チーム管理のコツ：負担を減らしつつ成果を上げる方法
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊
現在、私は複数のチームを管理しており、
それぞれの拠点の進捗確認や、
新しい依頼の振り分け、
業務の効率化などを主な業務としています。
そうなった時、
チームの管理は人数が増えたり、
チーム数が増えるごとに管理の目が増え、
まとめる側は大変になっていきますよね。
なので自分の中で確実に優先順位をつけ、
整理しながら、対応しなくてはいけません。
今回は、私がどのように負担を減らしつつ、
チームを円滑に管理しているかをアウトプットしていきます！
チーム管理の課題とハードル
チーム管理は、
チームの規模が大きくなるほど難易度が上がります。
私が関わるチームは1チームあたり約6名で、
それぞれ異なる業務を進めています。
• 進捗状況の把握
• タスクの優先順位付け
• 問題発生時の迅速な対応
これらを的確に行う必要があるため、
全体を見渡す力が求められます。
ただ、全ての拠点を逐一確認するのは非効率です。
私はポイントを絞り、
消耗しない管理方法を取り入れています。
消耗しないためのチーム管理の4つのポイント
①クライアント様の状況や方向性の確認
クライアント様の
ビジョンやプロジェクトの方向性を把握し、
それに基づいてチームの動きを調整します。
具体的には以下を実践しています：
• プロモーションや進行スケジュールの把握
• 締め日や納期に合わせた業務の段取り
これにより、
クライアント様との認識のズレを防ぎ、
優先度の高いものから進められるようにしております。
②やる時間を決める
時間を区切ることで、
集中力を高めながら効率良く進めることができます。
あるいは、
このタスクにはどれくらいの時間をかけると
最初に決めることですね。
• 対応時間を明確に決める
･常に作業を監視するのではなく、対応する時間を決めて集中
• 対応のタイミングを意識する
これにより、作業のメリハリをつけ、消耗を防ぎます。
③タスクの優先順位を決める
先ほどの話と若干重複しますが、
チームが抱えるタスクの中で、
何を最優先にすべきかを明確にすることが重要です。
急ぎのタスクは最優先。
クライアント様に直接影響があるタスクや
締め切りの近いものを先に対応。
優先順位をスケジュール化することも大事です。
スケジュールに組み込むことで、抜け漏れを防ぎます。
こうした整理により、
重要なタスクを漏らさず
効率的に進められるようにしています。
④スタッフのキャパシティを確認する
スタッフ一人ひとりの負担を均等にするため、
キャパシティを把握し、適切に調整します。
そのためには、
スタッフのリソースを見極めるのも大事です。
スタッフの月で受け入れ可能な時間数を
なるべく把握できるようにし、
過度な負担を避け、
安定して業務を進められる環境を整備していきます。
人員の入れ替えを防ぐことにも
繋がっていきますよ。
仕事の集中が原因で
離職するリスクを軽減するためにも、
負荷を分散します。
⑤極力、実務はしない
チームを形成するとなると、
日々、ありとあらゆる業務が降りてきます。
ものによっては、
急ぎのお願いが届くこともありますが、
チームの指揮をとる私だからこそ、
実務の部分はなるべくやらないように
決めております。
私が対応するのは
仕組みを作ること。判断すること。
ここを徹底できるからこそ、
複数をチームを維持できます。
⑥リーダーを立てる
複数のチームを管理するとなった場合、
自分が指示受けをする状態から
抜ける必要があります。
なので、
私自身が指示受けをするのではなく、
リーダーが指示を受け、私が判断をする形で
組織化をしております。
この状態を維持することで
複数の拠点をもっても、
ブレの無い一貫性のある判断を出すことができます。
チーム管理は「キャパ8割」を目指す
自己管理ができていなければ、
チーム管理もスムーズに進みません。
私が意識しているのは、
「自分もチームもキャパシティの8割」を目指すこと。
余力を残しておくことで、
突発的な問題にも対応できます。
チーム管理は大変な業務ですが、
効率的な仕組みや適切な調整があれば
負担を軽減できます。
自分自身やチームのキャパシティを定期的に見直し、
無理のない体制を整えることで、
クライアント様にも安定した成果を提供できるでしょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。