【必読】有名企業に学ぶ！会議を生産的にする20のルールと工夫
はじめに
会議は現代のビジネスパーソンにとって欠かせないものですが、非効率的な会議に時間を取られ、生産性が下がっている人も多いのではないでしょうか。本記事では、イケてない会議の共通点を探り、良い会議にするためのポイントを20個ご紹介します。さらに、Google、Amazon、Appleなどの有名企業が実践している会議のルールと工夫もお伝えします。これを読めば、あなたの会議が生まれ変わること間違いなしです！
イケてない会議の共通点
目的が不明確
参加者が多すぎる
時間が長すぎる
資料が多すぎる
議論が脱線しがち
意思決定ができない
会議中の私語や内職が多い
これらの特徴を持つ会議は、参加者のモチベーションを下げ、貴重な時間を浪費してしまいます。会議の目的が不明確だと、議論が脱線しやすく、意思決定も難しくなります。また、参加者が多すぎると、一人一人の発言機会が減り、責任感も薄れがちです。長時間の会議は集中力を維持するのが難しく、私語や内職を誘発します。資料が多すぎると、かえって要点が掴みにくくなることもあるのです。
良い会議にするための20のポイント
会議の目的を明確にする
参加者は必要最小限に抑える（意思をもって発言しない人は不要）
会議時間は90分以内に収める
資料は簡潔にまとめる
議題から外れないよう注意する
意思決定プロセスを明確にする
会議中のマナーを徹底する
事前に資料を共有し、参加者が準備してくるようにする
ファシリテーターを置き、議論をコントロールする
ホワイトボードや画面共有を活用し、議論を可視化する
全員が平等に発言できる環境をつくる
会議室の環境を整える（換気、飲み物、温度など）
タイムキーパーを置き、時間管理を徹底する
会議のルールを事前に決めておく
参加者にロールを割り振る
定期的に振り返りの時間を設ける
アクションプランを明確にする
議事録はその場で作成し、即共有する
参加者からフィードバックを集める
会議を開く必要があるかどうかを常に見直す
これらのポイントを押さえることで、会議の質を大幅に向上させることができます。例えば、会議の目的を明確にし、参加者を絞り込むことで、議論がフォーカスされ、生産的な意見交換ができるようになります。ファシリテーターを置いて議論をコントロールしたり、ホワイトボードや画面共有を活用して議論を可視化したりすることで、参加者の理解度や満足度も上がるでしょう。
また、会議室の環境を整えたり、飲み物を用意したりすることで、参加者のコンディションを最適に保つことができます。タイムキーパーを置いて時間管理を徹底すれば、会議が長引くこともありません。議事録をその場で作成・共有することで、決定事項の履行率も上がります。
定期的に振り返りの時間を設け、参加者からフィードバックを集めることも大切です。それによって、会議の進め方を継続的に改善していくことができるのです。
有名企業の会議ルールと工夫
8人以下の少人数で実施
意思決定者を予め決めておく
データに基づいて議論する
会議時間は30分、60分など区切りのいい時間に設定
巨大なタイマーを用意し、全員が時間を意識する
Googleは、会議の参加者を8人以下に制限することで、一人一人の発言機会を確保し、活発な議論を促しています。また、意思決定者を予め決めておくことで、会議の目的を明確にし、スピーディーな意思決定を可能にしています。
データに基づいて議論することも、Googleの会議の特徴です。主観ではなく客観的な事実に基づいて議論することで、合理的な意思決定ができるようになります。
会議時間を区切りのいい時間に設定し、巨大なタイマーを用意することで、時間管理の重要性を全員で共有しています。これにより、会議が長引くことを防ぎ、集中力を維持することができるのです。
Amazon
会議の冒頭、全員で30分間資料を読む時間を設ける
6人以上の会議は実施しない（ピザ2枚ルール）
パワーポイントの使用を禁止し、ワードで作成した資料のみ使用可
Amazonでは、会議の冒頭に30分間の読書タイムを設けています。全員が資料を熟読することで、議論の質が格段に上がります。また、6人以上の会議は実施しないというルールがあります。これは、ピザ2枚で全員がお腹いっぱいになる人数（6人）以上だと、生産的な議論ができないと考えられているからです。
パワーポイントの使用を禁止しているのも興味深いですね。Amazonでは、パワーポイントは情報を隠蔽するツールだと考えられており、ワードで作成したシンプルな資料のみを使用することで、透明性の高い議論を実現しているのです。
Apple
参加人数を最小限に抑え、議論の活発化を図る
資料を事前に読んでくることを徹底させる
会議では具体的なアクションプランを決める
Appleも、Googleと同様に参加人数を最小限に抑えることで、議論の活発化を図っています。また、資料を事前に読んでくることを徹底させることで、会議の時間を有効活用しています。
Appleの会議では、具体的なアクションプランを決めることに重点が置かれています。抽象的な議論に終始するのではなく、実行可能な施策を決定することで、会議の成果を最大化しているのです。
トヨタ
資料を一切用いない、フリーディスカッション形式
話し合うテーマを事前に決めず、その場で決める
本音で語り合える環境づくりに注力
トヨタの会議は、資料を一切用いないフリーディスカッション形式で行われます。事前に話し合うテーマを決めずに、その場で決めるのも特徴的です。これにより、参加者の興味関心に基づいた自発的な議論が可能になります。
また、トヨタでは本音で語り合える環境づくりに注力しています。上下関係に囚われず、自由に意見を言い合える雰囲気を大切にしているのです。これにより、問題点が早期に発見され、適切な解決策を見出すことができます。
日産
付箋を用いて、アイデアを可視化しながら議論
意見は匿名化し、自由な発言を促す
意思決定者は会議に参加せず、最後に結論だけ聞く
日産では、付箋を用いてアイデアを可視化しながら議論を進めます。これにより、全員の意見を平等に扱うことができ、新しいアイデアが生まれやすくなります。
意見を匿名化することで、自由な発言を促すのも日産の工夫です。立場や役職に関係なく、アイデアを出し合える環境が整備されています。
また、意思決定者は会議に参加せず、最後に結論だけを聞くというユニークなスタイルを取っています。これにより、意思決定者の意向に引きずられずに、自由な議論ができるのです。
まとめ
会議を生産的なものにするには、目的を明確にし、参加者全員が集中して議論に参加できる環境を整えることが肝心です。議論を可視化し、平等な発言機会を設け、時間管理を徹底することも重要なポイントです。
グーグルやアップルなどの企業は、会議の効率化のために様々な工夫を凝らしています。参加人数の最小化、資料の事前共有、データに基づく議論など、どの企業も無駄を徹底的に排除し、生産性の高い会議を追求しています。
私たちも彼らから学び、自社の文化に合った会議のルールを作っていくことが大切です。会議は時間とコストのかかるものですから、その質を高めることが、ひいては組織全体のパフォーマンス向上につながるのです。
会議改革は一朝一夕では成し遂げられません。しかし、一つ一つの会議の質を高める努力を積み重ねていけば、必ずや組織に良い変化が訪れるはずです。まずは、この記事で紹介したポイントを一つずつ実践してみることから始めてみてはいかがでしょうか。
効率的で生産的な会議が、あなたの組織を変えていくきっかけになることを願っています。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？