ファイル管理の最適解(現時点)｜Microsoft Teamsのチャネル単位でファイル管理していたら詰んだ話④
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
前回のまとめ：
ファイル管理をTeamsと切り離すための具体的手法
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. フォルダ構成を細分化しない
SharePointの全文検索を使おう
SharePointの特長の一つである、全文検索。
SharePointトップの検索バーに語句を入れれば、組織内のすべての文書（自分がアクセスできるものに限る）から検索可能。
タイトルだけでなく、そのファイルが持つさまざまな情報を検索してくれます。
▼ここが検索バー
全文検索の対象：
ファイル名
フォルダ名
ファイル内の文字データ
メタデータ（後述）
ということは、ですよ。
フォルダ分けしていようがいまいが、検索して探すのが一番早いという結論です。
（筆者はもう、フォルダを開いてファイルを探すことをやめました。）
ググるのは インターネット だけじゃない
大フォルダ(SharePointサイト単位)～中フォルダまで
とはいえ、すべてのファイルを同じ階層に入れるのは、扱いづらいです。
表示するのに時間がかかったり、メタデータの登録（後述）をするときなど、その階層に保存されているファイルが100を超えると、かなり不便。
（グリッドビュー編集できる上限が100なので）
ということで、ざっくり2階層（中フォルダ）くらいに分類し、必要に応じて3階層目（小フォルダ）を作ればよいでしょう。
それ以上に階層を増やすのは、お勧めしません。
階層を深くするほど、自分以外のユーザーにとって、複雑怪奇な構造に他ならないからです。
（結果、非効率に…）
格納時はフォルダ構造に沿って、
検索時は全文検索で、
管理側もユーザーも使いやすい仕組みを、工夫していただければと思います！
2. 1つのファイルが複数フォルダに該当する問題
以前の投稿の復習
下記のイラスト素材は、どのフォルダに分類すべきでしょうか？
………………
これは、答えが出ない問いでした。
この画像ファイルは、どのフォルダの属性ももつためです。
仮に1つのフォルダに格納することを決めると、場所を覚えておかないとなりません。
フォルダの数だけ複製して格納すると、どれが最新バージョンなのかわからなくなります。
（検索でも複製した分だけヒットします。）
ファイルの複製、ダメ、絶対。
とはいえ、大フォルダ直下に置いたらそれはそれで、探しづらいですよね。
メタデータを付与することで、検索でヒットしやすくする
メタデータとは、一言で言えばあるデータを説明するための「データについてのデータ」と定義できます。
たとえば、Wordのドキュメントなどは作成者や最終更新日などの情報が内部的に記録されており、必要に応じて「いつ」「だれが」「何を」更新したのか確認することができます。
このとき作成者や最終更新日などのデータが元のドキュメントに対するメタデータになります。
メタデータには、作成・保存した時点で自動付与されるものが一般的ですが、実はSharePointドキュメントライブラリでは、任意のメタデータを賦与することが可能です。
1つのファイルが複数フォルダに該当するなら
フォルダの名前をメタデータとして
そのファイルに付与すればいいじゃない。
パンがなければお菓子を食べれば…的な。
いかがでしたでしょうか？
次回は、SharePointドキュメントライブラリでメタデータを付与する方法について解説します。
お楽しみに！！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！
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