新入社員の頃に知りたかったビジネス英語①：電話対応

はじめに

このnoteでは、私自身が新入社員の頃知りたかった、ビジネス英語の表現ややりとりの仕方をまとめました。

また、新入社員の研修では教えてもらえない、海外取引をする上でおすすめのtipsを紹介しています。

このnoteの最後には、国際電話で使えるビジネス英語をまとめたPDFを貼り付けました。デスクトップに保存したり、机のどこかに貼っておくなどして、電話対応の時に役立てていただければと思います。

今年社会人になった弟のために作成しましたが、どの部署でも使うビジネス英語を紹介しているので、より多くの人に参考になれば嬉しいです！

・新入社員
・新しく海外取引を担当する方
・ビジネス英語の復習をしたい方
・海外出張にこれから行く方
などにおすすめの内容になっています。

私は日系の大手メーカーに新卒で入社して、海外調達（部品を海外から調達するバイヤー）に配属されました。

そこでは、アメリカ、カナダ、ドイツ、フランス、イギリス、台湾、シンガポールなど、世界を相手に契約や価格の交渉、納期の変更の調整など、メール、電話会議や出張でのやり取りを経験してきました。

TOEIC980点と英検1級を取得していましたが、ビジネス英語はかなり独特で、慣れるまでに時間がかかりました。

だからこそ、英語がどんなレベルの人であっても、ビジネス英語の基本を身に付けられるnoteを作成しました。

私が紹介する表現が唯一のフレーズではないので、一つの参考として頭の片隅に入れていただければ幸いです。

今回は電話対応についてですが、この他にも出張時のトラブルシュートなど知っておくと役立つ英語を配信していきます！

少しでも自信を持った社会人生活につながるように、分かりやすく説明をしていきます。
*このnoteに出てくる人物名、社名、部品名などはすべて架空のものです。

１．電話対応

心構え
はじめは、国際電話を取ったりかけたりするのはかなり勇気がいりました。ですが、日本語と同じように、英語でも数をこなせば徐々に慣れていきました。

私も電話対応を始めたばかりの頃は、たどたどしかったのか、取引先の人から「頑張ってね。」と言ってもらったことがあるほど…。

電話対応で失敗もたくさんありましたが、誰かが死んでしまったり、それだけで会社が潰れることはありえないので、リラックスを心がけましょう！

（１）電話がかかってきた時

電話を取り次ぐ際に聞き取るべきことは、
・どの会社の誰か
・社内の誰に電話をしてきたのか
この２点です。

あなたが、先輩のKenの電話を代わりに取ったとして、考えてみましょう。
電話を取り次ぐ場合、先輩が席を外している場合、そして先輩が不在の場合の３パターンを用意しました。

早速練習スタートです。

あなたが電話を取ると、取引先の方が話し始めました。
"Hello. This is Tom from ◯◯ Inc. May I speak to Ken?"

【パターン１：電話を取り次ぐ】

これは一番簡単なケースで、ただ取り次げばOKです。
英語にするならこういったことが言えるといいですね！

あなた: Hello. This is △△ Corporation. Yes, please hold on.
（訳：こんにちは、△△社です。はい、少々お待ち下さい。）

*Hold onは電話でよく使われるフレーズで、「お待ち下さい」という意味になります。

最初のころは社名や名前を聞き取るのは難しいので、聞き取れなかったら、以下のセリフみたいに言えばOKです。