素敵なPMライフをおくる

世のPMのみなさん。いかがお過ごしですか。

えっ、なんでこうなっているの？！
どうしてこうなったの？！
なんてこと、ありませんか。こんなの日常茶飯事ですよね。

・・・はい。プロジェクトは、一番最初に引くWBS通りにはなかなかいかないもの。なぜなら、プロジェクトは『生き物』なのだから。

常に状況は変化します。予想できないことも起きますし、突然何が起こるかわかりません。なので、常にどんな不足の事態が起こってもよいようにリスクヘッジを行い、幅を持たせて柔軟に！フレキシブルに！調整を行っていく必要があります。なにせ、プロジェクトは生きているのだから。

日頃、プロジェクト・マネジメント／ディレクション業務を行う中で感じた反省点や気付きなどを振り返り、今後に活かしたいと思ったことをもとに、世のPMさんが素敵な生活を送れる為の備忘録をご紹介します。
ぜひ、同じ現場で悩みを抱えるプロジェクト・マネジャーのみなさんに、今後の参考として読んで頂けるとこれまでの私も救われるはず！

※振り返り対象のPM＝主にWebサイト制作です。

１．目的が何かを意識する

目的がブレなければ、プロジェクトもタスクもブレません。

今、なぜこのタスクをやっているのだっけ？何のためにやっているのだっけ？判断に迷ったら、まずは必ずここを確認してみましょう。原点に立ち返る。軸をぶらさない。ここを振り返るのが大事です。

具体的なところでいうと、例えばシステム仕様書作成というタスクがある。この時に、ただただ何も考えずに書くのと、開発する人が少しでも分かりやすいよう、システムを作りやすいようにしようと考えながら作る。
また、クライアントとディレクターが認識齟齬が無いようにこの仕様書を読み合わせをした時、どういうふうに書いたら、表現したら齟齬が無く確認しやすいか。
そういうことを考えながら作成するのとしないのでは、アウトプットも変わるのでは。

２．インデックスを作る

焦っている時こそ、インデックスが大事になります。
今頭にポッとある、今日完了予定のタスクが全然終わっていない！突発タスクがあちこちで発生している！う～、あれもこれもやらなきゃ！どうしよう。

こいう時、ないですか？
プロジェクトは生き物なので、よくありますよね。

そういう時は、手当り次第に目の前にあるタスク、ポッと頭に浮かぶタスクからやっていくのではなく、まずは落ち着いてインデックスを作成してみる。
また、ポイントはプロジェクト自体のインデックスである「WBS」を軸に作成するのが大事です。

インデックス例

• やるべきタスク

  • 優先度、重要度（高/中/低）

  • マスト　or　ベター

  • 期日（今日中、今週まで　等）

  • ボール保持者

  • すぐ出来るものか、時間がかかるものか

Googleのスプレッドシート等、リアルタイムに同期、メンバー全員に共有できるツールが良いと思います。
※ただし、タスク管理ドキュメントを増やしすぎないよう要注意！

３．スクラムをする

メンバーから報告があがってこないなあ。連絡がないなあ。あのタスクの進捗はどうなったんだろうか。これじゃあプロジェクト状況がわからないなあ。じゃあしょうがないか。

いやいや、ちょっと待ちなさいよ。それでは、PMとはいえません。そう、プロジェクトのマネジメントをするのがPMなのだから。
報告がない？じゃあ報告あがってくる仕組みを作りましょう。

同期でも非同期でもどちらでもよいです。
ですが、プロジェクトスタート時や立て込んでいる時、うまくいっていない時等はなるべく同期がよいと思います！

PMが、プロジェクトメンバーの状況を把握することが、プロジェクト自体を把握することに繋がります。

スクラム例

以下を、毎日決まった時間にメンバーにチャットなどで提出してもらう

• 体調

  • 元気、睡眠不足、等

• 今日本案件にコミット出来る時間

• 担当タスクの状況

  • 順調　or　順調じゃない

• 順調じゃない場合はその理由

• 今日やること

  • タスク名（なるべく具体的に）：対応目処（0h）、終了目処（0:00）

• 何か困っていること、不安なこと等なんでも

４．エンドユーザーのことを考える

エンドユーザーの気持ちを第一考えてみる。

誰のために作っているのか？
クライアントのためじゃない、エンドユーザーのため。

例えば何か「機能」を作る時、これは誰にとって「良い」機能なのか。
エンドユーザーが良いなと思ってくれる、使いやすくなる、気持ちよくサービスを利用できるか。きちんとターゲットのユーザー目線になっているかを考えてみる。

