40代情シス女子、急なトラブルに見舞われる

資料の数字が思いっきり間違えてるじゃないですか！

　いやあ、先日は参りました。ずっと以前に報告した資料をもとに別に報告を作ろうとしたら、トラブル勃発ですよ

・前回の資料の数字と、実績の数値が合わない
・調べてみると、前回の資料に集計もれがあった
・集計漏れの状態で報告されていた
・念のため午前中いっぱいで確認してと連絡が来たのが月曜日の朝で、ぴょん吉は午前中いっぱい打ち合わせ

　やべーやべーやべーやべーやべー。

こういった問題に気づいた時のこのやっちまった感、
社会人あるあるですよねー
なんて言っている場合じゃねえ

まず必要なのは、問題を正確に把握すること

　まず私がやったのはこれでして、打ち合わせの15分くらい前に何とか資料を作成した担当者を捕まえました。

　で、あれやこれや確認していたわけですが、本人は
「指示された箇所をアップデートしただけです」と(´;ω;｀)

ちなみにこういうときに怒っちゃいけませんぜ
委縮してさらなるミスを呼ぶ可能性があります

　ちなみにこういったときの上司の原則は「原本に戻って確認する」です。たとえば金額なら、元の業者の見積であったり、必ず原本と突き合わせて自分が納得するまで確認します。

こういうときは初動が大事ですよ

　で、まあ経緯を調べるとあれこれあるのですが、とりあえず今回要求されている資料は出さないといけませんので、間違えている箇所を明確にして直そうとしたのですが、担当者はおろおろしてしまってはっきり言って使い物にならず(´;ω;｀)

　ということで、このような対応を取りました。

・問題がある個所があることを一報した
・お昼まで予定していた資料を10分早く繰り上げた
・繰り上げた時間までに何が問題なのかを確認して、資料を直した
・残った10分で、担当者と修正内容の認識合わせを行って提出

　で、まあ、結局提出先の上司からは「幸いなことに午後の資料を使う時間までは間があるのでその間に前の資料も直してしまえ」というありがたいお言葉をいただきまして、なんとか差し替えと間違っていた箇所の報告ができました。

結局、午後に時間をいただきましたので落ち着いて対応ができてほっとしましたよ
報告は焦ったけどね

ミスを報告するときには、端的に、包み隠さず報告すること

　これがなかなか難しいポイントだと思っています。
　以前はこれができなくて、おたおたしたり、うまく説明できなくて上司をイラつかせたりしておりました。

　そのあたりのポイントはこの記事に。

　で、「前回の資料から間違えていた」というところをどこまで言うか迷ったのですが、結論として何がどう違っているかをまずわかったときに報告いたしました。

報告ってめんどうなものですが、こういうときに躊躇しちゃいけません
あと、問題は包み隠さず端的にいうことも大切なのである

　すると、相手から「この資料のここも直さないといけないんじゃない？」と最低限修正する箇所の確認が来たので、やり取りをして前の資料の修正もあわせて報告することができたのです。

　結果として「ここで気づけて良かったね」というお言葉もいただきました。オールクリアー。

　あとは、問題がはっきりしないうちに報告すると余計に混乱を招きますし、報連相っていつも悩みますが、難しいと思います。

会社では教えてもらえない　上に行く人の報連相のキホン 【会社では教えてもらえないシリーズ】

　あとはまあ、問題になっていることをほったらかしにしないことですね。問題に気づいたらすぐやる。予定を調整してもやる。

　ということでハラハラしましたが、このあたりもうまくさばけるようになっていきたいと思います。