情報管理とその下地作りの重要性を考えてみる（初歩）

先日桜が満開となり、人がいつもよりも多く見かけるようになりました。
春の陽気もですが、桜の鮮やかな柔らかな色合いは、人の心を和ませるもののようですね。ついつい自粛であることは忘れてがちになってしまいますが。

さて、前回は「会社法」について考えてみました。本屋さんに昨日行ってみましたら、最近の改正を解説した関連本が所狭しと並んでおりました。定期的な会社法改正は出版業界にも一定のうるおいを与えているようです（しかし最近の法律関係の本は以前よりずいぶんわかりやすくなった）。

さて、そんな本はいわゆる情報が集められ、内容をきれいに整えられたものですが、コロナになって、働き方改革が一層に進み、会社にいなくても情報にアクセスできる仕組みが整ってきている気がします。

今まで以上により情報管理が大事になってきている時代が一気に到来しました。その中で考えていきたいと思います。

１．情報管理とは、シンプルにいうと

連日のようにニュースや新聞で、情報の「漏洩」、「障害」、「セキュリティ」と情報管理がうまく行ってなかったことによる負の結果の記事が多く賑わっております。システム自体の問題が多かったと思いますが、原因は人為的なものであったり、それ以外にもあるのが情報管理の難しさだと思います。

それでは情報管理って何でしょうか。
情報管理をサービスにしている会社、あるいは専門家は多いですが、定義について参考にしようと調べてみると書いておりません。
仕方がないので、あれこれ考えましたが、

「必要な情報を、使いたいときに使える状態に適切に管理しておく」

ということではないかとは思います。情報管理って扱っている対象が複雑になりがちなので、その定義はシンプルに考えた方が良いですよね。何故ならば、シンプルに考えないとその次の活用まで全く行きつかないからです。

２．最先端をしたい、だけど一足飛びにはいかない、「情報」の活用

数年前からいわゆるビッグデータやデータサイエンス、昨年から急激にビジネスの潮流としてDX（デジタルトランスフォーメーション）がバズワードとなっています。

何か新しいことをやりたいと思ってきた人々にとってはまさに救世主的な格好で現れた感もあり、
「これこそ会社を変えられる最終兵器！」
と思って意気込んで取り組むこともあると思いますが、、、結論としては肝心の情報が管理されないとできないわけです。

何も料理やったことない人が、突然
「おしゃれなフランス料理作りたい」「本格的な和食作りたい」
と思っても、その方法を知らないどころか、材料さえもそろっていない状況です（料理の例はイメージで挙げてみました）。

特に高度なデータサイエンスやDXをする以前に情報、データの整理、管理がなければ何も生み出せません。仕事も何もできないわけです。

情報が管理されていることは仕事をする上で必要かつ最低条件であるということは、事実として何も変わらないということです。
多分いくら時代で進んでも、これができないと活用できる段階には到底たどり着けません。

３．初歩だけど実は奥深くて難しい「文書管理」

今でこそ情報の媒体は、電子データが出発点ですが、今ほどPCやプリンターが会社にあることが当たり前でなかった時代は、紙の文書が情報の生成の出発点でした。歴史のある会社で働いている方ならば、古文書のような文書があったりしませんか？

データサイエンス、DXをやりたい、あるいは情報を整理して業務を改善したいと思い、この文書管理に着手しようと思っても、なかなか進まないのが現実ではないでしょうか。
大抵は
➀大事な文書まで廃棄してしまうのはコワい
➁とりあえず保管しておこう
③古くなってきたけど捨てずに段ボールに入れてしまおう
④この段ボールに何が入ってるかわからないからそのまま書庫にしまおう
⑤➀に戻るが、いつか書庫も満杯に

この点、何もせず一旦保管してしまったら、もう単に寝かしているだけで何も手につきません。目に見えなくなる状態にしていくと、人間意識がいかなくなりますね。目に最初に飛び込んでくる情報って大事。

文書管理のサイクルは
作成→保管（手元に置いておく）→保存（書庫にしまう）→廃棄
です。
物理的に管理するだけであるなら、これを徹底すればよいだけです。以前はこれで十分だったと思います。但し、これだけでもかなりの労力や各部署との意見の相違でなかなか進まないとは思いますが。

情報を生かすためには、保管する前の段階での下地作りが重要です。何の業務に生かすかのか明確にし、そのために情報をどう分類、必要であれば加工していくか、
「目的」「分類」「加工」
の段階が必要かと思います。

どうもここを飛ばして、DXとかやろうとすると高いシステムを払って何も起こらないで終わってしまうケースが多いのではと思ってしまいます。まあお金があれば何でもできますが、そうもいかない。

まずは情報の整理から。

とりあえず今回はここまで。