＜備忘録＞「会議をやりたいな」と思ったときに読むメモ
会議は仕事のひとつで、俗にいう「井戸端会議」とはまったく違います。
会議では「何をいつまでに誰がどのようにするか」を決めることが多いですが、その他に以前から検討していたことの確認をしたり、アイデア出しだけをやったりする場合などいろいろあります。
しかしどの会議でも「何について話し合うか」という議題があり、その会議でどこまで検討を進めたり決めたりするかという目標もあるべきです。
ただ、それとは似て非なる「井戸端会議」をすることがとても気持ちよくて楽しいし、日本人持ち前のひとを思いやる文化によって、井戸端会議で話し合ったことでも、みんなが気を利かせて、譲り合い、助け合ってその後を何とかやってしまうことが往々にあります。
なので、会議の前にはあまり固いこと考えないでおっ始めてしまうことがあるあるなのです。
でも、もし井戸端会議風に開いた会議で、『自分の期待が裏切られた！』つまり、たとえば決め事を役割分担したつもりだったのに、みんなさっぱりやらなかったとか、あります。
そんな事態に直面した場合には、以下のメモをチラ見して拾うべきところを拾いながら次回の会議ではリベンジしたらいいと。そんなつもりでnoteしました。
会議の計画手順
これは同僚（上司）のドイツ人から以前教わったものをベースにして、自分流も加えてアレンジしたものです。
１．話し合うための議題を決める
① 「話し合いたい」と思う議題の候補を出す
いくつもある場合は「ぜひ議題にしたいもの」、「できれば議題にしたいもの」に候補を分け、ぜひ議題にしたいものを優先に会議の進め方を考えます。
議題は短めの言葉でタイトルとして書きだします。長いと参加者はちゃんと読みません。
② 各議題の「目標」を決める
会議の目標とは、そん議題について「議決する」「意見をたくさんあつめる」「報告をする」「依頼をする」などです。議題について会議でどこまで話し合うのかをキチンと事前に決めておきます。
決議は全員一致なのか、多数決でやるのかが悩ましいですが、できたら好ましいのは全員一致でしょう。
ただし一致に至るまでにけっこう長い話し合いやら説得が要るかもしれないからその時間読みとか、もし一致できない場合は次回まで持ち越すのか廃案にするのか先にきめておくことが必要です。
多数決は民主的だと言われますが、反対が通らなかった人が出たら、その後に何かと禍根を残す心配も想像できます。これは一種「怖い」です。なので事前に「多数決で恨みっこなしですよ」とみんなに約束してもらうことが要ると思います。日本人文化ではたぶん民主主義と言っていてもあとあと恨みが出ることがあります。
また上記の中で「意見集め」の目標設定は意外と難しいです。
時間内にとか、何個出すとかが目標になり得ますが、いくつか意見が出始めるまでに時間がかかる場合が多いです。
作戦としていくつかの想定意見（自身の意見などでも）を最初に桜として出し、意見の連想を仕掛ける手もあります。
議決（決める）の場合は、議題の承認なら「承認か却下」で済みますが、今後の行動を決める場合は「誰が」「何を」「いつまでに」「どうする」を決めるのが鉄則です。5W1Hという耳タコのアレです。
③ 会議の持ち時間から、各議題の時間配分を決める
時間に余裕が無いなら、たとえ是非話し合いたい議題であっても、優先順位の低いものから外して無理なく会議が終われるようにします。
反対に時間に余裕があるなら「できれば話し合いたい議題候補」から新たに加えます。
今日の会議を冒頭に説明するときに「ここまでは必ず」「ここから先は、もし時間が許せば今日の議題に追加します」と言っておきます。
④ 各議題で話し合う「内容」を詰める
何をどのように話し合い、所定の目標まで時間内に漕ぎつけるかを詰めておきます。
ふつうは誰かが作った「案」を会議内で説明し、それをベースに話し合う方法が良さそうだと思われます。
ただ、会議参加者の中に独裁者？のような特別な権限を持った人が入っている場合は、案を独裁者？が修正して完成したものを会議で他メンバーに説明するだけで済むでしょう。
でも（昭和じゃないから・・・）もうちょっとオープンにやりたい場合は独裁者に案を示さずに課題や問題点だけを会議で「陳情」し、独裁者？が「それならこうしろ」「ああやれ」という指示を受けてその通り進める手もあると思われます。日本文化ではこんなのけっこう多い気がします。（これでも昭和なんだけど、その方が楽チンて思えばそうかもしれない）
