マニュアルが作成できる人、出来ない人
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊
本noteではマニュアルの作成について、これまでも触れてきているのですが。
例えば、マニュアルとして機能するためには何が必要なのかとか。
マニュアルを作成する前提条件とはとか・・・
どうやって作るのとか・・・。
私はいくつかチームをもっていて、スタッフさんの管理を行っていますが。
「この人はマニュアルを作成できそうだな」という方の目星をつけてから、
作成のご依頼を出すようにしています。
でないと、マニュアルができたとしても、
マニュアルとして機能しなかったり、
時間がかかったマニュアルになってしまい、スタッフの過負荷になるからです。
では、どういう人であれば、マニュアルの作成がサクッとできるのか。
今日はそのあたりを掘り下げていきます。
マニュアルを作成できる人の特徴とは？
マニュアルを作成する時に大切なのは、
いかに作業を自分事として見ており、全体を俯瞰してみれるのかです。
具体的に書きますと、以下が挙げられます。
・全体を俯瞰してみることができる
・自分のやっていることや考えていることを言語化できる
・自分事としてみることができる
・人が読んで理解することを想像して書くことができる
私は会社員時代にマニュアルを作成することを仕事にしていたというのはありますが、
副業でライターを経験していたのは、良かったかなと思っていて。
言語化する力も身につきましたし、人が動くための必要な情報を人が作ったマニュアルを通してみることができました。
結果、今のマニュアル作成に生かせていると思います。
マニュアルが作成できない人の特徴は？
逆にマニュアルが作成できない人の特徴を上げると、
こちらの真逆になってしまうかなと思うのですが、下記が考えられます。
・全体像を捉えられない
・具体性に欠ける
・相手の視点に立てない
・言語化が苦手
手元や個々のタスクに集中がいくため、
全体の流れや目的を把握ができません。
自分の知識や経験を前提にしてしまい、初心者や異なるバックグラウンドを持つ人の視点を考慮が難しいのかもしれませんね。
マニュアルを作成できるようになるには何から？
まずは言語化のトレーニングをするとよいでしょう。
今やっている自分の作業を箇条書きでも良いので、書き出してみるとか。
頭に浮かんだことをとにかく書いてみるとか。
言語化を繰り返すことが第1歩になります。
自分の気持ちや考えを言語化できるようになると、さらにより良くなるでしょう。
こちらの記事がトレーニングの参考になるかと思います！
また作業もとにかく自分事に捉えられると良いでしょう。
困った時は誰かがやってくれる、わからないときは誰かがやってくれる。
そのマインドでは自分事とは言えません。
自分ならイレギュラーなことにぶつかった時、どう動くかななど。
考えて提案できるくらい、自分事にしてみてくださいね。
マニュアル作成ができると間違いなくレベルが変わる
たかがマニュアルと思うかもしれませんが、
人が読んで動けるマニュアルを作成できることって、じつは出来る人が少ないです。
だからこそ、これができれば作業単価に繋がりますし、
後に重宝されるきっかけにもなります。
マニュアルは再現性の確立です。
だからこそ、文章で残し続けることで、
クライアント様相手に価値の提供をし続けることができるでしょう。
今ちょっと作業スタッフとしてのアッパーを感じている方は、
ぜひともマニュアル作成、挑戦してみてくださいね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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それでは、また。
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