仕事は段取りが９割。～いつもいっぱいいっぱいのあなたへ～

仕事は段取りで決まります。でも実は、段取りの具体的なやり方って意外と誰も教えてくれていないもの。ここでは出来る限り、具体的な方法論をお伝えします。みんなから期待の集まる人になろう。

「そんな余裕ない！」

色んな頼まれごとが集まってきても、「そんな余裕ありません！」とバッサリ。
仕事でいつも大変そう、心に余裕のなさそうな人たち。そして自分で思っているより、成果も悪い。そんな人たちには共通点があります。

「段取りができない」

でも本当は、「笑顔で対応してあげたい」「もっと軽やかに仕事を終わらせたい」「心にゆとりを持ちたい」「もっと色んな仕事をして能力を磨きたい」、そう思っていませんか？

誰かの役に立つ、喜んでもらうこと。それこそが仕事の活力源です。そうなれば、もっともっと仕事を楽しめるものです。

先を読んで「段取りをする」

私は、遊びも部活も勉強も、何も我慢せずに、全部やって、行きたい大学に合格しました。
大学院進学では、最高峰の東大に行きたい！と考えて受験し、ストレートで合格しました。

就職活動の期間は、たったの２ヶ月。なりたかった建築設計の仕事に就きました。

そして、入社後は、一級建築士という合格率10％前後の国家資格の壁。これも、周りが数年かけて合格する人が多い中、入社二年目、一発で合格しました。

やりがいを感じながら、仕事にどんどんのめりこんでいき、5年目には部門統括の役割を頂き、様々な提案コンペでは業界で3割勝てれば良い方と言われる中、7割近い勝率に。

人材採用の統括、広報の統括を兼務することも出てきて、すごい仕事量になっていきました。その分関わる人も、仕事の中身も新しい事ばかりで楽しくて仕方のない日々でした。

今年からは全く０ベースでの新規事業に関わり、人事部門とシステム部門の改革担当に就いています。本当に、人生何が起こるか分かりません。

ここまで、なんだか自慢大会のように聞こえるかもしれませんが、そうではなくて、あらゆる面で物事がうまくいくのには理由があるんです。受験勉強から資格試験、仕事まで、自分の中では当たり前にやって、結果がついてきました。

それは、「とにかく先を読んで【段取りをする】こと。そして進捗に応じて、日々組み変えること。」これこそが、全てなのです。

そのことをある時、社内で説明したとき各方面からの反響が大きく、後輩、時には先輩からも
「どうやっているのか教えてください！」と聞かれることが増えました。
僕自身、後輩育成や部門の立て直しに関わってきて、みんな仕事が全然思い通りに進んでいない＝段取りが出来ていない、ということが分かってきたので、この場で言葉にしていきたいなと思います。
段取り、あらゆることの適切な進め方、管理の仕方に悩んでいる方の、何か道しるべになれば嬉しいです。

※私が社内のイントラネットに発信した内容を一部改変しながら、掲載していきます。皆様の仕事とダイレクトに一致はしないかもしれませんが、参考にしてください。もし、聞いてみたいこと、ございましたらコメント下さい。

段取りは少なくとも2週間先まで

まず基本的なところから。前提として、大きな年間スケジュールや月間スケジュールはあるものとして（この話もまたどこかでやります）、段取りは2週間先まで見えているかどうか。

週末に、来週のやること、そして再来週のやることが明確に見えていますか？

どうなるか分からない、うちの仕事は流動的だから読めない、は言い訳です。掴もうとしていないだけです。掴めないから、仕事が全て突発的に来るように感じて、想定した段取り通りに行かない。だからいつも忙しいとなるのです。

2週間先を読まないと、そもそも来週中にしておかないといけない課題などが見える化できません。
また、来週中に出来ない→後ろ倒しの調整含めての段取りが出来ないはずです。

よく、単なるタスクリスト（Todoリスト）、もしくはただのスケジュール表で「段取り」している気になっている人を見るのですが、そうではありません。
　・いつまでに
　・誰に
　・どのように動き
　・どう作り上げていくか
そのイメージを見通し切ることが、段取りなのです。

●段取りの一例

例えば、
【2週間後の月曜日までに資料を作成し、客先と打合せがある場合】
　１．前の週の金曜日には資料完成させたい
　２．木曜日には上司のチェックを受けた状態に持って行っておきたい。
　３．水曜日には叩き台を完成させ、上司にチェックをうける。
　４．そのためには火曜日には資料作成を開始する。
　５．資料作成前の月曜日には情報を集めて整理しておく。

絵で書くとこんな感じです。

こういう風に、予定を後ろから逆算しながら、完成までの動きをリアルにイメージしていって下さい。そうすると、自ずと段取りが決まってきます。

｜ポイント！
・これがイメージできないとき、イメージしないまま真っすぐ手をつけてはいけません。イメージが湧かない部分こそチャンスです。関係者を回り、手が動くところまでイメージを固めましょう。
・時には、水曜日も木曜日も上司が不在！ということがあるかもしれません。すると、とりあえず火曜日には見せて、水・木はメールでチェックしてもらうなど、不在を前提とした動きに変えていくことができるのです。

今回はここまで。次回はより実践的な段取りのお話をしていきます！
テーマは、「不安なときほど手を止めて段取りをする」。お楽しみに。