Googleフォーム導入を電話にてサポートする
別のサイトにて公開していた内容を転載
昨年末からホームページ制作のためヒアリングを重ねていた案件で、「お問い合わせフォーム」をホームページに設けたいというご相談からの流れを少しご紹介。
状況
・遠方ということもあって、お会いしてサポートする条件ではない。
・本来はメールを主にした業務内容である。
・今回はパソコンが苦手ということで電話によるサポートを実施。
・お客様が普段使う端末はiPhone。
・導入するフォームはGoogleフォーム。
・Googleアカウントは用意されていないと思われる。
そんな状況で、下記内容を事前にお伝えし、電話によるサポートの開始時間を事前に定めてから当日を迎えた。
パソコンを使ってフォームの作成となりますので、お客様のパソコンを開いた状態で準備願った。
・Googleフォームを設けますので、Googleアカウントが必要となります。
・アカウントをお持ちでない場合、アカウント取得も同時にサポートいたします。
Googleアカウント作成
電話にてお客様の環境を確認すると、Googleアカウントはお持ちでないとのことなので、Googleアカウント作成からのサポートになる。
インターネットが使える環境にしてもらうためブラウザを起動してもらうように伝えて（電話はスマホであったのでスピーカー機能の説明もしておいた）、「Googleアカウント作成」を検索してもらい、当該ページに到着。僕も同じページを表示するのに、Googleをログアウトして、アカウント作成の流れをお客様の進行に合わせてサポート。
お客様が普段慣れている端末はiPhone。AndoridだとGoogleアカウントがすでにあるのでしょうかね。
Googleフォーム作成
さて、Googleサービスを利用するスタートに立てた。ドライブ、スプレッドシートとか「カタカナ」の用語が伝わり難い状態であったので、それぞれのツールの詳細説明を飛ばしていって、フォームの新規作成のページまで誘導。
「無題のフォーム」からタイトルを設定していただき、必要な項目を作っていく。
事前に必要項目などフォームの完成イメージを定めていただくことも考えていたのだけど、Googleフォームの作成画面がシンプルで直感的に作られているので、共同編集者を設定してから、それぞれのパソコンで同じ画面を一緒に見ながら設定していった。
左上のプロフィールアイコンの横にある「...」メニューアイコンをクリックしてメニューを表示してもらい、「共同編集者を追加」をクリックしてもらう。
フォーム送信後の「確認メッセージ」も設定することが、フォームの利用者への細かい配慮に繋がるのでこちらも漏れ無く設定する。
Gmailの設定
フォームの運用で大事なのが、回答の回収。そのため「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を設定する。その準備として、通知されるメールがGoogleアカウントのGmailに紐付いていることからGmailの設定をサポートする。
当然、Gmailを使われたことはないため、ひとまず普段使い慣れているメールに転送する。
Gmailの設定画面で転送先メールアドレスを登録して、確認コードの確認。「転送を無効にする」から「受信メールを...に転送して...」にチェックして設定完了。（「Gmailのメールを受信トレイに残す」としておく）
フォームの運用テスト
利用者の立場でフォーム送信の流れを経験してもらうことも合わせて、一度、フォームをテストしてもらう。フォームをプレビューで開いてからフォームを記述して送信。しばらく待つと「回答を受け取りました」と通知がGmailに届く。もうしばらく待つと転送先のメールにも届く。これでひと通りのフォーム運用ができた。
サポート完了。（これまで凡そ1:00が経過）
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ストレスの無い運用
お客様は、その業務内容からインターネットを利用される環境のほとんどが屋外であることから、スマホによる運用がポイントであるため、Gmailも含め、Googleサービスすべてスマホで便利に使えることをご案内する。
サポートの延長として、Gmailアプリ、GoogleスプレッドシートアプリをApp Storeからインストールしていただく。Gmailアプリの通知機能からGoogleスプレッドシートにてフォームの回答を確認できる環境を用意してもらえた。この状態だとメール転送は不必要になるかと思うのだけど、実際の運用で使い勝手など体験してもらってから改善できれば大丈夫かな。
ということでサポートの延長終了。（トータル1:15）
追記
「お問い合わせフォーム」をホームページに設けたいというご相談だったのだけど、フォームの埋め込みコードを用いてホームページに実装するのは僕の仕事（手配だけだけど）。
僕のnoteは自分自身の備忘録としての側面が強いですが、もしも誰かの役にたって、そのアクションの一つとしてサポートがあるなら、ただただ感謝です。