メンバー仕事を渡せない人の残念思考と、その打開策を5つ
プロジェクト推進ツール_PYXIAを開発中の小栗です。
皆さんは、仕事をうまくチームメンバーの方に渡せていますか？うまく渡せず自分で抱え込んでしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか？
本記事は、仕事を抱えてしまう方へ解決方法を５つご紹介いたします。ぜひお試しください。
改めて、なぜ仕事を渡せなければならないのか？
大きく、２つの理由があります。
１つは効率性の向上。一人で行うより多くのことが実現可能。もう１つは専門知識の活用。これも一人よりもより広くの知識を活用することが可能です。
①効率性の向上
チームのメンバーがそれぞれの専門性や能力を活かして仕事を分担することで、プロジェクト全体の進行がスムーズになり、効率性が向上します。一人で全ての仕事をこなすよりも、タスクを分担することでより多くの作業を同時に進めることが可能です。
②専門知識の活用
チームメンバーはそれぞれ異なる専門知識やスキルを持っています。適切に仕事を振り分けることで、それぞれのメンバーが自分の得意領域で最大限の成果を発揮し、プロジェクト全体の品質を向上させることができます。
仕事が振れない原因とは？
①人に嫌われたくない（仕事を押し付けていると思われてないか不安）
他の人からの批判や拒絶を避けようとすることは、人間の本能です。嫌われるぐらいなら、自分で仕事をしてしまった方がよいと思ってしまうこともあるでしょう。
また、コミュニケーションがめんどくさいというのも理由になってくるかもしれません。相手の感情に配慮した頼み方をするなどの新な視点も発生することを毛嫌いする方もいます。
②頼んだ仕事のアプトプットが、求めていたものと違うのが嫌
全て物事を自分の思い通りに進めたいのに、人に仕事を振ることで、コントロールができない部分が発生してしまい、不安やストレスがかかります。
仕事をお願いすることで発生する管理工数を考えると、自分でやってしまったほうが早いと思う方もいらっしゃるでしょう。
③相手のリソースが分からず、頼みづらい
忙しそうに見えるが、仕事を頼むと納期通りいくだろうか？相手はストレスをためないだろうか？現実的なスケジュールなのかわからないので、頼みづらいこともあるでしょう。
④自分でもタスクの内容が理解できていないから渡せない
マニュアルなど明確なものがある仕事は渡すことが容易だが、そうでない仕事は、都度都度調べたり、調整したりとかかる工数が読めません。そういった仕事は正解がないため、頼みづらい傾向にあります。
仕事を依頼するときに使える５つの打開策
①相手に配慮をもった仕事の渡し方を考える
仕事を頼む際には、明確で具体的な要求を伝えることが重要です。漠然とした指示や期待を伝えると、相手が理解しにくくなります。具体的な目標や期限を明示し、できるだけ詳細に説明しましょう。
また、相手に対する感謝の意を示し、適切なフィードバックを提供することも重要です。相手が労力を費やして仕事を行った場合には、その成果や努力に対して感謝の意を示し、適切なフィードバックを提供します。
さらに、相手の状況や能力に合わせて柔軟に対応することも意識したいです。相手ができる範囲内で仕事を行うことが難しい場合には、代替案を提案したり、仕事のスケジュールを調整したりするなど、柔軟な対応が求められます。
②求めていたアプトプットと違う！と軽減するために
まず、相手に100点を求めるのではなく、完璧な成果を求めるのではなく、達成可能な目標を設定することが重要です。完璧を求めると、相手はプレッシャーを感じてしまい、結果的にクオリティーが低下する可能性があります。代わりに、目標を達成するための適切な支援やリソースを提供し、相手が成果を達成できるようサポートすることが大切です。
また、中間報告をさせるタイミングを提示することも効果的です。途中経過を確認することで、問題や課題を早期に発見し、適切な対策を講じることができます。相手に進捗状況や課題について報告するよう促すことで、コミュニケーションを円滑にし、クオリティーの向上につなげることができます。
③納期をずるずる後ろにいかせないために
