組織化ルールメイキング4つのポイント
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
本日も
・バックオフィスをする時に役立つヒントをもらいたい方
・会社で組織を形成していこうと思っている方
そんな方へ、マネージャー視点からの役に立つ情報をお届けします＾＾＊
さて、以前の記事でチームをまとめるなら「言語化が大事だよ」っという話をしました。
こちらの記事ですね。
今回はもう少し掘り下げをして、なぜ「言語化」が大事なのか。
その重要性についてお話ししていきます。
言語化の必要性
組織を運営していく上で、すべてにおいて言語化が必要です。
マニュアルもそう、行動規範もそう、指示もそう。
あらゆるルールを言語化して明示することは、組織づくりにおいて欠かせない要素です。
そして、組織をまとめるために、まず最初に取り組むべきはルールの言語化です。
明確なルールを設けることで、各メンバーが自分の役割や責任を理解しやすくなります。
これにより、業務が円滑に進むだけでなく、トラブルの予防にもつながります。
ルールメイキングの重要な4つのポイント
ルールメイキングに関して、以下のポイントを考慮していきましょう。
・ルールの明確化
・役割と責任の分担
・フィードバックと改善の仕組み
・透明性の確保
①ルールの明確化
各メンバーが何をすべきか、何をしてはいけないのか。
具体的に示すルールを明確に定めることが重要です。
曖昧なルールは混乱を招くため、具体的な行動指針を示します。
方向性を明示できると尚良しです。
どこを向いて何をすればいいのかわかるようにルールを作りましょう。
②役割と責任の分担
誰がどのタスクを担当し、その結果に責任を持つのかを明示しましょう。
各メンバーが自身の役割に集中しやすくなりますし、
モチベーションも維持しやすいです。
対応するべきことを絞っておくだけで、スタッフ自身も作業の見通しが立てやすくなります。
③フィードバックと改善の仕組み
定期的にルールの見直しが入れられると良いでしょう。
とくに個人事業主様やベンチャー企業においては、流れがとにかく早く、運用も変わりやすいです。
今の運用で目的を果たすことができるのか。
常に見直し、柔軟に対応できる仕組みを整えられると良いですね。
④透明性の確保
ルールは全員に共有され、誰でもアクセスできる状態にしておきましょう。
ここを見てね！と場所が定まっているだけで、
ルールの変更があった際、全員に迅速に通知されます。
どこにどんなものがあるのかを明確にしておくだけで、教育の手間も省けますね。
ルールを言語化してチームを作っていこう
これはずっと私が経験していきて感じたことなんですけども。
なんかうまく循環しないなっていうチームって、圧倒的に言語化が足りないんですよね。
循環しないというのは、同じミスが何度も繰り返されることであったり、
人が定着せず、すぐにチームから離れる人が出たり、
クライアント様から度々クレームになりそうなことがあったりですね。
私が初めてチームをもった時、ルールの無い中で動いていたため、
やりにくさを感じることが多かったです。
自分が稼働する時の一日の流れやツールの使い方の法則、
新規スタッフが入った時の対応について、言語化してルールを作ることで、
ものすごく自分も動き方が変わりましたし、何より教育するための工数をカットできました。
苦手な方には辛い作業になるかもですが、
これまでの文化を少しずつでもいいので、言語化することをぜひ試してみてくださいね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
★★ 匿名のご質問あればどうぞ ★★
匿名のご質問があれば承ります！
・チームを組みたいがどう進めればいいかわからない方
・ご自身の売上が上がっているのに手いっぱいの方
何か聞いてみたいことがあればお気軽にマシュマロをお投げください。
お答えできる範囲のものがあれば、記事に取り上げていきたいなと思っています＾＾＊
それでは、また。
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