Jira改造計画第二章—Automationで簡単自動化Part2

この記事はこんな人にオススメ
○　Jira上で決まって行う作業がストレスになっている
○　Jiraを操作する中で発生するロスを減らしたい
○　Jira Automationの存在は認知したが、具体的にどのように使うのかがわからない
○　Jiraを利用した業務効率化や社内改善に関心がある
この記事で解決されること
○　異なる職種間の連携の一部を自動化することで、プロジェクト管理をより円滑にする

こんにちは！株式会社RITインターン生兼DXツール調査隊の大平朱莉です。

今回の記事では、Jira改造計画第二章Part2ということで前回に引き続き、Jira操作の自動化を行っていきます！

使用するのは、Jiraの中でも知る人ぞ知る（？）「Automation」という機能です。プログラミングの知識は必要なく、ドラッグアンドドロップでできるので、エンジニアでない方も簡単に実装できますよ！

二部構成になっており、今回のPart2では実際に弊社が抱えていた課題をAutomationを用いて解決していきます◎

「そもそもAutomationって何ぞや」という方は、始め方から基本的な実装例までご紹介しているJira改造計画第二章Part1の記事からご覧ください！

それでは、早速内容に入っていきましょう！！

今回解決したい弊社の課題

今回取り扱うのは、社内のある課題を解決するための実装です。
その課題とはズバリ、

人が絡むことによる無駄をなくし、円滑にエンジニア・デザイナー間の連携を行うこと。

まずは現状と目指す像の整理をしていきます。

＜現状＞

弊社ではソフトウェア等の何らかの機能を実装する際、エンジニアがある程度実装し終えた後に、エンジニアからデザイナーに通知し、デザイナーに実装してもらう、という工程を挟んでいます。

その際、現状だとJira上で５段階の操作が必要でした。

①エンジニアがチケット課題１を作成する
②デザイナーがチケット【スタイリング】課題１を作成する
③エンジニアが課題１のステータスを完了にする
④エンジニアからデザイナーに通知する
⑤デザイナーが【スタイリング】課題１のステータスを進行中にする

この状態だと、細かい作業に時間を取られるだけでなく、「チケットの作成漏れ」や「職種間の通知漏れ」が発生していました。

＜目指す像＞

目指す像としては、なるべく人が絡むことによる「漏れ・ダブり」やタイムロスをなくし、円滑に両職種間の連携を行うことでした。

具体的には、先程の５段階の操作を、以下の二段階に減らそうと考えていました。

①エンジニアがチケット課題１を作成する
（自動化）デザイナーがチケット【スタイリング】課題１を作成する
②エンジニアが課題１のステータスを完了にする
（自動化）エンジニアからデザイナーに通知する
（自動化）デザイナーが【スタイリング】課題１のステータスを進行中にする

今回は、この＜目指す像＞の通りに実装することを目標にします！！

作戦会議

＜目指す像＞に向けて、Jira上のどんな操作が必要か、Jira Automationのどんな機能が使えそうか、作戦会議していきましょう！

＜目指す像＞とは、以下のようなものでした。

①エンジニアがチケット課題１を作成する
（自動化）デザイナーがチケット【スタイリング】課題１を作成する
②エンジニアが課題１のステータスを完了にする
（自動化）エンジニアからデザイナーに通知する
（自動化）デザイナーが【スタイリング】課題１のステータスを進行中にする

○　まず、「課題のクローン」というルールを利用すれば、「エンジニアがチケット課題１を作成する」と、「デザイナーがチケット【スタイリング】課題１を作成する」は同時に実行できそうだ、と考えます。

⇒第一段階　エンジニア用チケットが作成されたら、同時にデザイナー用チケットを作成できるようにする

○　つぎに、「課題のトランジション」というルールを用いれば、課題ステータスが変更したのを認識して、何かしらアクションを起こすことができます。

今回は「エンジニアが課題１のステータスを完了に」し次第、「デザイナーが【スタイリング】課題１のステータスを進行中にする」、を実行すると決め、「エンジニアからデザイナーに通知する」ようにします。

⇒第二段階　エンジニア用チケットが「完了」になったら、同時にデザイナー用チケットを「進行中」にする

⇒第三段階　ステータスが「進行中」に変わったら、担当者であるデザイナーにメール通知する

何となく雰囲気はつかめましたでしょうか？これからこの三段階に分けて、少しずつAutomationしていきますよ！！

第一段階

まずは実装手順を確認しましょう！

1-1　いつ新しいアクションを実行するか決める。
　⇒「課題の作成時」
1-2　どの課題タイプのとき実行するか決める。
　⇒「ストーリー」
1-3　現在の課題を、タイトルに加筆した上で複製する。
　⇒【スタイリング】＋課題名
1-4　新しいアクションの対象となる課題を決める。
　⇒「最も最近に作成された課題」
1-5　課題をどの状態にするかを決める。
　⇒複製課題と元課題を「is cloned by」で結びつける

大まかな流れが確認出来たところで、具体的な実装に入っていきましょう！！

1-1　いつ新しいアクションを実行するか決める。

ある課題が作成されたときに一連のルールを開始します。

「新しいトリガー」にて、「課題の作成時」を選択します。

1-2 　どの課題タイプのとき実行するか決める。

課題タイプが「ストーリー」だった場合、課題を複製すると決めます。

「新しい条件」にて、「課題フィールドの条件」を選択し、「フィールド」を「課題タイプ」、「条件」を「等しい」、「値」を「ストーリー」とします。

1-3 　現在の課題を、タイトルに加筆した上で複製する

作成された課題のクローンを、エンジニア用とデザイナー用で区別できるよう、タイトルの文頭を工夫した上で作成します。

「新しいアクション」にて、「課題のクローン」を選択し、「プロジェクト」を「同じプロジェクト」とし、「課題タイプ」を「同じ課題タイプ」とします。「要約」は【スタイリング】{{issue.summary}}とします。

