提案ベースのコミュニケーションとは

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしてる在宅フリーランスです。

あなたは業務で分からないことが出た時、どのように対処していますか？
当然、クライアント様に質問を投げかけると思うんですが。

その質問の仕方はどのようにされていますか？

私は質問をする時も、全力でお客様に向き合い、自分事として捉えるようにしています。

「そんなの当たり前の話でしょ？」って思うかもしれませんが。
自分も含めて、それが本当にできているか。

ちょっと考えてもらえると嬉しいです。

業務でわからないことが出た時、全力でお客様に向き合い、自分事にしていきたいから、基本は提案ベースで話をし、どう考えても自分の範囲ではない分野の仕事であっても、自分の出来る範囲を提示する。「どうすればいいですか」は最終のカード。使った時は甘えだと思って使わないギリギリを生きてる🙃

— ゆうこ☕チームを束ねる総務リーダー (@youtentei1) July 29, 2024

今回は、その具体的な方法についてお話しします。

自分事として捉える姿勢とは

まずは自分事としてとらえる姿勢について、定義づけていきましょう。
私的にこれは「提案ベースで話ができる」ということだと思っています。

いわば、全力のお節介。
(いや、本当にお節介になっていたらダメなんですけども・・・笑)

相手の時間を奪わない。思考や脳内のリソースを奪わない。

相手に考えさせず、判断できるところまで自分から持っていくことで、
自分事としてとらえた行動に近づけると思っています。

提案ベースでのコミュニケーションとは

提案ベースのコミュニケーションとは、
いただいた指示内容から具体的なアクションを決め、相手に提案する形で持っていきます。

相手は基本的に、YesかNoかの判断をするだけ。

私の場合、分からないことがあっても、基本は提案ベースで話を進めます。

わからないなりにも、自分の出来る範囲を提示するのです。
お客様に対して「どうすればいいですか？」と尋ねるのは最終手段。

必要なカードをそろえた上で、相手に判断をゆだねていく質問の仕方をしています。

相手の思考に踏み込み、意図や情報を取りながら、
自分のできる最大限の価値提供をしていくのです。

自分のできる範囲でできるカードを組み立てる

先日実際にあった件で言えば、SNSの分析対応です。
当然ながら、分析をして道を示すなんてことは私たちには難しいことです。

事務対応の範囲でどう対応するのかを考えたところ、
私たちができることは以下です。

・データの抽出
・データの整理
・規則にのっとって色付けや並び替えを行う

具体的な指標をお客様からいただくことができれば、
より精度を上げて情報を整理させていただくことはできるかと思います。

このように、どんなに自分の範囲外の仕事でも、自分の出来る範囲を提示します。
お客様に対して、何ができるかを明確にすることが重要です。

どんな価値提供ができるのかをいつも提示しよう

自分の範囲を超えた業務でも、自分の出来る範囲を提示し、
どんな価値提供ができるのかを明確にすることで、
お客様の中で「ここまではお願いしよう」という線引きが可能になります。

それだけではなく、限りなく相手のリソースを大事にすることができますし、
話が決まるのも早くなるはずです。

本記事を読んだ時、自分が事務の対応をする時「どうすればいいですか？」という質問になっていないか。
ちょっと振り返ってみてもらえると嬉しいです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。