AIでメール作成：クレーム内容を社内関係者に報告する（ChatGPT等）英語も可

こんにちは！ラクです。

「顧客からクレームっぽい電話が入った…
この内容をサッと社内に回覧した方が良いと思うけど、時間が無いなぁ…」

そんな風に思うこと、ありませんでしょうか？

私のNoteは、主に船社やフォワーダーの業界を対象にしていますが…
今回は、それ以外の業界の方もご利用いただけるかと思います😊

そこで、「サッとクレーム内容を回覧するメール用AIプロンプト」を作成しました☘️

社内でのこういう情報の共有、とても大切です！📜👍

メールをゼロから作ろうと思うと面倒ですが…

このプロンプトに沿えば、AIからの質問に答えるだけで、
第一次的な社内連絡をメールで行うことが容易になります✨

なお、出来上がりはこんな感じです。

しかも…英語にも対応！🌎
（プロンプト入力は、もちろん日本語ですよｗ）

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れていただくことで、すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦

プロンプトは以下です。ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

（なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。）

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は顧客からクレームが入ったことについて、社内関係者に情報共有する報告書を作ることが目的です。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式に則って報告書を作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．クレームのあった顧客の会社名と名前は何でしょうか？
３．クレーム発生日時はいつでしょうか？
４．顧客のクレーム内容はどのような内容でしたか？
５．今回はどのように対応しましたか？
６．今後はどのような対応が望ましいと考えられますか？

回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、６月１日１０時頃、船のスペースが全然取れないので困っているとのこと、他社も同じ状況であることを伝えた、航路再編のニュースを積極的に伝えることや、値段が高くてもスペースを押さえられるサービスの紹介が出来ると良いと思う」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください。ただし、同じ質問の回答内にコンマで区切った文章を作らないよう注意することも伝えてください。）

 #制約条件
・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。

#出力形式
・メール形式
・報告書に記載する順番は、顧客の会社名と名前、クレーム発生日時、クレーム内容、今回の対応、今後望ましいと思われる対応、という順で記載する。
・最後は、「他の社内の関係者の方々にも、この件を通知ください」という文言で締める。