チームビルディングのコツは〇〇〇

2024年8月13日 06:06

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしている在宅フリーランスです。

皆さんはチームをもって業務を遂行されている立場にいますか。
ご自身のチームでなくとも、自分が業務委託の方を何人かお抱えの経営者様もいらっしゃるかもしれません。

でも自走して業務を遂行するチームを維持するのは大変ですよね。
とくに業務委託は縁が切れやすいので、業務を覚えていただいてもすぐにお辞めになられたり。
1から10までお伝えしないと各所動けなかったり。

チームを運営するというのは、とても大変な事なのです。

私は現在、4つのバックオフィスチームを率いて、日々業務を行っています。
それぞれがしっかりとクライアント様に貢献しており、2~3年ほどお付き合いのある会社様ばかりです。

この経験から得たチームビルディングのコツについて、本日はお話していきます。

最も心がけているのは「相手に対して、誠実に対応する」ということです。

言ったことを守る。
期日を守る。
約束を守る。

当たり前のことを当たり前として対応することこそが大事です。

チームメンバーに対して誠実であることは安心感を与えます。
リーダーとして常に誠実な対応を心がけることで、信頼関係を築くことができます。

「持っているボールは早く投げる」が大事ですね。
つまり、タスクや情報を迅速に処理するということです。

チームを支えている中心に立つ人は、質問事項を抱えたままタスクを進行させると、
遅延や情報の停滞が発生します。

早くその業務を終わらせたいと思っているスタッフからすれば、このタイムラグはきっと不愉快でしょう。
もちろん、私たちマネジメント側にも作業のタイミングはあるとは思いますが、
できるだけ早く確認し、チームの流れをスムーズに保つことが重要です。

チームのモチベーションを維持するためには、ルールを明確にすることが非常に重要です。
曖昧なルールや不明確な指示は混乱や誤解を招きます。

明確なルールを設定することで、メンバーがやるべきことや避けるべきことが明確になります。
具体的であればあるほど、行動が変わります。

ルールから外れないといけないイレギュラーが発生した場合、
その旨も質問していただくことで、ルールのブラッシュアップもできると思いますよ。

各メンバーの役割を明確にすることは、スタッフのモチベーションの維持に繋がります。

逆に言えば、「この箱の中に業務を置いているので、手が空いたらやっていきましょう」みたいな指示だと、結果スタッフのモチベーションは低下します。

多くとれる人、少なくでしか取れない人、最低限しか取れない人など、作業者の質が一定に揃わないからです。

自分の責任や貢献する対象が明確になることで、モチベーションが高まり、
チーム全体の連携もスムーズに進むようになります。

「論より証拠」というわけではありませんが、リーダーが率先して対応することは不可欠です。
それはリーダーが実務をしろというわけではありません。

クライアント様とのやりとり含め、姿勢で相手への敬意や行動を示すことで、メンバーも触発されます。
リーダー自身が行動の模範となるように心がけましょう。

私自身はフィードバックは、良いことも悪いこともきちんと行うようにしています。

特に良いところを言語化することは、その人の自信や強みを引き出すことに繋がります。
事務はどうしても相手への貢献度が数値化しにくい業種なので、
クライアント様に貢献していることが自覚できるようなフィードバックができると、なお良いでしょう。

一方で、ミスがあった場合も一緒に問題点を考え、次の行動に繋がるようなフィードバックを行っています。

メンバー一人ひとりの姿勢や貢献に感謝することが大切です。
私自身は、常日頃からメンバーに感謝の気持ちを伝えるよう意識しています。

皆さんのおかげさまで、業務が成り立っていることは事実です。

スタッフさんがいるからこそ、安心して対応できること。
しっかり言葉にして伝えていきましょう。

ルールも感謝も姿勢も共通して言えることは、言語化することです。

曖昧な姿勢や指示をもらっても、相手は安心して作業できませんし、
結果、目的や成果に繋がりません。

私たちはどういう姿勢でクライアント様と向き合うのか。
そのためのルールは何か。
スタッフさんにはどのような役割があり、どこに貢献できるひとなのか。

しっかりと言語化して伝えていくことで、最終的に成果に繋がっていくと思いますので。
チームビルディングの際には、ちょっと意識してみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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