プロジェクト推進に重要なスコープマネジメント：【ひっくり返し】を起させないプロジェクト推進方法とは
プロジェクト推進ツール_PYXIAを開発中の小栗です。
プロジェクトマネジメント手法として代表的な「PMBOK」。そのなかでも重要なナレッジとして、「スコープ」があります。
スコープを確りとマネジメントできていれば、目標の明確化だけでなく、ステークホルダーとの期待値が合い、満足度も向上にもつながります。
本記事は、「PMBOK」の「スコープ」マネジメントについてご紹介します。
PMBOKについては以前記事化したので、こちらをご覧ください
複数のプロジェクトに携わる方向けに、WBSをメインとしたプロジェクト推進ツール_PYXIDAを開発中。だれでもプロジェクトが推進しやすくなるようになり、計画の質を高めるタスク提案と具体的なアクションに落とし込むタスク分解の機能を持ちます。
資料はこちら：https://drive.google.com/file/d/1qL8WMTnecZnvU_xoypOiS4BN52BB-VZe/view?usp=sharing
なにをやるか？どこまでやるか？成果物は？いつまで？
プロジェクトのスコープを明確にするために、スコープ計画を策定する必要あります。スコープ計画にはスコープの範囲、目的、成果物、作業項目、スケジュール、リソースなどが含まれます。
その後、ステークホルダーと計画に問題はないか？期待値をすり合わせしていきます。
ステークホルダーとのすり合わせが無事完了しましたら、ドキュメント化し、プロジェクトメンバーへ共有します。
プロジェクトの条件を明確にする
プロジェクトには、いくつかの条件があります。
例えば、コストです。
いくらやりたいことを実現しても、予算が膨大にかかってしまっていては、プロジェクトが成功したとは言えないでしょう。
スコープマネジメントによって、プロジェクトで使用されるリソース（人、資金、時間など）を最適化することが可能です。明確なスコープ定義に基づいてプロジェクトの範囲を管理することで、無駄な作業やリソースの浪費を防ぎます。
なにをやるか？はプロジェクトメンバーを集め一気にWBSでタスクまで落とし込む
やるべきことが明確になったら、タスクに細分化しましょう。
タスクを分解する際には、その成果物が具体的かつ可測可能であることが重要です。成果物が明確であれば、その達成度や品質を評価しやすくなります。
さらに、適切なサイズに分割することも重要です。作業パッケージが大きすぎると管理が難しくなり、小さすぎると過剰な管理コストがかかります。適切なレベルで分割することがポイントです。
ポイントとしては、3時間以上かかる作業で、かつ成果物があるものまで細分化すると良いでしょう。
WBSを作成する際に、コツとして成果物の名前で記載すると、アウトプットまで意識でき、メンバーがどこまでやればよいか？迷いを減らすことができます。
ダメ例）企画する
良い例）企画書を作る
また、PMだけでは、詳細が不明なことも多いかと思います。関連する専門家やチームと協力しましょう。専門家の知識や経験を活用し、タスクを適切に分析して分解することで、作業の適切性や効率性を高めることができます。
定例会では認識がずれないようスコープを毎回提示する
スコープを定義したのに、ステークホルダーにひっくりかせされることがあります。
すでにアクションをしてきたものに対し、ひっくり返されると、プロジェクトメンバーにフラストレーションを与えかねません。
ステークホルダーとの定期的なコミュニケーションが重要です。プロジェクトチームやステークホルダーと定期的に会議を行い、スコープの理解や期待を共有しましょう。コミュニケーション不足が「ひっくり返し」の原因になることがありますので、適切な情報共有を心がけましょう。
また、やむを得ず、スコープを変更する場合、適切なプロセスを設けて管理することが重要です。影響分析を行い、関係者との合意を取った上で変更を実施します。変更管理プロセスを透明化し、誰がどのような変更を承認するかを明確にすることで、「ひっくり返し」を防げます。
例えば、「AをBにしたい」という変更があった場合には、影響度を分析し、「A→Bにするには、2週間の納期延長が必要」や「A→Bにするには、コストがここまで発生するが良いのか？」など、変更を求めたステークホルダーとの期待値のコミュニケーションをとるとよいでしょう。
まとめ
スコープマネジメントはプロジェクト全体の成功に不可欠な要素であり、プロジェクトマネージャー（PM）やチームメンバーはスコープマネジメントのプロセスを適切に理解し、実践することが求められます。
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最後に告知させてください。
DXの発達や働き方の多様化により現代は、多くの方が複数のプロジェクトに携わるケースが多いのではないでしょうか。そして複数のプロジェクトを持つことで、状況把握や瞬時の判断など、ハイレベルなスキルが求められます。
そんな方々をサポートするため、プロジェクト推進ツール_PYXIDA（ピクシダ）を開発中です。
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資料はこちら：https://drive.google.com/file/d/1qL8WMTnecZnvU_xoypOiS4BN52BB-VZe/view?usp=sharing
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