【EXの取り組み】大変だった勤怠登録がSlackで完結できるようになりました
こんにちは！
FuturizeでEX(Employee Experience), Backofficeを担当している
木下友佳（きのしたゆか）です。
社内でもプライベートでも ゆかぴ と呼ばれています。
皆さんが所属する会社ではどのように勤怠登録をしていますか？
勤怠管理サービス、タイムカード、そもそもきちんと勤怠登録してない（ベンチャーあるある笑）など
それぞれの企業で方法は様々かと思いますが、勤怠はお給料に関わるので本来とても大切ですよね。
しかし…
《従業員側の声》
「勤怠登録するの正直めんどくさい」
「登録するのをついつい忘れてしまう」
《管理者側の声》
「いつも勤怠登録するのを忘れているメンバーがいてリマインドや確認が大変」
「給与計算に関わるので毎月締日になると確認をしっかりしないといけないが、結構な時間を取られている」
といった双方の不満や悲鳴に近い声。笑
勤怠登録のやっかいさは暗黙の了解で「そういうもんだ仕方ない」と従業員も管理側も諦めている方が多いかと思いますが…
＼＼ Futurizeでは、メンバーがSlackにつぶやくだけ！ ／／
出退勤や有給休暇を登録できるシステムを自社開発し
労使ともに煩わしさから開放されてハッピーになりました✌
「勤怠管理botみやもとさん」ってご存知ですか？
そもそものスタートは 勤怠管理botみやもとさん でした。
みやもとさんとは、エンジニアの増井雄一郎さんという方が趣味で開発された、Google Apps Scriptで書かれたSlack上で動く勤怠管理Botのことです。
Githubに公開されているので、気になった方はぜひ覗いてみてください↓
実は、前職でもこの みやもとさん を使っていました。
自分自身で勤怠登録するのがとても便利だったし、なにより管理する側としてすごく助けられた経験がありました。
そこで、私がFuturizeへやってきてしばらくした頃にこの件を社長の瀧嶋に相談しました。
そこからは話が早かった！
すぐに導入してもらえることになり、ちゃちゃっと設定してくれたのです。
（設定方法などは上記リンク先のGithubにてご確認ください）
いざSlackで勤怠登録してみよう！
Slackに「おはよう」「お疲れ」などとつぶやくだけで出退勤時刻の登録が完結するみやもとさん。
Futurizeではおなじみの社内広報キャラ「しらせるん」が返事をしてくれるように設定し、メンバーは導入後毎日楽しみながら勤怠登録してくれるようになりました。
（ちなみにしらせるんの返事は業務の疲れが少しでも吹き飛ぶようにと願いを込めて、あえてちょっとふざけた内容も入れています笑）
しかし、そんな便利なみやもとさんも実際に使っていくと少し難点や不足している点がでてきました。
◎休暇の種類別（有給休暇、特別休暇など）の登録ができない
◎休憩や戻り時間の登録ができない
◎Googleスプレッドシートにただただ出退勤時刻が羅列されていくため労務管理ツールとの連携が難しい
※FuturizeではMoney Forwardクラウド勤怠・給与を使って給与計算をしていますが従業員には毎月給与明細の確認に使用してもらう程度です
そこで、もう少しFuturizeの就業規則や使用しているツールに合った仕様にできないものかと、社長でありエンジニアの瀧嶋による魔改造が始まったのであります。
そしてこれが自社ツール開発のきっかけとなるのです。
うちの社長は天才サンデープログラマー
Futurize仕様に勤怠管理botを仕上げるべく、忙しい業務の合間や週末を利用して日曜大工ならぬサンデープログラマーとして開発を始めてくれた社長。
なんと「労務の定型業務の大半は自動化できそうだ」と言うのです。なんやてー！
そういうわけで、実際に労務の管理することとなる私と打ち合わせをして
・どういう機能が欲しいか
・どうすると整合性が取れるのか
・就業規則に則すにはどうするのか
などを一つ一つ拾っていって、どんどん機能を追加していってくれました。
（ちなみにその要望はNotionのBoard View機能を使ってタスク化し、管理をしました）
しかし、実態に合わせて機能を追加するうちに「勤怠登録」の枠を超えてきました。
「勤怠」に特化したみやもとさんだとどうにも収まらなくなってきたのです。
すると社長。
「いっそのこと、もっと色々できる社内システム作っちゃうか！」というのです。なんやてーー！
そこからのスピード感と言ったらそれはもう、光の如く。
それはそれは便利な社内ツールを作ってくれたのです👏
新機能はホスピタリティにあふれていた
「勤怠登録を楽にしたい」から始まって、魔改造からの社内システム開発という驚きの展開となったわけですが
そのおかげでただ勤怠登録ができるだけではなく、働きやすさを追求した感動の機能が追加されました。
そのいくつかをご紹介します！
◎休憩時間が登録できるようになった