1-4 　新しいアクションの対象となる課題を決める。

「ルール/関連する課題を分割する」にて、「関連課題のタイプ」を「最も最近に作成された課題」とします。

今回の場合、最も最近に作成された課題は1-3で作成した課題になります。

1-5　課題をどの状態にするかを決める。

エンジニア用チケットとデザイナー用チケットを連携させるため、「最も最近に作成された課題」と、クローン元(is cloned by)の課題を紐づけます。

「新しいアクション」にて、「課題をリンク」を選択し、「この課題」を「is cloned by」、「課題」を「課題をトリガー」とします。

ここまでの操作をまとめると以下の通りになります！

ここまでできましたか？これで、エンジニア用チケットが作成されたら、同時にデザイナー用チケットを作成できるようになりました。

実装はまだまだ続きます！どんどん行きましょう～

第二段階　

まずは実装手順を確認します。

2-1　課題がどの状態に遷移したとき実行するか決める。
　⇒「完了」
2-2　どの課題タイプのとき実行するか決める。
　⇒「ストーリー」
2-3　課題がどの状態のとき実行するか決める。
　⇒「進行中でない」
2-4　課題をどの状態に遷移するかを決める。
　⇒「進行中」

大まかな流れが確認出来たところで、具体的な実装に入っていきましょう！！

2-1　いつ新しいアクションを実行するか決める。

エンジニア用チケットのステータスが「完了」になったとき、一連のルールを開始します。

「新しいトリガー」にて、「課題のトランジション時」を選択し、「ターゲットステータス」を「完了」とします。

2-2　どの課題タイプのとき実行するか決める。

ここにて第一段階で課題を紐づけしたことが活きてきます。2-1で遷移した課題が複製した課題、つまりデザイナー用チケットを対象にします。

「ルール/関連する課題を分割する」にて、「関連課題のタイプ」を「リンクされた課題」、「リンクタイプ」を「clones」とします。

2-3　課題がどの状態のとき実行するか決める。 

ステータスが「進行中」ではない課題に対してアクションを実行すると決めます。

「新しい条件」にて、「課題フィールドの条件」を選択し、「フィールド」を「ステータス」、「条件」を「等しくない」、「値」を「進行中」とします。

2-4　課題をどの状態に遷移するかを決める。

課題のステータスを「進行中」に移します。

「新しいアクション」にて、「課題のトランジション」を選択し、「ターゲットステータス」を「進行中」とします。

ここまでの流れをまとめましょう！

これで、エンジニア用チケットが「完了」になったら、同時にデザイナー用チケットを「進行中」にできるようになりました。

ここまででJira上の操作を実装し終えました！最後にメール通知の実装をしていきましょう。

第三段階

まず、実装手順を確認します。

3-1　いつ新しいアクションを実行するか決める。
　⇒課題ステータスの変更時
3-2　課題がどの状態のとき実行するか決める。 
　⇒プロジェクト名「Sandbox」、タイトル「【スタイリング】」を含む、ステータス「進行中」
3-3　どんなアクションを実行するか決める。
　⇒「メールを送信」

大まかな流れが確認出来たところで、具体的な実装に入っていきましょう！！

3-1　いつ新しいアクションを実行するか決める。

今回は課題が「To Do」から「進行中」へと変更になった場合に実行したいので、まずはステータスが変更になった場合をトリガーに設定します。

「新しいトリガー」にて、「変更されたフィールド値」を選択し、「変化を監視するためのフィールド」を「ステータス」、「対象」を「課題のトランジション」とします。

3-2 　課題がどの状態のとき実行するか決める。

今回はルールを適用するプロジェクトを固定し、ステータスが「進行中」のデザイナーチケットをターゲットとします。

「新しい条件」にて「JQL条件」を選択し、「JQL」に、(project in (Sandbox) AND summary ~ "【スタイリング】" AND status = "In Progress")を入力します。

3-3 　どんなアクションを実行するか決める。

デザイナー課題のステータスが「進行中」になったら、課題の担当者であるデザイナーにメールで通知します。

「新しいアクション」にて、「メールを送信」を選択し、「ターゲットステータス」を「担当者」とします。今回は「件名」を「{{issue.key}}のステータスが「進行中」に更新されました」、「コンテンツ」を「この通知は、エンジニアが該当する作業の状態を「完了」させたため、デザイナーが該当する作業の状態を「進行中」に自動的に更新したことを、デザイナー担当者に知らせるためのものです。」としました。

ここまでの実装をまとめると、以下のようになります！

じゃん！

これで全ての段階のルール実装が完了しました！やったー！！

いざ、実行！

忘れてはならないのがこの実行タイム。

チケットを作成すると…

タイトルが加筆されたチケット（デザイナー用チケット）が自動で出現！
担当者を配属しておきます。

元のチケット（エンジニア用チケット）のステータスを「完了」にすると…

デザイナー用チケットのステータスが自動で「進行中」に！

数秒経って、チケットのステータスが変更されたことが担当者宛てに通知されました。

正常に実行されたことが確認できました！

これにて、エンジニアとデザイナーの自動連携、実装完了です！

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