なぜ、タスク管理アプリは長続きしないのか。いつも挫折するのか？
なぜ、タスク管理アプリは長続きしないのか。いつも挫折するのか？
今回のお話は、なぜタスク管理アプリは長続きしないのか、いつも挫折するのかというお話です。
終わらないタスクとプロジェクト
最近は便利で安いアプリ、スマホであれ、あるいはパソコンであれ、安価ですぐに使えるアプリがどんどんと増えています。
このタスク管理というものも、検索をすればいろんなノウハウが出てきますし、いろんなアプリがあります。
自分自身、なんとか仕事をもっと効率的にこなしていきたい、もっとたくさんの仕事をしたい、結果を出したいと考えて、こういったタスク管理アプリというものをいくつも試してきました。
でも、ご多分に漏れず、いつも途中で挫折してしまいます。
いつも最後は挫折するのは、なぜ？
典型的な起こり方というのは、どうもパターンがあるようです。
まず、画期的な方法論やインターフェイス（UX）を謳う魔法のタスク管理アプリを見つけてきます。
そして、思いつくタスクを一箇所に全部集めてきて優先順位を決め、細かく分類して理想的な期限をつけていきます。
しかし1週間もすると、終わらないタスク、終わらないプロジェクトがどんどんと増えていきます。
いつまでにこれをやると決めますが、でもその日が来ても終わらず、それがそのままタスク管理アプリの中に入っている。そして、どうしてもそれが気になって仕方がない。
何とかその日付を後倒しにしてということをするのですが、とにかく後倒しにするタスクとプロジェクトばかりになってしまいます。
そして、最後には混乱して、モチベーションは下がり、嫌になってやめてしまいます。もう二度とそんなアプリを起動することもなくなります。
皆さんもそんな経験をしたことがないでしょうか？私は何度もあります。
これまでの古い方法に戻る
ノウハウや記事の通り進めていくのですが、いつもうまくいかない。元に戻ってしまう。
紙の手帳、カレンダーアプリ、あるいは1日の会議は締め切りでも元のまま、元の木阿弥元の状態に戻っていってしまう。
結局のところ、それが今までやってきた方法に戻ります。なんとかこれまでやってきたわけで、そこに落ち着いてしまうわけです。
やろうと決めた、しなければいけない仕事のリストは、よくToDoリストという言い方をします。この未完成や未完了のToDoリストが、いつも同じようなものが、ずっとそこにあります。
何かこう、自分でも、もうモチベーションが下がって、最後にはそのリストを消す、あるいは、もう忘れていくしかない。
自分で自分の評価を下げる典型的な瞬間です。
誰も教えてくれなかったタスク管理の方法
これ、お金の教育と同じように、こういった仕事の進め方、学校では教えてくれません。
そういったことを教えてくれる何か、学習コースのようなもの、今まで私ら経験したことがないような気がします。
この辺のところ、いろいろと試してきていろんなノウハウを見てきて、今、感じるところを皆さんにお話をしてみたいと思います。
仕事には2つの区分がある
つい最近、仕事には二つの区分があるということに気がつきました。
一つは、長期間にわたって継続的に目標に向かって進むもの。
もう一つが短期間に必ず、あらかじめ決められた目標を達成して終わらせるという、この2種類に分けられます。
これ、長距離走と短距離走くらい違います。
長距離走っていうのはマラソンです。短距離走は100m走です。オリンピックでも全然違いますよね。走る人が違う。
それぐらい違うものだということで、これらは分けて考えなければいけない。
1. 期限が決まっている仕事
二つの例で考えてみます。夏までに10キロ痩せるというのと、10キロ痩せた体重をそのまま維持する。
これは、考え方も仕事の仕方もアプローチも全然違ってきます。
片方は、期間とゴールがあります。マラソンにしても、100m走にしてもどちらもゴールがあります。
いつ、いつまでにどこをどれくらいのものをする、何を作るかというような具体的な目標が決まっています。
期間が決まっているけれども具体的な目標がないというものは、これは、趣味です。
趣味っていうのはもう自分が好きでやってて、期間があったとしても、別に目標がないので、次は何しようと次々と新しい展開がランダムに進んでいきます。
趣味と仕事も分けて考える必要があります。
2. 期限が決まっていない仕事
もう一つは期間が設定できないけれど、一定のレベルを維持するというものです。
長期的に何か改善をしていくようなことであったりとか、あるいは自分の仕事の中でもう何か何々課、業務部の仕事とかがそうです。
一例として、人事であれば、ある決まった期限を過ぎると人事の仕事が終わってしまうわけではありません。
例えば、新規採用のイベントがあるとします。そのイベントの開催期日に向けて、一定の準備をして、その日が来れば、イベントをやって、その年の採用は終わります。（最近は劇的に変わってきているようですが。）
でも人事の採用や評価のプロセスばずっと継続していきます。
期限、プロジェクト、タスクの関係
先ほどの例にもどると、夏までに10キロ痩せるということ。夏までという期間が決まっていて10キロという目標がある。
そうすると何をするか、いつどんな順序でやっていくかということが、明確に決まってきます。
RIZAPに頼むのか、高いお金を払って。あるいはダイエット本を読むのか、何冊も。あるいはコーチにつくのか、食事をどうするのかなどなど。具体的な仕事、具体的な内容が決まってきます。
今度は10キロ痩せた後、痩せた体重を維持するという仕事、これも仕事です。
決まった体重があって維持する。それを維持するためのミニプロジェクトです。
