会議ファシリテーション最終回【みんなが知ると会議が変わる】
おはようございます。おこめさんです。
やっと最終回です（）
これだけ連続して同じテーマで記事を書いたのは初めてかもしれません。
これまでの流れとしては
①終了条件と決定事項を確認する
②内容の時間配分を決める、手元で見える化する
③会議前に適切な準備をする
と紹介してきました。
今日はいよいよ会議全体を前にたってファシリテートときのコツを紹介します。
これまでの裏側から支えるファシリテーションを通して、会議全体に貢献し続けた先に、会議を仕切るという役割がそれほど遠くない未来にまっているはずだからです。
いきなり司会？的なポジションが狙えない人は、まずは①と②で隠れファシリテーションを
前にたてるような方なら、③や④（今日の内容）をマスターして、会議を変えていってください。
ということでいってみましょう
学校では教わらない「会議の進め方④」編。
参考
おこめさん→１０年の公立中学校勤務を経て独立。公立学校を外側から支えるために、オンライン塾を設立・運営。子ども～大人までを対象としたライフビジョンコーチとしても活動。半年の育休を取得した２児のパパ。
ポイント１ 発散→収束の流れ
議論をすすめていくにあたって、まずは参加者の中からテーマに沿った意見をすべて出しきってもらって、そこから次のテーマに移るというのが重要だといいます。
出し切ることで
１、参加者の満足度があがる
２、議論自体が内容の濃いものになる
３、議論がいったりきたりしない
という利点がうまれます。
例えば、あるイベントの改善策を話し合う会議であれば、
①悪かった点→②改善策
の流れで議論していくのが大事な流れです。
悪かった点も見えていないのに、その改善策なんて見えてこないからです。
でも、何も意識しない会議だと
悪かった点を誰かが言ったら、すぐにそれに対する策を議論していく流れになりがちです。
ファシリテーター（司会者）はこのことを理解して、全体に議題やその流れを意識させつつ「まずは悪かった点を出し切ってから次にいきましょう」と場を回していくことが求められます。
こうして、様々な意見をすべてそろえた上で進む改善策の議論は、場当たり的に話し合った策よりも濃いものになりますし、行ったり来たりということが起きにくくなります。
自然と議論に対する集中力、一体感が生まれ、参加者の満足度が上がるというわけです。
ポイント２ 集まってするべきものか判断する
これは今回の ”ころな” でそもそも職場に集まる機会を制限された際に、多くの人が考えた点だと思います。
そして、この視点はいい会議を作るために必須のものでもあります。
著書では会議の目的は大きくわけると５つあると紹介されていました。
１、報告
２、情報収集
３、承認
４、方針検討
５、課題解決
このうち、１の報告などは集まる必要がないものです。（メールなどで代用可）また、２の情報収集も全員で集まる必要はありません。むしろ必要な人員だけを集めるという選択が必要です（ここあたりは昨日ふれた 準備 の部分ですね）
ポイント３ 課題解決の５階層を意識する
課題解決の会議ではファシリテーターは議論を観察する際、次の５つの階層を意識する必要があるといいます。
１、事象 何が起こっているのか
２、問題 具体的にどう困るのか
３、原因 なぜそれが発生するのか
４、施策 どんな解決策があるのか
５、効果 どの施策が効果が大きいのか
よく議論がかみあわない という場面が出てくるのは、多くの場合この階層がずれていることが原因です。
これらを数字の小さい順から合わせることが必要で、そのズレを察知して、適切に調整するのがファシリテータの役割ということです。
ポイント４ 話していない人に振る
話に参加していない人がいたとして、その人がどうして黙っているのかをよく観察する必要があります。
黙っている人は大抵次の５つに分類されます。
a，議論についていけない
b，何かモヤモヤしているが、まとまっていない
c，何か言いたいことがあるが遠慮している
d，他の人の意見と同じなのでわざわざ話さなくてもいい
e，議論に興味がない
abcの状態の人がいた場合、その人のケアをきちんとせずに結論までいってしまうと、よくしゃべる人だけの意見で会議が進んだ感じがして、会議全体に納得感がうまれない可能性があります。
軽く話をふるだけなので、たとえdやeの人でも、すぐに次の話題にうつればいいだけです。（そもそもeに関しては会議に呼ぶべきでないかもですね）
ポイント５ 言い切らせる
語尾があやふやなまま話を終えてしまう人がいます。
もしくは結局何がいいたかったのかわからない という人です。
その場合もファシリテーターは
意見なのか、質問なのか、懸念なのか
きちんと確認するようにします。
「つまりどういうことでしょう？」
「今のか質問ですか？」
「ということは〇〇という疑問があるということですね？」
のように発言者の言葉を議論にのせるために、どのような意味の発言なのかを明確にする必要があるということです。
おわりに
ということで、今日まで全部で４回にわたって、会議ファシリテーションについてまとめてきました。
そもそもぼくがこの本を読んだときに思ったのが
「これはすべての社会人が知っておくべき知識だ」だったのですね。
何もファシリテーターだけが会議のことをしっておけばいいというわけではなく、そこに参加するすべての人が最低限でもこういったことを知っておくだけで、会議自体の生産性が格段に上がると思うからです。
少しでも多くの人がこの本と出会ってくれることを望んでいます。
今日もここまで読んでくださってありがとうございました。
ブログ こめたか
オンライン塾 おはこや（学校では教わらないこと 哲学対話 学習計画立案サポート）
コーチング（習慣化サポート、問題解決支援、進路指導など）
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