整理するための棚卸しよう！
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊
先日、実務の手放しについて少しアウトプットをしてみました。
たくさんの方が見ていただいたようで、嬉しいです。＾＾＊
▼こちらの記事です
実務を手放す際に実施することとして、
①整理のための棚卸
②実務に落とすための棚卸
2点が大切ですとお伝えしました。
本日は「整理のための棚卸」について掘り下げていきたいと思います。
整理のための棚卸とは
整理のための棚卸とは、自分の持っている作業を言語化する作業です。
どんな実務があるのかをタスクとして洗い出すことを目的とします。
よくタスクとして表すほどではないけれども、
無いと困る家事のことを「名もなき家事」と言いますが。
ここでは名もなきタスクも洗い出すことが重要です。
考えられるものをすべてブレインダンプしてリストアップ出来ると良いですね。
整理のための棚卸のやり方
全体像としては紙を用意していただき、
一日の流れから考えられるタスクを箇条書きでも良いのでリストアップします。
以下のカテゴリーに分けると整理しやすいです。
１、日常業務（例：メール対応、請求書発行）
２、定期業務（例：月次レポート作成、給与計算）
３、プロジェクトベースの業務（例：特定のクライアントへの提出物作成）
思いつくものを片っ端から上げられると良いですね。
作業の詳細を書いていこう
リストアップができれば、作業の詳細も簡単でいいので書き出します。
主には、作業の頻度とかかる時間の見込み、使用ツールなどを書けると良いですね。
・作業の頻度（毎日、週次、月次、随時など）
・作業にかかる時間
・作業に関わる他の人（外部委託やチームメンバー）
・使用するツール（例：スプレッドシート、会計ソフト、メールツール）
書けば書くほど、手順には落としやすくなりますが、
この作業ではメモ程度で大丈夫です。
書いた後はこの作業をスタッフにお渡しできるか判断する
書いた後はスタッフに作業として下ろせるものか、
判断していきましょう。
作業できるスタッフがいればその内容をそのまま下ろせば、
そのまま遂行もしてくれるかなと思います。
洗い出しをすれば、
意外と「これは自分じゃなくてもいけるな」と思える作業は出てくるはずですよ。
自分の手元の整理をして行動を加速しよう
事業や行動を進めるにあたり、もし頼りにできるスタッフさんが身近にいるなら、
一度作成したメモを元に相談すると良いでしょう。
もちろんスタッフさんによっては出来る出来ないの範囲はあると思うので、
まずは価値観や対応について可能かどうか、すり合わせ出来ると良いですね。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
★★ 匿名のご質問あればどうぞ ★★
匿名のご質問があれば承ります！
・チームを組みたいがどう進めればいいかわからない方
・ご自身の売上が上がっているのに手いっぱいの方
何か聞いてみたいことがあればお気軽にマシュマロをお投げください。
お答えできる範囲のものがあれば、記事に取り上げていきたいなと思っています＾＾＊
それでは、また。
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