５．PMこそ、いちばんプロジェクトを楽しむ

これはおろそかにしがちだと思いますが、
案外、これが一番大事かもしれません。

楽しいことに、人は寄ってくる！集まるもの。
PMが暗い顔でつまらなそうにやっているプロジェクトに、アサインなんてされたくないですよね。
仮に辛いプロジェクトだとしても、楽しそうにしていたら楽しくなる！かもしれません。要は、「演出」も大事だと思います。

６．プロジェクトのリスクになるものには目を光らせる

PMは、自分のプロジェクトを守らねばなりません。
少しでも進行を妨げようとするものがあるならば、気がついた瞬間に排除しよう！
自分の力でどうにかできないこともあると思います。排除が出来なくても、把握しておく、リカバリープランをもっておく。というだけでもPMとして大事なこと。ギラギラ目を光らせておきましょう。

７．プロジェクト外にも目を配る

私の所属する会社では、１人１案件フルコミットはあまりなく、常に複数案件を持っていたりアサインされています。
社内メンバーをアサインしている限り、その人が他にアサインされているプロジェクトやその人の状況についても目を配る必要が出てきます。

アサインされている他のプロジェクトがうまく行っていないな。なんか体調わるそうだな等。そうすることで、表面化していないリスクの種を早期発見、予防できることもあるからです。

８．コミュニケーションをとる

そこから見えてくることもあります。

「３．スクラムをしよう」では、メンバーとコミュニケーションをとるという目的もあります。また、項目に「何か困っていること、不安なこと等なんでも」と入れているように、気軽にPMに相談等出来る仕組みや場作りが大事。その他、「今日あったよいこと」等、項目を変えてみても良いですね。

また、同じオフィスに居るのであれば朝の挨拶を一言、メンバーの顔を見てコミュニケーションをとるだけでも、プロジェクトを有意義に円滑に進められるポイントになると思います。

私個人的には、PMは話しかけづらい、相談しにくい、怖そう、忙しそう。だと、メンバーから思われてはいけない。メンバーとコミュニケーションを取りにくくしてしまっては、結果的にPMである自分自身を苦しめてしまうことに繋がると思います。

９．根本原因を確認する

何か問題が起きた時に表面的なことしかみず、その場しのぎの対応をしていてはキリがありません。
なぜそのようなことが起きたのか根本原因を確認する必要があります。
また、その時に得た知見や対応策を汎用性の高いルールや手順化することで糧にすることが出来ます。
プロジェクトメンバー全員で認識をあわせ、改善することにも繋がります。

１０．管理対象の分類をする

PMのお仕事にはいろんな管理が含まれます。
その中でもごっちゃにすると良くないのがタスクとリソースの管理。

例えばSEさんをアサインした時、システム開発の進捗が良くない。今日開発完了のものが進捗50％であった時。タスクとリソース管理を以下に分類して対処する。

• タスク管理

  • システム開発：システム設計、プログラミング、操作テストのスケジュール管理等

• リソース管理

  • SEさんが本プロジェクトにコミット出来るリソースと、アサインした工数の予実管理等

タスク管理についてはPMとして本プロジェクト範囲内で確認していればよいが、リソース管理については社内の他プロジェクトにも関わるので、アサインしたSEさんを管理する上司と相談する必要がある。
※管理体制やプロジェクトアサインの仕組み等、会社によりけり

問題を分岐して考え、対処していく必要がある。

１１．KPTをする

プロジェクト終了後でも、最中でも、適宜みんなで振り返る！

これはPMとしてとても大事だと思います。
プロジェクトの「健康診断」でもありますね！
また、メンバー全員でプロジェクトの目的等を改めて認識をあわせる機会にもなります。
プロジェクトの節目にWBSで設定しておくのも良いと思います。

最後に　PMからメンバーへのお願い

「きっと誰かがやってくれる。」
プロジェクトに、そんな妖精さんはいません。

これ誰のタスクだっけ？
たしか○○さんのタスクだよね。待っとこう。
これ私のタスクじゃないからいっか。
ということ、ありませんか？

誰のタスクかわからないものを見つけたら、PMやメンバーに声をかけて確認してみてください！
みんな本当は気がついているけど、自分のタスクじゃないから。って放置しているのかも。

そういうのに気がついたらPMやメンバーに声をかけてみたら、きっと感謝されると思います。みんな認識できていなかった、埋もれた顕在化していないタスクなのかもしれない。

そういうの、メンバーからアラートを上げてくれると、PMとしてはとっても助かるのです！（PMからの評価爆上がり！！）