言った、言わなかった問題は記録で解決

こんにちは、バックオフィス業務をメインにしている在宅フリーランスです。

以前書かせていただいた記事、公開から数日しか経っていないのですが。
結構な方々にお目通しいただけていて、本当にありがたいです。

以前の記事ではトラブルを未然に防ぐために準備を徹底しましょうというお話でした。

今回の記事では対人関係のトラブルシリーズで、もう一つ大事なお話をしていきたいと思います。
現在進行形で身を守っていきましょうという話。

そう、記録をとりましょうという話です。

自分自身で記録を取っていますか？

記録って言うと、何を？ってなるかと思いますが。
本当に様々な記録ですね。

・稼働時間、作業時間
・稼働内容
・クライアント様の情報
・やりとりの記録
・ルールや取り決めなどの決定事項
・事象が起こった経緯
・MTGの録画　等など

書き出すと、どれも記録にあたるかなって思います。

この記録を取るという行為は、あらゆるトラブルを防いでくれますし、
問題を回避するための唯一の手段なんですよね。

お粗末にしていると結構後で響いてくることも多いんですよ。

「言った、言わなかった問題」

「言った、言わなかった問題」。
対人での仕事において、この問題は一番多いです。
オンライン上でもよく起こるんです。

時にこの証明を事務方ができない時、条件が不利になってしまうケースも多々あります。

クライアント様との間でも、チームメンバーとの間でも起こるからこそ、
いつ何時に何を決めて、何をしたのか。

しっかりとした記録が身を守ります。

過去の事例

過去実際に現場であったことですが、
「お支払いしてはいけないお金を取引先に支払っていました」ということがありました。

仕事の範囲は完全に私たちチームの範囲のものでした。
つまり、こちらの行動に問題があったかもしれないというメスが入ったわけです。

基本的に「運用ルールや決定事項は自分たちで判断しない」というものをチームのマニュアルとして落としていたため、本作業についても運用を取り決める際に、疑問点や不安に思う点は確認事項としてあげていました。

その上で、向こうが運用ルールを決めて私たちに落とし込みをしていた記録を残していたため、
先方へエビデンスを提示し、トラブルにはならなかったということがありました。

その時決めたことや経緯、日時が詳細に残っていたからこそ、自分たちの身を守ることができました。

記録を取ることが解決策

記録をとることは、メモでもなんでも構いません。
とにかく、話した内容や決定事項を記録に残すことが大切です。
これが自分の身を守る術となります。

そして、マニュアルもこの機能を立派に果たしてくれます。

このマニュアルに沿って対応をしているということを明示できるということは、
自分の身を守る一つの術なのです。

まずは自分が稼働した実績をつけることからでも良いと思います。
話している内容を録画するでも良いと思います。

まずは記録をすることを習慣としていきましょう！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。