アラフォー徒然草：ツールの力に感動（リスト編）

すいません。今回は思いっきり仕事の話です。今自分がやっていることは、抽象度が高くて、これから起きうることを想定して、新しいことを決めていかねばなりません。しかもその対象範囲は会社全体にも及びます。そのため、こういう想定をして考えましょう、だから何を、どういう優先順位でやるべきというのを超広範囲で考え、多くの関係者を、説得して合意しないといけません。

しかし、その範囲の広さや、会社での勘所がまだ足りず（転職して長くないため）、ここの整理が中々できません。

その間にも、えらい人からお達しがあった検討すべきことを、一生懸命EXCELにつなぎとめていると、数はどんどん膨れていき、150を超えてきました。見渡すことも大変な状態に。よけいに頭がこんがらがります。

どうしたらいいんだと困っていた時に、ツール入れたら？と言われました。とりあえず管理も大変だったので、素直に、良さそうなツールを検討して、導入しました。（MicrosoftのLists）そしたら、当初の目的以上に、メリットがたくさんありました。

Microsoft Lists | スマートな情報追跡アプリで状況を把握

EXCELでの管理工数を減らせる

これは当初の目的でした。今は百数十の検討すべきことがあり、その１つ１つに15種類くらいのデータを書きます。EXCELでいえば、百数十行×15列のデータです。

忙しい関係者には、そもそも見てもらえないし、更新をお願いしてもなかなか進まないという状態でした。そのため自分が人から話を聞いて更新するという肩代わりをしていました。その更新管理が中々大変でした。

でも新しいツールはきれいに整理して表示されるし、更新用の画面もあって、便利です。初めて見た人でも簡単に使えるので、ほかの人に自信をもって更新をお願いできそうです。（最悪自分が更新するとしてもラクにできそう）

データを整理して見られる

必要なデータのみを抽出して表示する機能があります。それを活用して、分析に必要なデータのみ表示するようにできますし、そんな画面をいくつも作れます。

最初から整理された情報を見られるので、頭を分析することに集中させられます。特に1画面で全体が見渡せるようにできると、分析がはかどります。

装飾など見た目がよいと見る側の受けもいい

今どきのツールなので、装飾がきれいです。あるカテゴリのデータは同じ色を付けるや、担当者の情報に、顔写真アイコンがだせるなど、視覚的にきれいに見える化できます。

そうなると人間、現金なもので、同じデータをカオスなEXCELで見せるよりも、きれいに装飾、整理されたツールで見てたほうが、うけがいいのです。まだ内内の人に軽くみせただけですが、やるべきことが整理されてきてるじゃんと、褒められました。

軽視していたツールの力に感動

正直、今どきはDXみたいな言葉が流行って、なんでもシステムだとかツールだとか入れましょうみたいな手段先行の施策が増えたり、みんなツール化しようといって、世の中のSaaSを色々いれたら、似たような機能が重複して、どれ使えばいいんだよ見たいな世界になっていて、正直ツールについて、あまり価値を感じていませんでした。

結局、EXCELで事足りるんじゃないかとさえ思っていました。しかし本当に管理規模が増えてきたときに、それに応じたツールを入れることは本当に効果があるんだなと感動した次第です。ただ言葉だけで良さを知っているんじゃなくて、経験として良さを理解できていると、次からも活用できそうだなと思いました。