会議改革！その一

会議、ミーティング、MTG逃れられません。

私なんか元旦もSkypeでミーティングをしてました。

個人的な要件だったので仕事とは関係ないのでまぁ良しなのですが....

こんにちはRYOTAです。

少し落ち着いたのでまた投稿を再開します。

2018年も宜しくお願い致します。

今日から書いていくのはミーティングや会議を上手く使って意見集約、効率化、コスパ向上を目指すかというコラムです。

お偉いさんばかりの会議、説教と文句しか飛び交わない会議ハッキリ言って、クソほど効率性が悪いです。止めましょう。変えましょう。

今日はそのために実践してほしいノウハウを何回かに分けて書いて行きます。

１：全体に見える形で行え！

このような写真のような会議。駄目です。効率が悪くなりがちで内容も共有しづらい。生産性と問題解決力の低い会議はこのようになります。このような会社は能力の高い上司や有能な部下が上手く潤滑油の役割を果たしているのでやっとこさ回っている。みたいな場合が多いです。

では、どのようにすればいいのでしょうか？

まず用意するもの。

・大きめのホワイトボード（個人的には透明ボードのほうが好き。）

・マーカー（５色くらい用意すると良し最低でも３色）

以上！！！！

次に役割を決めます。

・ファシリテーター（所謂プロジェクトリーダー。もしくは書きながら考えて自分の意見も書き込める人）

【ファシリテーターの役割】

・会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させる手法・技術・行為の総称。

Wikipediaより

ここではホワイトボードに書くことも含めます。

大事なのはどんな意見も一旦受け止めること！馬鹿な発言も受け止めてくれるんだ！という安心感は自由闊達な雰囲気作りには必要です。

最初は上司がやるとよし。ブレインストーミング、ファシリテーショングラフィックなども積極的に取り込んでいくべき！

因みにわたしはファシリテーショングラフィック大好きです。

・参加者

ノートは取るな！！メモは少し取るくらいでOK！！！！！

それよりもホワイトボードを見て！考える！

似たような事例を出すもよし。反対意見言うも良し！

思いついたことそのまま口に出しましょう。それでいいのです。

始まって10分くらいは最初の画像みたいに伝達事項をパパッと伝えてもOK

そのあとはホワイトボードとワイワイガヤガヤで進めていきましょう。

そして会議の後はその画面を写真に取るかCamScannerみたいなアプリで写真に取ります。プリントアウトして全員に配ってバックアップしておきましょう。

これで議事録もいりません。形式の決まったテンプレ議事録は古い。

話し合ったことは会議中に共有済み。来れてない人には音声データをつけとけば理解できます。

問題解決に重視を置いたこの技法ぜひ取り入れてみてください。

だれかがいい始めないと取り入れられません。ぜひ最初の一人に！