、触ってみてください。
この記事はChatwork Advent Calendar 2023とのコラボ記事です。
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