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テレワークを導入したらサボるどころか部下の業務効率が格段に上がった話

2020年1月に発生した新型コロナウィルスの猛威は一向に終息の気配はなく、感染拡大が進む3月現在、部下(わたし)は東京都から在宅勤務要請されるよりも一足早く、MTGや勉強会をすべてオンライン参加とし、本格的にテレワークを始めました。
新しい取り組みからは、これまで得られなかったメリットが多く見つかりました。この学びをどんどん会社の仕組みにフィードバックしていけば、より進化を遂げられる!という訳で、テレワーク導入における気づきを記録します。

無駄な会議を完全撲滅!

通常はオフィスで30分ほど会議していた内容が実はチャットで済むと気づけた、というとてもシンプルな話です。

テレワーク時、Rejouiではzoomを使ったオンライン会議を行っているのですが、これによって「実はこの会議、いらないんじゃない?」というシーンが何度かありました。例えば、タスクの振り分けや進捗管理のために集まっていた会議などがまさにそれ。
わざわざ集まらなくても、以下の手順にすることで解決しました。

1. 管理者が振り分け、依頼内容をExcelスプレッドシートへ記入
2. チームの人間はそれを見て各々着手
3. 疑問はSlack内の専用チャンネルで解決と同時に全員で共有
4. 互いに進捗が把握できる

振り分け管理のための対面会議は、チャットとスプレッドシートの組み合わせに置き換え、無駄なく完結できるようになりました。

アジェンダ共有の徹底により会議時間を平均15分短縮!

弊社はスケジュール管理はサイボウズ、コミュニケーションはSlackを使用しています。非常に便利で多機能なサイボウズですが、少人数でのMTGに関してだけでいうと、正直なところ、ただ時間を押さえるためだけのツールとなってしまっていました。

小規模オフィスのRejouiでは社員同士の物理的な距離も近く、互いの声がすぐ届く範囲で仕事をしています。MTG内容の大筋は共通認識であることが多いため、アジェンダを登録する手間を省きがちでした。

しかしテレワークが始まり気軽に話せる状況でなくなると、押さえた時間内で確認事項を絶対に聞き切らなきゃいけない!という危機感が生まれました。そうしないと、またチャットで質問を打ち込み、説明して~と自分の仕事が滞ってしまうからです。

各々がサイボウズにアジェンダを記載して事前に共有するようになったことで、全員が議題を把握した状態かつ、ある程度自分の考えを持った状態でスタートできるため進行はとてもスムーズになりました。
また時間が限られているので、すべての議題がクリアになるまで話を脱線させなくなり、結果的に会議時間が短縮されたのです。

これまでも無駄なMTGをしてきたつもりはなかったのですが、今こうして振り返ってみると過去の時間をもっとうまく使えたなと反省。
オンライン会議は対面ほどカジュアルではありませんが、時間を有効活用するという意味では、そこが何より一番のメリットなのです。

言語化能力が格段にUP!

コミュニケーション手段の中心がチャットになると、話し言葉では通用していた抽象的な表現や、日本人特有のニュアンスで伝える、ということが難しくなります。

レスが長引けば当然打ち込む時間も増えるわけで、要点をまとめずだらだらラリーをしてしまうと、質問の意図を伝えるだけなのに30分も使ってしまった!なんてことになってしまいます。

少ない回数で中身が伝わるよう、以下の順でチャットしています。

・主語(○○の件ですが)
・考え(△△しようと思っていますがいかがでしょうか。)
・理由(××だからです。)
・質問はまとめて箇条書き(以下確認です。)

もちろん他にも良い方法はたくさんあると思います。どんな内容でも、相手が返信しやすいように工夫することが大切ですね。

テレワークのデメリット

・広報活動に欠かせない写真撮影ができない!
RejouiのTwitterアカウントでは、データサイエンスや女性の働き方に関するニュース、自社メンバーの登壇告知などに加えて、社内の日常をゆるくtweetしています。

その際、写真の添付の有無でエンゲージメントに大きな差が出るのですが、その大事な写真が撮れないというのは広報担当としては大変なデメリットでした。

撮影できないことを言い訳に、今後はそれぞれが映えるおやつやランチをお取り寄せしてもいいじゃないかと夢膨らませています。

・さみしくなってくる!
自宅勤務はとにかく静かな環境にできるので、業務によってはオフィスより集中できることもあり個人的には悪くないなと思っていますが、普段ワイワイやりながら働いているので、孤独なテレワークの日々が長く続いてくると、やはりさみしさは生まれます。

なのでRejouiでは、時差出社しているメンバーと孤独なテレワーカーたちがZOOMを繋いで、オンラインおやつやランチ会をしていました。
1-2週に1h程度でも、時々みんなの顔を見て美味しいものを食べるとリフレッシュになりますし、みんな元気だなーと安心します。

テレワークを導入したら部下はサボるどころか業務効率上げてきた

Twitterなどで「テレワークになったら絶対さぼっちゃう」「テレワークだと社員がさぼるのでは」というような声をよく見かけます。
本人の性格もあるとは思いますが、タスクの量である程度コントロールは可能です。

これは管理者のセンスによるところが大きいですが、クリアできるけど絶妙にギリギリ、くらいのタスク量を振り分けできれば、部下はサボってるひまもありません。ご自身のみでこなしている場合は、絶妙ラインのタスクと納期を公言してしまえばいいだけです!自分で自分を追い込むスタイル!

先日、R²という女性×データサイエンスに特化した新しいメディアをリリースしたのですが、細かい調整や追い込みはすべてテレワークが始まってから行いました。

ほかに予定していた大きなイベントの中止・延期が決まったときも、広報としての周知対応はできました。これについては、関係者との調整をしに迅速に現地へ赴いてくれたメンバーのおかげなので、厳密にはできたとは言えませんが。

はじめての試みばかりで、スケジュール的に厳しい部分もありましたが、そのおかげで工夫できないかと考えるクセがつき、部下(わたし)の業務効率は爆上がりしたのです。

写真が撮れないのは正直つらいです!でもやれないことはない!
オリンピックも延期となり、明るい話題が少ない日々ですが、この苦境で得た教訓をしっかりと今後に活かしていきたいです。

都から在宅勤務要請が出たため翌日以降の全社員テレワークが決定した当日、弊社の代表は仕事部屋を彩るため見事な桜をゲットしていました。

なんと素敵な楽しみ方!
どんな状況も受け止め方次第、楽しく働くための工夫ができたらいいですね!

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はー幸せ
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株式会社Rejoui(リジョウイ)公式アカウント。HR Tech / ED Tech / データ分析 / コンサルティング / 学習アプリ開発 / 統計 ◇女性×データサイエンス特化メディア「R²(ルーツ)」運営 https://rejoui.co.jp/datascience/
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