事務職の評価項目を明確にするコツをご紹介。

人事評価を設計するにあたって、どのように評価項目を設計すべきか頭を悩ませた経験のある方も多いのではないでしょうか。
評価項目は、各職種や役職によって内容が変わってきます。その中でも特に設計が難しい職種の一つが「事務職」です。

今回は事務職の人事評価項目を設計する際のコツやポイントについてご紹介していきます。

どんな職種でも評価項目は明確化すべき

先述したとおり、評価項目は職種や役職によってそれぞれ内容が変わりますが、評価項目を明確化しておくことはどの職種においても非常に重要です。

評価項目が明確化されていないと、各メンバーはどんな業務をどれくらいこなせば良いのかが分からなくなってしまいます。あるいは、評価の基準がないと評価者の主観で評価を行ってしまうので、評価者によっては結果にばらつきが出てきてしまうことも。
結果として、各メンバーの成長スピードを下げてしまったり、組織としての方向性がバラバラになってしまう恐れがあります。

そのため、評価項目については職種を問わず、必ず明確化しておく必要があると、OGSでは考えます。

実際に評価項目を明確化するにあたっては、明確化しやすい職種とそうでない職種があります。例えば、営業職であれば売り上げ目標値などを評価項目として組み込みやすいため、評価項目を明確化しやすいです。

一方で、事務職など直接利益と繋がりのない職種は、営業職のようにな目標数値を出しにくいため、評価項目の設計は難しいとされています。

そのため、「営業職は評価項目がハッキリしているけど、事務職についてはなんとなく曖昧に評価してしまっている」といった悩みを抱えている経営者の方が多いという背景があります。

評価項目を設計する順序

評価項目を設計する際には、どの職種においても「KGI→KSF→KPI」の順で設計を行うようにしてください。
事務職の場合だと、そもそもの事務職（個人）や事務部門（チーム）に求められている役割（≒KGI）をまず明確にします。
この役割を起点とし、次にそれを達成するためのKSFを洗い出していきます。
最後に、それぞれのKSFに基づいたKPIを設定することで、本来の目的とはズレた評価項目の設計を防ぐことができます。

このKSFからKPIを設定していくフェーズにおける手法について、一般的な手法からOGSが実際に活用している手法まで、詳しくご紹介していきます。

評価項目の設計手法とは

評価項目を設計する際には、定性評価と定量評価の2種類があります。これら2つの評価方法についてもう少し詳しくみていきます。

定性評価（コンピテンシー評価）
定性評価とは、業務への姿勢や態度、考え方といった、数値化できない部分に対して評価することを指します。
考え方や価値観が会社の目指す方向性と合っているかや、求めている人物像に成長してくれているかなどを把握する際に、用いられることが多いです。
この定性評価で、求める人物像となるモデルを立て、そのモデルを基準として評価項目を作っていく方法を「コンピテンシー評価」と言います。

人財要件を設計する際などには、このコンピテンシー評価を用いながら評価項目を設計していくケースも多くみられます。
一方で、評価項目が数値化できないことによって曖昧なものになってしまいやすいのが注意点です。

定量評価
定量評価は、ひとことでいうと「数値化できる評価」のことを指します。
売り上げの目標数値やクライアントの獲得件数、あるいは会社説明会への目標動員人数など、様々な指標を数値化していきます。
定量化することができれば、評価項目が曖昧になることはないため、だれが評価をしても同じ結果になるというメリットがあります。
そのため、評価に対する不平・不満が出にくいのは定量評価であり、私たちOGSでは人事評価の項目設計をする際には、できるだけ定量化を行うことを推奨しています。

評価項目を定量化するに越したことはありませんが、定量評価ができないからといって評価項目自体をあやふやにしてしまうことはよくありません。
必要に応じて定性評価も織り交ぜながら、まずは評価項目を明確化することを最優先してみてください。

事務職で明確な評価を行うコツ

では、具体的にどのようにして評価項目を設計しているのか。
OGSでは定量評価を推奨していますので、定量化の方法をいくつかご紹介していきます。

01　サーベイ（アンケート）の活用
5~10段階程度でサーベイ項目を設計し、その結果を数値化します。
例えば各項目10点満点でサーベイをつくった際に「サーベイ結果の平均値が8点を上回ること」を評価項目として設計するといった方法です。
従業員満足度や、他部署からの評価などの定性的な評価を数値化する際に用いることが多いです。

02　業務工数をポイント化
各メンバーが対応している業務の工数をポイント換算し、一定のポイントを超えることを評価項目として設計する方法です。
例えば、1時間あたりの工数＝1ポイントとして換算することで、一定期間でどれくらいの業務工数をこなしてほしいのかといった部分をポイントとして数値化できます。
目標ポイントに関しては、各メンバーがもつスキルや経験値にはバラつきがあるため、等級や役職などを考慮した上でそれぞれの目標ポイントを設計していくことを推奨します。
業務の生産性を向上させたいという方針がある場合、その生産性を数値化するために用いることが多いです。

03　従業員の就業状況やコストの数値化
特に人事系の部署で実践するケースが多いのが、従業員の離職率や目標採用人数を評価項目に落とし込む手法です。「離職率を10％未満に抑える」や「新卒採用を5月までに5名獲得する」など、人数やパーセンテージで数値化を行います。
総務などの部署については、「コスト削減を前年度より120％削減する」といった評価項目も設計することが可能です。

04　資格取得
業務に必要な資格の取得を数値化する方法です。
「3ヶ月で指定した3件の資格を取得する」など資格取得数を項目に入れる方法や、資格試験結果に対して「70点以上を獲得する」といった点数を項目に入れる方法で数値化が可能になります。

05　理解度に対するテスト
業務内容に対する理解をチェックするため、独自でテストを作成し、そのテスト結果を評価項目に入れる方法です。
どれくらい理解しているのかといった部分は定性的な要素が強いですが、テストにすることで数値化をはかれます。
資格取得と同様の方法で評価項目を設計するのがお勧めです。

※弊社が使っている実際のテストです。

06　スキルマップ
業務スキルがどれくらい身についているかを明確にし、数値として落とし込む方法です。
スキル習得の段階はいくつかに分け、その習得度をパーセンテージで表すことで定量的に業務スキルを評価することができます。
新入社員や新たなスキルを身につけて欲しいメンバーに対しての評価項目として推奨します。

評価項目を設計する際の注意点

評価項目の設計とその明確化は非常に重要ですが、これを行う際に忘れてはいけないことが2つあります。

1つ目は、会社の方針や理念に基づいたうえで各メンバーにどういう人財になってほしいのかを考え、設計を行うという手順を必ず守ること。2つ目は、「なぜこの評価項目を設計したのか」という意図を各メンバーに伝えることです。

評価されるメンバーは、評価項目の意図が理解できていないと「なぜこの項目が自分の評価に入っているのかわからない」と疑問に感じて同じベクトルを向けなくなってしまう恐れがあります。
そもそもなぜ評価されるのか、評価されることで会社や各メンバーがどういった成長を遂げることができるのかなどを明確化していくことが、組織としての成長へとつながります。

事務職の評価項目、今すぐ明確化を

今回は、評価が難しい事務職の評価項目を明確にする必要性についてご紹介しました。
評価項目を設計して、日々の業務に対して意味と目的を示していくことこそが、個人の成長・会社の成長につながっていきます。
また、評価結果に対する不平不満を取り除くためにも重要な役目を果たします。
まずは定量評価を意識して設計してみてください。どうしても難しいと感じた場合は定性評価でも結構ですので、全ての部署・全てのメンバーに対して評価項目を明確化しておくようにしましょう。

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