【時間が足りない人向け】時間を生み出すタスク管理手法、WIPと切り替えコスト

この記事では、時間が足りないと感じている方向けに、時間を作り出すための工夫について考えてみます。

ここまで読まれた方は、きっと「時間がない！」とお困りでしょうから、結論から書きますと

• 使っている時間を可視化する

• 複数のことを同時にしない

• 一つことを終わらせることに集中するための時間をつくる

• 集中時間は通知をオフにする

• やめること、つづけること、始めることを定期的に見直す

• 集中しやすい時間帯や環境を自覚する

という工夫があります。
詳しく説明してみます。

使っている時間を可視化する

なんとなく時間がないと感じている方は、まず棚卸しのために１週間の可視化から始めてみましょう。
どの時間帯に何をしていたかを記録して可視化します。

複数のことを同時にしない

現代はさまざまな誘惑に溢れています。
また遺作であれば、通知や広告などは鳴り止みませんし、オンラインでアクセスが簡単な時代では、色んな仕事が目に入ってしまい気が散ってしまいます。
ただ脳に複数の邪念が起きて振り回され、複数の仕事への切り替えを頻繁に行なっているとしたら、とてもよろしくありません。

例えば、「アジャイルな見積りと計画づくり」という書籍ではクラークとウィールライトというハーバードの学者によるマルチタスク化の研究では「個人が３つ以上作業を並行して進めると価値を生み出す作業に使える時間が大幅に減少する。」という紹介がされています（アジャイルな見積りと計画づくり ~価値あるソフトウェアを育てる概念と技法~ 2009/1/29 Mike Cohn (著), マイク コーン (著), 安井 力 (翻訳)）。
作業切り替えが時間を奪う原因のようなのです。

マルチタスクはうまくやらないと、それだけで生産性を落とすものと言えそうですね。

一つのことを終わらせることに集中するための時間をつくる

マルチタスキングはそれだけで生産性を落とすと書きましたが、マルチタスキングせずに生きていくことは難しいと思います。

では、マルチタスキングをうまくやる方法としては、一個流し生産の考え方が役立ちます。
あるタスクに取り組んだら、完了するまでは、そのタスク以外はやらない進め方です。

時間を決めるなどポモドーロテクニックを活用するのも一つの方法です。

集中時間は通知をオフにする

その環境を作るために、通知をオフにし、関係のない情報は絶対に見ないようにします。
誰かに話しかけられないような静かな個室があるとなお良いです。

また、空腹や筋肉痛といった生理的な通知にも悩まされないように手当しておくのも、役立ちます。(筆者はよく家事により背痛に悩まされています涙)

やめること、続けること、始めることを定期的に見直す

これまで紹介した方法は、定期的にメンテナンスしていく必要があります。
自分の時間運用について振り返りながら、よりよく改善するための問いのセットとして、「やめること、続けること、始めること」を問いかけて書き出してみましょう。
脳内で考えるのではなく、手を使って書き出すことが大事です。

集中しやすい時間帯や環境を自覚する

自分にとって集中しやすい時間帯や環境は必ずあります。
筆者の場合は、早朝〜午前の時間帯に珈琲を飲むと最も頭が回転します。

また電車移動中の立ちながらの執筆はとても捗ります。
無心で皿洗いをしながら、音声を聴く仕事はとても捗ります。
お昼ごはんを食べ過ぎたり、消化に悪いものを食べると眠くなるので、仕事が捗らなくなります。
お酒を飲んだ次の日は、頭が全く回らなくなります。
筆者はこういった気づきは、年齢を重ねるに連れて試行錯誤しながら発見して来ましたが、意識すればもっと見つかるはずです。

ぜひ読者の皆様もお気に入りの環境を見つけてくださいね。

いかがでしたでしょうか。
時間がない！とお悩みのあなたの参考になれば幸いです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました！

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