トラブルにならないための準備とは

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしている在宅フリーランスです。

あなたはクライアント様からクレームや、予想外の確認が届いた経験はありますか？

「そんな風な対応になるとは思わなかった」

相手にそのように言われたご経験がある人もいらっしゃるかもしれません。

クライアント様とクレームが発生した時、人が辞める時、だいたいこれです。
価値観や認識の違いから、クレームへと発展していきます。

多くのトラブルは、準備不足が原因で起こります。
十分な準備ができていないと、相手との間で認識のズレが生じ、
後々大きな問題に発展することが多々あります。

準備をするだけでクレームに繋がることは少なくなります。

今日は「相手とトラブルにならないための準備」についてお話ししたいと思います。

相手のリサーチを徹底する

最初にすべきことは、相手のリサーチです。
相手の背景や目的、価値観を理解することで、コミュニケーションの質が格段に向上します。

相手が何を求めているのか、どんな価値観を持っているのかを事前に把握することで、
トラブルを未然に防ぐカードの選定ができるようになります。

自分の手札の確認

次に、自分が持っているリソースや手札を確認することが必要です。
自分が提供できる価値を明確にし、それが相手の期待にどの程度応えられるかを判断しましょう。

準備の段階で、自分のやる範囲とやらない範囲、
相手へお願いする範囲を明確に決めておくと良いです。

自分の持っている手札、提供できる価値をしっかりと示せるように整理しておきましょう。

価値観のすり合わせ

相手との価値観のすり合わせは、非常に重要なステップです。

お互いの期待やゴールを共有し、それに向けてどのように進んでいくかを明確にしておくことで、後々の誤解や摩擦を防ぐことができます。

最初にすり合わせがきちんとできていればクレームまで発展しません。

価値観のズレが原因で起こるトラブルは、事前のコミュニケーションで防ぐことが可能なんです。

イメージを共有する技術

相手にどういったことをやっていただきたいのか、具体的なイメージを持たせる伝える技術も重要です。

相手が自分の役割を理解し、納得した上で行動に移すことができます。
イメージが共有されていないと、「これも私がやるんですか」となってしまい、
どこまでも代行で補ってもらえると相手も思うはず。

なぜそれを相手にやっていただかないといけないのか、
どういう作業が伴うのかを事前知識として、相手に必ず共有しましょう。

最終的なゴール：相手の成果と満足

結局のところは、自分がどこまで相手に成果を感じてもらい、満足いただく価値が提供できるか。
その覚悟をどれだけもって対面できるかです。

すべての準備は、最終的に相手に成果を出させ、満足してもらうために行うものです。

相手の成功をサポートする覚悟があるかどうかが、準備の質を左右します。

相手に成果を出してもらうために、
全力でサポートするという覚悟があるかどうかが、重要なポイントなのです。

価値観のすり合わせを通じて乗り越える

相手の背景や考え方を理解し、共通の目標に向かって協力し合うことで、
トラブルを乗り越え、良好な関係を築くことができるでしょう。

そのためには、相手とのリサーチや価値観の共有が欠かせません。

事前の準備に本気になってください。
相手に絶対満足していただくと覚悟を決めてください。

その姿勢は相手に必ず伝わるはずです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。