連絡ツールから見る、人との距離

こんにちは！デザイナーの木下です！
起業塾を卒業し、また新たな気持ちで仕事に向き合っています。

今回は、デザインする上で、いや、デザインする前の段階で「すごくこれば大事だな…」と気づきがあったので言語化しておこうと思います。

それは、
お客様の得意なツールに合わせる事がすごく大事！という事。

ふーん、なんだ、そんな事か…と言われそうなんですが、コミュニケーションの質が格段に変わり、作り上げるものの質もかなり良くなるので、これはないがしろにできないのです。

わたしの周りの方の例を挙げてご紹介しましょう。

年代や立場による違いで見てみよう

1. 20代〜30代の会社員の方

連絡方法：Slackだったりチャットワークなど。

いわゆるビジネス上の連絡ツールですね。
先方様によってチャンネルやスレッドが分けられるので便利。

文字だけのやりとりが主になるので、
文章で失礼が無いように、細心の注意を払って、
使う言葉をしっかり精査しているので
こちらもストレスがかからず冷静に対処できます。

連絡の時間帯：会社で管理された時間内のみ。

ファイル共有：会社専用のサーバーを持ち、ファイル共有できるサーバーもしっかり管理している。

打ち合わせ：たまにオンライン会議

slackでのやりとりがタイムリー、かつメンション機能で直接担当の方ともやり取りがしやすいので、かなり、意思疎通がスムーズです。
私もこのやりとりが、「若い方はこうやりとりしているんだ〜」と新鮮ですごく勉強になっています！

2. 40代　経営者

連絡方法：LINE

現場での活動が多く忙しいため、パッと携帯電話でチェックできる方が断然いい。やはりメールよりLINEの方がサッと書けるので、コミュニケーションの質が断然あがる。

連絡の時間帯：やりとりは早朝か夜が多い。

ファイル共有：あまりに大きいサイズは「ファイル転送サービス」を使用。

打ち合わせ：オンライン会議が主体。

月に一度〜二度ほど、定例会を開いて、現状の共有や問題点の洗い出し、今後の方針などを話し合います。
ただのデザイナーというよりは、経営のパートナーのような、

• お客さん目線の意見係

• 問題点のヒアリング

• 思考の整理のお手伝い

• スタッフのモチベートの仕方の相談

こんなことを話しています。
密に話をしているので、制作するものも新たにヒアリングをしなくても、話の流れから組み立てをする事ができています。

3. PTA委員の30〜40代女性

連絡方法：LINEかLINE WORKS

連絡の時間帯：昼間はみなさん働いているため、やりとりは早朝か夜が多い。

ファイル共有：ファイルの共有はGoogleドライブが多い。
スプレッドシートをみんなで共有して編集できる方もいる。

打ち合わせ：オンライン会議でも大丈夫な人もいれば、やはり会って話したいタイプもいるので、置いてきぼりを誰一人として出さない為にも、適度に会う機会を設ける。（飲み会？）

委員さんによってパソコンが得意な人もいれば、そうでない人もいるので、主にみんな使える携帯電話でどうやりとりできるかを考える事が重要！

ファイル共有のGoogleドライブの扱いが、できる人だけになってしまうのが難点。
得意でない人のために、LINEでもらって得意な人がGoogleドライブに載せる、など、協力が必要です。

4. 50代　経営者

連絡方法：メールが基本連絡先。
忙しく動き回っているので、原稿チェックなどはPDFになる。

連絡の時間帯：やりとりは早朝か夕方が多い。

ファイル共有：メール添付用の軽いファイルのみ。
印刷用などは、印刷会社と直にやりとり。

打ち合わせ：オンライン会議が主体。

大変忙しく、流動的に動いていらっしゃるので、
あらかじめ『いつならご都合がいいか』をこまめに確認しながら進めています。
普段のやりとりは間を詰めづらいのですが、オンラインでお話する時は勝負です！
なるべく腹を割って話せるよう、抜け漏れがないようにスライドを作り、絵を用いてイメージしやすいように話を進めています。

その方に最適な方法を探す

お客様でも協力会社の方でも、PTAのつながりでも、それぞれの方でどこまでツールが使えるかがかなり違います。
なので、初めて接する方には、どうやったらストレスがなく安心してできるかを確かめるために
「これはできそうですか？」を聞きながら進めています。

徐々に距離を詰めていけるように、初めはメールで、そのうちLINEに切り替えたりもします。
途端にコミュニケーションがしやすくなって、スムーズに確認作業が進むようになったケースもあります。

お仕事の要件を聞き出すのは、やはり直接会ったり、オンラインでお話したり、「話す」が一番早いですね。
初めてのご相談の際は、不安に思われる方もいらっしゃるので、ご希望があれば実際に会うことを優先しています。

20年前から比較して

20年前、仕事していた時は、
こんなにインターネットで便利になるなんて、思ってもいませんでした…

当時はというと…

• メール送ったら必ず電話で送ったことを知らせる（今もある？）

• A3ノビの用紙を貼り合わせて実物大製本、できたら速攻バイク便でカンプ送付（バイク便さんって今はどうしてるの？）

• 打ち合わせはもちろん先方のオフィスの打ち合わせ室で！だが、先方のオフィスのあるビルの名前を間違えて、違うビルに行ってしまう。

…などなど。コミュニケーション以前にも障害がいっぱいでした。
（私だけ？）
今では、だいたいの事がオンラインツールで済んでしまうので、こんなジタバタする事はかなり削減された印象があります。

その代わり、連絡手段やファイルの共有方法がいろいろありすぎです。どんどん新しいものも出てくるので、どれを選んだらいいのかわからなくなってきます。

お客様の【不】をなくす

今だに、オンラインに不安を感じる方もいます。

オンラインでも、安心感を持ってもらったり、誠実さを感じてもらう努力を忘れない。
いざとなったら、昔のやり方も選択肢に入れて、

• 迷っていることや

• 困っていること

• 疑問に思っていることなど

こういうものをすぐ話していただけるように
フランクな雰囲気や環境を作ることが大切だなと考えています。