業務の電子化を進めながら出社と在宅のハイブリッドワークを有効活用！　IT企業の管理部門が実践する　#ニューノーマル仕事術

こんにちは！パイプドＨＤ広報の久保です。
前回は、ニューノーマル仕事術の「開発編」として、グループ会社パイプドビッツの開発担当に聞いた、テレワーク中のメンバー育成方法を紹介しました。

▼これまでに公開した「ニューノーマル仕事術」の記事
・営業編「Web商談の肝は事前の〇○○○○」
・開発編 「テレワーク中のメンバーに効率的な開発手法を伝授する方法とは」

第3弾は「管理部門編」です！
今回は、当社グループ会社でWeb広告事業を展開するゴンドラの管理部門担当者にインタビューしたハイブリッドワークの有効活用方法をご紹介します。

インタビューした管理部門担当が所属する経営管理本部には、経営企画室と人事総務部、財務会計部、情報システム部があり、担当者は各部署の実務とサポートに従事しています。

テレワーク時代になってもテレワーク実施が難しいとされている人事や総務、経理などの管理部門において、ゴンドラでも完全テレワークは実現できていませんが、出社と在宅のハイブリッドワークを有効活用しながら日々の業務にあたっています。

ゴンドラでは、現在、お客様の利便性などを考慮しながら脱ハンコや電子化の取り組みへの対応を進めています。

もともと紙のやり取りが多い業務の部署が集まっているので、本部内でどのような紙業務を電子化しながら出社と在宅を使い分けているのかを紹介します。

ポイント①：請求書と契約書は電子化へと移行

ゴンドラでは、請求書と契約書を電子化しています。まだ始めたばかりですが、請求書においては95%以上のお取引先様が電子化に移行されており、契約書においても約60%のお取引先様が電子契約になっています。さらに、各種社内申請などもWebで申請できるように電子化しています。

ポイント②：頭を使う業務は在宅が最適

業務の電子化が進むにつれ、在宅でもできる業務の割合が増えていきます。また、作業的な仕事の時間は減り、頭を使う時間を増やせると思います。
そのため、社内の業務フローの考案や規程・制度などの企画、法務レビューなどは、集中してできる在宅の方が効率的だそうです。

番外編：チャットではリアクションを付けるのがローカルルール

ゴンドラでは、社内外におけるコミュニケーションの工夫として、「チャットの投稿を閲覧したらリアクションしましょう」というローカルルールがあり、お取引先様の反応もとても良いそうです。

確かに、投稿に対して「了解しました」とテキストで返信するのも悪くはないのですが、複数人が参加しているチャットだと返信コメントでいっぱいになってしまうこともありますね。スタンプのようなリアクションの方が和みますし、既読の表明にも使えそうです。