⑤ 議題を書いて、参加者が見られるようにする
議題、話し合い予定時間、目標とすること（議決する、意見交換、など）を、できたらホワイトボードに、少なくとも資料の表紙や1ページ目に大きめに「今日の議題」を書いておかないと井戸端会議になる危険度がアップします。
２．会議開催の準備
①会議場所を予約する
そのものズバリの「会議室はどこ？」を決めて予約とかすることです。
②会議内での役割分担を決める
議長・司会者・会議中の書記・議事録作成者など、必要に応じて最初に質問や意見の口火を切る人なども決めたらいい場合もある。会議の規模や想定される雰囲気を考えて決めます。
③会議招集を出す
目標が実行できる権限（議決するならそれができる立場の人）がある人を招集します。ただ来るだけの「お飾り」な人は要りません。
招集のお知らせに書く内容は、日時（何時から何時まで）、場所（会議室）、議題、その他事前にやって欲しいことがあればその依頼などです。
④資料の準備
会議で必要になる資料のことです。これは事前に会議参加者に配る方が当日までの理解が進みます。
できればネット上のサイトやLINEなどのSNSツールにアップして読んできてもらうように慣れさせていくことが今後求められるでしょう。
会議終了後に議決や集めた意見、質問やその回答なども招集時に作成したサイトやSNS上で公開すれば情報が整理されやすいです。
３．議論を行う予定の場合の準備
議論は日本文化では「言い合い」とか「論争」と思われやすくて、せっかくの議論に仲裁しようとする人が出てきたり、ホンモノの喧嘩になる危険性もあるように見えてしかたありません。
しかし議論は重要なことです。この日本版議論をうまくやるには、できたらパネルディスカッションとして取り掛かりの質問をすぐにできるよう、最初の質問を予め各一人づつ用意しておけば議論のスタートアップが迅速です。
①想定質問に対する模範回答も用意しておく
「こんな質問が出たら、こう答える」という、質問と模範解答の組み合わせをできるだけ用意しておく。このような準備をしていくと「やりたいこと」「やるべきこと」「事の重大さ」「進めることの負荷の大きさ」が分かってくるばあいもあります。
４．終わったら資料は整理してあとで全部を通して閲覧できるようにする
会議で使ったパワーポイントなどの資料がいくつもある場合は全部を統合したパワーポイントファイルを作っておくと後で便利で使用感もプロフェッショナルになる。
プロフェッショナル意識をはぐくむことはやる気の上でけっこう大切です。
５．会議中の写真をとっておく
会議報告用に、会議中の様子を写した写真をたくさん撮っておくことは良いことです。でもまあ小さな会議などそこまで努力しなくていい会議もあるでしょう。場合によりますが、写真はスマホで撮れるから撮れるんだったら撮っておいて損は無いです。
写真を見る人が見れば、真剣さや会議の大きさ、活発かどうかも見分けがつき報告の説得材料にもなります。
最後に雑感 私は会議が嫌いです
会議が始まり議事内容がつまらないとアタマが勝手にその場を離れて空想の世界に入り込んでしまいます。
でも会議を招集する側になることは好きです。
招集側になると自身にとってつまらない話し合いはしないで済ませられます。そのように会議を自分で持っていくことができるから、会議をやるなら主催者になるべきだと思います。
一方で、冒頭につぶやいた「井戸端会議」は大好きです。
井戸端会議ほど楽しいものは無い！です。話題が楽しいと自分ではなしをどんどん膨らませるし、反対につまたなかったら、いつの間にかスーッと抜けてその場から姿を消せます。井戸端会議は何のルールも無いから楽しいですね！
と、思ったら、ある村の人から聞いた話では、その村では井戸端会議で本当にマジで「決め事」までするのだそうです。そこでなーんとなく決まったようなことであっても、その後にそれを無視したりするとトンデモな目に遭うと聞きましたが・・・なんと恐ろしあ～！！
ちなみに、
会議の進行役のスキルに「ファシリテーション」があります。
これをよく身につけると、会議も「舞台」になるかも！！！
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？