オフィスワークの情報整理＠事務職さん

中小企業の事務職に業界未経験で中途入社したけれど、体系化されたマニュアルやデータベースはなく、先輩の業務の合間にスポット的な知識を教わるため、業務内容や商品知識の全体像が掴みづらい。
そしてたとえば卸売業で見積作成や問合せ対応のある仕事のような場合、社内システム、商品知識、仕入先・得意先ごとの情報などなど、覚えることがとても多い。

こうした状況でもなんとか仕事を覚えようと日々もがきながらも仕事に取り組んでいる方は、きっと私の他にもたくさんいるはず。

　私はこれまで７社で事務職やオフィスワークを経験して、現在進行形で事務職に就いています。前述のような状況も何度か経験しました。“習うより慣れろ”な環境や覚えることの多い業務内容では、なかなか知識がつながらずにしんどいなと思うことも度々。

　ところで、唐突ですが私は試行錯誤が好きです。だから、いろいろな職場で任された業務内容や商品知識を身につけようと教わったことの整理を繰り返して、どの職場でも私のための「おたすけツール」を作ってきました。
「おたすけツール」とは、たとえば、チェックリスト、マニュアル、商品知識まとめなどです。いろいろな職場でその都度新しい仕事を覚え、効率的に取り組む工夫を繰り返すうちに、自分の作った資料に助けられることが増えてきました。

　社内資料を作る方やOfficeスキルの高い方から見ればまだまだな資料ですが、自分に合った、自分にとって使いやすい資料は、私のちょっとしたピンチを救ってくれます。自分用だからこそ、自分にとって使いやすい方法をどんどん試して、どんどん使いたくなるといいですよね。
そのために私は、「わかりやすい・探しやすい・お手軽」を心がけています。その心は、後で見返したときにわかりやすく、探したい情報にアクセスしやすく、そして手軽に設計できるシンプルなフォーマット。
　
　おたすけツール作りをすると、自分がよく理解できていないポイントが見えてきたり、以前教わった内容と関連する情報が見えやすくなったりするメリットがあります。忙しくてそんな時間はない、という場合も、たまに訪れる「ちょっと暇かも」な時間を活用してフォーマットさえ作ってしまえば、あとは業務の合間に知り得た情報を蓄積していくだけで、あちこちに問い合わせをする手間が省けます。
できれば使いにくさを感じたタイミグで（少し理解が進むと、自分の情報整理の粗がみえてきます）、ときどきフォーマットの見直しをするのがおすすめです。

　このnoteでは、こうしたオフィスワークでの情報整理のポイントや具体例を紹介します。誰でもきっと、積み上げてきた知識や経験がつながると嬉しいですよね。そしてできる仕事が増えることは、自分にとっても周りの人にとってもメリットなはず。覚える仕事が多くて整理がつかずにいる方に、自分のための「お助けツール」作りを試してもらえたら何よりです。