初挑戦！取扱説明をつくってみよう
こんにちは、Sales-Support さいとうです( @MiekoSaito 16 )です。株式会社 IVRyに入社して11ヶ月経ち来月で1年になります。仕事の繁忙期と自身の更年期に突入にむけて全て勢いで生きてますが、たまには、そんな私の話にお付き合いいただければと思います。そして、これから子育て頑張る方も、チームマネージャーになる方にも、参考になれば嬉しいです！
今回ヒントをもらった本 「かあちゃん取扱説明書」
＜あらすじ＞
ぼくんちで、一番いばっているのはかあちゃんです。今朝も朝からガミガミうるさくって、ぼくはハラがたちました。かあちゃんにいいたいのは、何日も同じごはんをつくらないでほしいです。さいごに、かあちゃんはすぐ「早く」っていうけれど、ぼくが「早く」っていうとおこるのは、やめてほしいと思います。
……ぼくの作文を読んだ父ちゃんは大笑いして「かあちゃんはほめるときげんがよくなるんだ。とにかくほめること。パソコンもビデオも扱い方をまちがえると動かないだろ、それと同じさ」
扱い方！ そうか、扱い方さえまちがえなければ、かあちゃんなんてちょちょいのちょいだ！哲哉はこうして、かあちゃん取扱説明書を書きはじめたのだが…。
主人公（哲哉）と一緒に学んだこと
「取扱説明書をつくっていく様子は、まるで探偵みたいだった。かあちゃんの知らない一面を見て僕の気持ちは変わっていきました。」主人公が、「かあちゃんの各部機能の名称、各種機能、お手入れ方法、ご使用方法」を細かく観察していくうちに、「自分のことばかり言わないで、相手を見て、考えて、付き合っていく」ことに気づき、成長していきます。
小さな集団でさえ、ちょっとしたルールが必要
世の中には様々な社会集団がありますが、その中でも家族という、最小単位の家族が初めて所属する集団ですし、主人公がつくった取扱説明書には、かあちゃんを上手に動かすルールをいっぱい知ったのですから、今後所属するであろう社会集団でもその経験は活かして活躍してくれそうな予感がします。
「たった３つのルール」
プロジェクトを任せたい！リーダーシップを発揮して頑張ってほしい・・・なんて上司から頼まれた方。ちょっとしたルール３つを決めて始めてみませんか。
１：タスク・プロジェクト管理はシンプルにわかりやすく
お手軽にあらゆる可能性を考えて、柔軟に対応できるようにとても簡易ツールをつかっています。
１−１ Googleスプレットシートテンプレートを使う
複数人で同時編集できる
データが自動保存される
Webブラウザで閲覧・編集できる
Excelに対応している
エクセルでよくある保存し忘れたミスがなくせますし、データを復元するときは、画面上部の［最終編集］または［ファイル］＞［変更履歴］で復元したいバージョン管理することもできます。
１−２ Googleスプレットシートアドオンで探す
ProjectSheet project planningをよく使って簡易WBSをメンバーと共有してみては？日時情報を自動で読み込んでガントチャート化にしてくれるので、プロジェクトのスケジュール管理、作業工程を分解して示したプロジェクト管理の基礎を作ることできます。工程を把握することで、仕事が重なっても優先順序がつけられます
１−３ その他、たくさん優秀な業務効率ツールを駆使
少人数なら無料で使える「Trello」「Notion」
過去エクセルだけで頑張っていた時代がありますが、もう当時には戻れないです。ただしセキュリティの制限で使えない担当者さんも多いかと。お気持ちお察しいたします。
２：コミュニケーションの管理
プレゼン資料がどこまで進んでる？あのお客様と次回の打合せ議題は？
今日は担当のXXさんが休みなので、わかりません・・・任せっきりでチームで引き継ぎ受けてませんので、休み明けまでわかりません。
なんてことありませんか？
自ら考え動く人材になるのをサポートする理想的なリーダーになりたいものですが、「報告・連絡・相談」がないと、次の打ち手が取れず全員が「困った」で終わってしまいます。
すべて電話で連絡していた時代と比較すると心理的にも、時間効率的にも、LINEやSlackを利用して気軽に「報告・連絡・相談」できるので使ってみては。
もちろん、常識の範囲というルールは必要です。
３：アウトプットの管理
チームで行動していても時間が経つにつれて方向性がズレてしまうことは少なくありません。一人一人の「XXかと思ってました」が重なるほどミスにつながります。
また、通達事項は、在宅組と出社組、担当とサポート組、本社と子会社での情報の格差がないようにドキュメントに残すことを必須！絶対にやってください。
アウトプットする時間がないんだよねーという方は、音声録音の文字起こしをつかってみましょう。
カンタンに図で説明したい方は、mermaidflowいかがでしょうか
一見、複雑にみえるけど、図で表すと案外簡単に理解できるものです
例えば、IVRyの設定画面では、このように図で確認できるようにしてます。
文字だけですとこのような感じ。
はじめのご案内
┗＃１ 音声録音
┗＃２ お食事処
┗＃２−＃１ その他は
┗＃２ー＃１ー＃１ ex)住所のご案内、予約の問い合わせなど
カンタン「プッシュルールの全体図を表示する」を選ぶだけで
図にすると「わかりやすい」😄 みなさんに喜ばれております。
このわかりやすさ！ぜひ触ってお確かめください IVRyとは・・・IVRyについて IVRy（アイブリー）は月額3,000円から利用できる電話自動応答サービス（IVRシステム）です。 PC/スマートフォンから最短5分で登録・設定でき、忙しい時間の電話業務サクッと解決します。
IVRy導入サポート「取扱説明書」を一緒につくりましょう
IVRy導入を推進し、お客様のサービス成長のために情熱を持ってサポートしていく「Support」では、よくあるお問合せの回答の他にも、導入時に困ることがないように、取扱説明して末長くお使いいただけるようサポートしております。「IVRy（アイブリー）の各部機能の名称、各種機能、お手入れ方法、ご使用方法」を細かく観察が楽しい。どんどん開発されて機能改善されていきます。一緒にプロダクトに興味をもっていただける方！お待ちしております。
もちろん、社内では導入サポートチームは、あらゆる連携・協力し、フレキシブルかつスピーディー立ちまわることで、開発や売上に貢献していくポジションですので、いろいろお仕事あります。
さいごに
一緒に、IVRy導入サポートって、ちょっと面白そうという方！？挑戦してみませんか！？恒例の採用ページを貼っておきますので、「自分が入ればこの会社は伸びる」「ここで最高のチームと最高のプロダクトを支えたい」と感じた方もそうでない方も、是非一度ご覧くださいませ！ 🙏
普通にさいとうさん個人的にツボったわー、カジュアルに話したい方も是非！✋
IVRyとは？
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