リマインドメールを自動化をしたときの所要時間とその効果について考える

タイトルの通りであるが、自動化するためのPowerAutomateの作成時間とその効果について考えてみる。
以前に以下の記事を書いた。

これは記事を書きながらサンプルを作ったのだが、これの効果について考えてみる。
作成したPowerAutomateは１ヶ月に１度提出するようなもの、例えば勤怠とか交通費精算などの提出リマインドメールを想定して作成した。
PowerAutomateのアクションの数としては２つ。
実行日時指定と、メールを送信するというアクションのみを利用して作成た。
私の場合は何度もPowerAutomateを作成しているから、作成時間は５分もあればできるが、初めて作成する人でも記事を見ながら作成する場合も１５分もあればできるのではないだろうか。
しっかり記事を読み込んで理解しながら作成したとしても３０分程度かな。

これを手動で毎月メール送信するとなると以下のような手順になると考えられる。

1. 先月分の送信メールを探す（1-2分）

2. メールをコピーして作成、送信（１分）

と、こんな感じだろう。2,3分で終わってしまう業務だろう。
しかし、これの前にも関連業務は発生する。
自分のカレンダーに送信を忘れないようにリマイダーをセットすることが必要になる。
そして、リマインダーで送信当日を把握したとしても、リマインダーの通知があった時間は忙しくて対応できないときがある。
そんなときには自分の頭に記憶しておいて、また思い出さないといけない。
うっかりわすれたり、忙しすぎてメールできないときだってあるだろう。
なんならリマインダーをセットした日が祝日のときはどうだろう？
そんなこんなで、頭のメモリーはリマインドメールでちょっとの領域だが支配されている。もったいない。そのメモリを他の業務に使えばもっと有効活用できるのに。
自動化する効果は頭のメモリーを解放するメリットだってある。

なんならカレンダーに送信日時のリマインダーを登録するくらいなら作ってしまったほうがトータルとしては時間短縮にもなる。

さらにメリットとしてあるのが、引き継ぎのときである。後任者にこのフローを共有してあげればいい。
PowerAutomateをみながら説明してあげることで、いつ、どんな内容を、誰に送信するか？を説明できる。いや、このくらいなら説明すら不要である。
なんなら、後任者は何もしなくていい。メール送信対象者が増えたら付け加えるだけでいい。

というふうに少し掘り下げて考えてみると、DXで自動化することにより業務時間の短縮以外のメリットが実は大きかったりする。
頭のメモリを解放して他の業務に使ったり、確実に実行されるため送信忘れを防いだりと関連業務も効率化できるので、ぜひとも身近なツールでDXをするといい。
今回のケースでは単純な業務について考えてみたが、もっと複雑な業務になってくるとさらに効果があるのではないだろうか。
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