まず、相手のリソース状況を把握することが重要です。仕事を委託する前に、相手の現在の業務負荷や他のプロジェクトの進行状況を確認し、その上で適切な納期を設定します。相手が過剰な負荷を抱えている場合には、スケジュールの調整や必要なリソースの提供を検討することが必要です。
次に、相手がどう進めようと計画していたのかを把握することも重要です。相手の計画や進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて支援や調整を行います。適切なコミュニケーションを通じて、問題や課題が早期に把握できるよう努めます。
さらに、相手のモチベーションを把握し、こちらの期待値を伝えることも大切です。仕事の重要性や期限の厳しさを相手に理解してもらうことで、モチベーションを高め、納期を守る意欲を醸成します。また、相手が困難を感じている場合には、適切なサポートやアドバイスを提供し、共に解決策を模索します。
④タスクを作業として渡すのではなく、ミッションとして渡す
タスクを渡す際には、タスクを単なる作業としてではなく、ミッションとして捉えることを試してみてください。ミッションとして渡すことで、柔軟性を持たせ、相手により自由な発想やアプローチを許容することができます。
タスクをミッションとして伝える際には、目標や期待する結果を明確に伝えましょう。その後、相手に自分なりのアプローチや解決策を考える機会を与えます。彼らが自分のやり方で仕事に取り組むことで、新たなアイデアや視点が生まれる可能性があります。
また、タスクをミッションとして捉えることで、相手に柔軟性を持たせることができます。彼らがタスクをより効果的に達成するための方法を自ら見つけることができるよう、自由度を与えることが重要です。その際には、進捗状況や必要なサポートがあれば適宜提供し、共に成果を目指しましょう。
マネージャー自身も新たな視点やアイデアを得る機会となります。相手が独自のアプローチを取ることで、新しいアイデアや解決策が浮かび上がるかもしれません。そのため、柔軟性を持ってタスクを委託することで、予想外の成果を得ることも可能です。
⑤今一度、その仕事が自分にしかできない仕事なのか？を考えよう。
その仕事は本当に自分以外にできないものなのか、よく考えてみましょう。仕事が自分にしかできないと感じるのは、責任感や専門知識が高いからかもしれませんが、メンバーに適切なサポートや指導を提供すれば、彼らも成長し、その仕事をこなすことができるかもしれません。自分の役割をメンバーと共有することで、より効率的に業務を遂行することができます。
さらに、メンバーの育成という視点も重要です。仕事をメンバーに渡すことで、彼らの成長と能力向上に貢献することができます。メンバーに仕事を任せることで、彼らが新たなスキルや経験を積む機会を提供し、チーム全体の生産性を向上させることができます。また、メンバーに仕事を任せることで、彼らの自信を高め、自己成長を促進することもできます。
仕事をメンバーに渡す際には、適切なサポートや指導を提供し、彼らが成功するための環境を整えることが重要です。彼らが仕事をこなす際には、失敗や課題が生じることもありますが、それを学びの機会と捉え、適切なフィードバックやサポートを提供して成長を促進しましょう。
まとめ
チームメンバーに仕事を任せる場合、まずは相手の状況を十分に把握しましょう。彼らの負担やスケジュール、能力を理解することで、適切なコミュニケーションをとることができます。ぜひ、トライしてみてください！
ここで１つアピールさせてください。
チームメンバーに仕事を渡すときに、「相手の状況を十分に把握する」ことが重要です。
ただ、さまざまなプロジェクトに参加させているときに、なかなか相手のリソースやタスク状況を把握することが難しいです。
メンバーの中には、タスクがパンパンで、自分でも言語化できていない方もいらっしゃるでしょう。
そんな課題を解決しようと、現在プロジェクト推進ツール_PYXIDAを開発中です。
１つの画面で、プロジェクトを横断してタスク状況を見ることができます。
現在テストユーザーを募集中です。※テスト版のリリースは7月下旬を予定
ぜひ、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
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