プロジェクトマネージャーが知っておくべき必須スキル「タイムボクシング」

2024年2月17日 16:58

プロジェクトを納期までに完成させるために必要な、時間管理スキルについて知りたいと思いませんか？

この記事では、プロジェクトマネージャーに必須の時間管理スキル「タイムボクシング」について解説します。

PMに求められるスキルは多岐に渡り、数字や計画だけでなく、人事にも強くある必要があります。その中でも特に、決められた時間内にタスクを完了させる「タイムボクシング」は、すべてのPMにとって必須スキルです。

タイムボクシングとプロジェクトマネジメントの共通点

プロジェクトマネジメントのゴールは、チームが納期までに成果物を納品したり、問題を解決することです。
タイムボクシングはまさにこれを達成するためのものです。

これらの共通点はいくつかあります。

タイムボクシングでは、タスクにかかる時間と、その日や週に達成できるタスクのセットを見積もる必要があります。
PMは、ステークホルダー間の依存関係やプロジェクトの期限、リスクや実現性を考慮しながら期間の見積もりを行います。

タイムボクシングにおけるスコープとはタスクの説明を、時間とはタスクの所要時間を、コストとはプロジェクト期間内の人件費を指します。
PMではこれらを「プロジェクト管理のトライアングル」と呼び、プロジェクトの品質を決める基本的事項としています。

期限と依存関係を理解し、タスクを発注し、場合によっては拒否することは、タイムボクシングとPMのどちらにおいても不可欠な要素です。

タイムボクシングでは、カレンダーの共有によっていつ何するのかを周知させます。
PMではコミュニケーションとステークホルダーの管理を通じて、プロジェクトを成功に導きます。

社会人なら誰でも、何らかの形でタイムボックスを使っています。
定例会議をスケジュールに入れるなどは、その典型です。
今使ってるカレンダーに対する意識を変えるだけで、このスキルを高めることができます。

その方法は以下の通り。

⒈ To doリストから、停滞している小さなタスクを選ぶ
⒉ それを30-60分の枠でカレンダーに追加する
⒊ この項目に関連する人を追加し、自分に対してタスク完了のプレッシャーをかける
⒋ 予定が入ったら必ず完了する
⒌ これを繰り返す

タイムボクシングはプロジェクト自体に重要なだけでなく、PMのスキルアップにも活用できます。

たとえば「学習」という行為は、アイゼンハワーマトリクスの「重要だが緊急ではない」象限に位置します。
したがって、意図的に時間を捻出しなければ、その時間を確保することが困難です。
企業が学習機会を提供していることはよくあるものの、実際に利用している従業員はごく少数ですよね。

ここでタイムボックスが有効です。
たとえば週一時間、自己学習用にスケジュールを確保しておきます。
企業にとっては労働時間の2-3％というごく小さい投資ですが、プロジェクトの質向上やその他仕事上に関するリターンの影響を考慮すると、この取り組みのROIがとても高いことがわかります。

現代の仕事の大半は、プロジェクトベースによる共同作業であると言えます。
タイムボックスを使いこなすことができれば、生産性が向上し、プロジェクトに大きなメリットをもたらすことができます。

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