そもそも始業〜就業が6時間を超えると自動で1時間の休憩時間が控除されるように設定していて、メンバーはそれぞれの好きなタイミングで休憩をとってもらうルールになっています。
しかし、稼働時間が長くなって途中で休憩時間以外に一息ついてリフレッシュしたいこともあるだろうし、病院に行くために中抜けすることだってあるでしょう。
Slackで「休憩／離席します」「戻りました／ただいま」とつぶやくだけで、本来の休憩時間以外にも休憩時間を登録することができるようになりました。
◎種類別に休暇登録ができるようになった
休みといっても種類は様々です。
Futurizeでは前半休・後半休も認められているため、みやもとさんには無かった「半休」にも対応しました。
その他にも、Futurize独自の誕生日休暇や夏季休暇といった登録もOK！
◎社内ポータルサイト「Futurama」ができた
なんと独自で作りました！
ここに来れば「労務」に関するあれこれがひと目で確認できるのです。
働く上でこういった労務系の情報がいつでも知りたいときに確認ができることって心理的安全性を保つ上ですごく重要です。
ちなみにデザイン担当は弊社デザイナー佐野葵です！
こちらの社内ポータルサイトで確認できるようになったこともご紹介します↓
◎フレックスタイムの総労働時間の計算をしてくれる
2020年8月〜コアタイムを12:00~15:00としたフレックスタイム制を導入しています。
フレックスは自由度が高く、それぞれのライフスタイルに合わせた働き方ができるのがメリット。
メンバーからは導入前に比べてプライベートが充実した、といった声が聞かれます。
しかし、フレックスはその月に何時間稼働したのか（しなければならないのか）をそれぞれで自己管理する必要があるのです。
この管理が正直、結構しんどいのです。
社内ポータルサイト「Fututrama」では、ホーム画面にその月のノルマ時間、現時点での総稼働時間をパーセンテージでも表示してくれて、ひと目で状況が分かるようになっています。
そのためメンバーそれぞれのスケジュールも立てやすくなります。
ちなみに有給休暇などの全休は8時間が、前・後半休は4時間が、みなし労働時間として総労働時間に加算されるようになっています。
◎Slackとの連携と在宅勤務手当の自動計算
リモートワークも盛んな弊社。
在宅勤務手当を支給しているため、リモートをする日はSlackで「WFH／リモート」と付け加えて登録してもらうことで、その月の在宅勤務手当の計算を自動でできるようになりました。
さらに、Slackと連携することにより自動でステータス変更ができるようになりました。
このように「WFH／リモート」に反応して「🏡 」マークが付くことで、メンバー同士はSlack上でひと目でその日出社しているかどうかが分かり、とても便利です。
◎Money Forward勤怠のCSVを生成してくれる
これは全私が泣きました！
毎月1日になると前月に登録された全員分の勤怠情報を、Money Forward勤怠にインポートできるCSVに自動で変換してSlackに送ってくれるようになったのです。
Futurizeは月末締め翌10日支給。
締日から支給日までがタイトですが、これのおかげで管理側としては精神的なプレッシャーやストレスから解放されました。ありがたや〜🙏
ちなみに…
botを導入する際に自分なりに考えたことがあります。
それは、人格を持たせるということです。
相手は生身の人間です。
ただbotが話しかけてくるだけだと味気ないですよね？
参考にしたイメージはコジコジ。
タメ口でゆるーく思ったことを言ってくるけど、たまに気の利いたことも言ってくる憎めない奴、といった設定です。
労務の効率化・自動化がもたらしたもの
この勤怠botの導入により、メンバーはSlackでつぶやくだけで手をわずらわせることなく毎日簡単に楽しく登録できるようになり、管理側は確認の手間が大幅に削減されました。
効率化・自動化と聞くと少し機械的で冷たい印象になりがちですが、想像力を働かせて工夫をすることであたたかみも生まれ、人に寄り添うことへつながります。
なによりこの仕組のおかげで、私1人でバックオフィス業務を担当することができています。
そこに割く時間が減り、他のことを考えることができる「余裕」ができたことでよりEX業務を深めることができていると実感しています。
そんなわけで、今回は仕組みを変えたことで面倒な勤怠登録から解放されて労使ともにハッピーになった話をご紹介させていただきました。
この記事が少しでも、働く皆さんのお役に立てば嬉しいです。
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今更ですがnote始めました！
— ゆかぴ｜EX, Backoffice (@yukap_myk) April 12, 2021
これからコツコツ頑張ります💪https://t.co/HXHykdQke1
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