1日30分歩くとか、あるいは食べる量、食べる内容をこれくらいにするとか、ビールを1本減らすとか。1日に飲む量を2本だったもの1本にする。
こういったふうに、ミニプロジェクトをタイミングと目標を決めて実行していく。習慣化みたいなものです。
定期的に何かこうやっていく、あるいは2キロ増えたらこういうことをやろうとか決めておくと、そのプロジェクトがポンと出来上がってくることもあります。
それは、また元に戻すっていう期間と数字が決まっていればそれは小さなプロジェクトにすれば、長期的な目標というのは維持することができるわけです。
こうやって考えてみると、大切なのは必ず終わるということ、目標値があり、目標値と比較できるということだとわかってきます。
ですので、短い期間で小さなプロジェクトに分割していくていうのはどうも重要だと気づきます。
知的ワークのプロジェクトとタスク管理はどうなる？
では、この知的ワーク、ナレッジワークっていう観点から考えたら、どういうふうに進んでいくんだろうと考えてみます。
このプロジェクトを完結するためには何をするかを考えてみます。
知的ワークとは、基本的には知識を集めてきて、それを加工して、何らかの新しい価値、例えば自分のユニークなアイディアやクリエイティビティ、新しい発見とか、何かそこに価値を投入していく。
例えば、商品を売るのであれば何らかの価値提案というものが中になければいけない。そこから何か結果を出していくわけです。それを考えながらアウトプットを作っていく。
ブログ記事の執筆のタスク管理とアウトプット
例えば、ブログを書くというプロジェクトです。1週間に一つブログ記事を書く。あるいは、今週末までにこういったタイトルのブログ記事を書き上げる。
それを、WordPressならWordPressに投稿して書き上げてSNSで拡散してとかということをやっていく。これも一つのアウトプットです。
例えば、すごいサイトを作るぞと考えます。業界最強のサイトを作る。トラフィックをダントツで毎月集められるサイトです。
こういった非常に大きな目標があったとしても、分割して、例えば1週間に一つの記事に分ければ、手はつけられます。
1週間に1回なのか、1週間に何回なのか。ペースを決めて記事をアップしていく。そしてそれが、Google検索で上位10位以内に入るとかと目標を作っていく。
1個1個、プロジェクトをこなしていけば、そういった目標に近づいていくことになるわけです。
プロジェクトとタスクの積み重ねが成果へとつながっていく
こういったように、このプロジェクトですが、数日から1週間程度にすると、自分の仕事や生活のサイクルに組み込みやすくなります。
月曜日に始まって、金曜日の夜には週末へ向かって落ち着いた時間が戻ってくる。1週間の週末のサイクルがあるので、非常に管理しやすくなります。
これを超えたらば、1回分割して、今週はここまで。必ずなんらかのアフとプット、中間的なプロトタイプのようなものでも良いので、結果として見えるものを出すことにします。
完全に終わらなかったとしても、一度閉める。できなかった部分は来週の新しいプロジェクトとして立ち上げる。
ここで重要なことは、この短い期間のサイクルで、必ず終わりがあることです。一旦期限で終わらせて、そこまでのアウトプットと目標値の差を「何が問題か、何が良かったか」きちっと分析する。
そしてそれを次のプロジェクトに活かしていく。終わらないのではなく、必ず閉める。そこまでの結果として認めて、良し悪しを評価する。
自分で1週間のサイクルでマネージできるプロジェクトを作ることができれば、それを達成するため「何をすればよいか」が決まります。
あとは、これを並べて淡々とこなしていけばいい。
このタスクですが、1週間程度の短いプロジェクトを終わらせるために必要なことのリストです。これは柔軟に動かすことができるわけです。
プロジェクトが決まっていてプロジェクトの目標が決まっていれば、そのプロジェクトの中でどう動かすかは、自分の中で考えればいい。
あるいは人に依頼をしたものが、その期間に間に合わせてきちっと戻ってくるそのタイミングを把握できるようにします。そうすれば、ずいぶんと自分の仕事の管理っていうのが楽になっていく。
長期的な仕事、期限、プロジェクト、タスクの関係
長期的な仕事を小分けして期限と目標の決まったプロジェクトに落とし込む。そして、プロジェクトを小分けしていくつかのタスクに並べていく。
このタスクですけど、もし自分でやるタスクであれば、自分の集中力が維持できる数分から数十分程度にします。
それが終わったら、あるいは何か中断が入ったとしても、また、その小さなタスクをすっと始められるようにしておく。
このように、期間と目標値のあるプロジェクトに、これに小分けをしてタスクにをリストアップする。そのプロジェクトに全てを集中させていく。
このように、継続的に一定のレベルを維持していく仕事は、小分けしていけばずっと管理しやすくなります。
なぜ、タスク管理アプリは長続きしないのか、いつも挫折するのか
さて、最初の失敗事例に戻ってみましょう。
先ほどは、思いつく全てを全部集めてきて一箇所で優先順位を決めて、魔法のタスク管理アプリで全クリアしようというものでした。
ここまで見てきたものは全く違うアプローチです。
こういった枠組みができれば、ずいぶんとタスク管理というものがやりやすくなっていきます。
この考え方、フレームワークはとても重要だなというふうに最近考えています。
とにかく明るいやまけんがお届けした人生後半戦のハーフタイムでした。
次回の配信もお楽しみに。
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