伝達方法についての考え方

人に何かを伝えたり、お願いしたりするのはとても難しいです。
自分自身は分かっているつもりでも、相手には正確に伝わっていないことは多々あります。
特に作業依頼なんかは、成果品が意図と違っていたら、一からやり直しです。これ以上ない時間の無駄です。

伝えるということについて、私が意識していること、自分の課題と感じていることをまとめます。

チャットツールを活用

電話のメリット・デメリット

私は電話が苦手です。相手の時間を奪うし、話が飛びがちだからです。
もちろん、電話には即時性があります。が、緊急でなければこだわる意味はないかと。
特に他部署へは、相手の状況が分かりません。そんな中で電話をして、いなければ折り返し。その結果、すれ違いが多発します。
チャットなら、都合のいい時に見て対応してもらえます。
民間は存じませんが、市役所は事務分掌があり、担当業務が明確です。担当者と面識がなくても、それをもとに連絡すれば、不自然ではありません。

伝えたいことを整理できる

チャットは当然、考えを文字・文章に起こします。
口頭だと、ニュアンスで伝えてしまい、結果伝わっていないこともあります。
文字起こしすることで、自分の考えを整理し、伝えるべき内容を過不足なく伝えることができます。
送る前に、文章を見直し、意図と違うことはないか、漏れがないかを確認することもできます。
限界はありますが、私にとっては口頭よりもはるかに精度が高くなります。

伝達ツール 兼 議事録ツール

上述について、話すのが得意な人は口頭で問題なしという人もいるかもしれません。
伝えるという点では確かにそうですが、チャットは同時に議事録にもなります。
言った言わないもそうですが、作業依頼では手順や要件を忘れてしまった際に、履歴を見ればいいですから、再度聞かれて自分の時間をとられることがなくなります。

隣の席でもチャットが有効

同じ部署、隣の席では話した方が早いことが多いです。
それでもチャットの利便性は効いてきます。
もちろん単純な伝達なら口頭が早いですが、使い分けするのがよいかと。
相手のタイミングを見計らう配慮や、集中力を奪うこともありません。

シンプルかつ必要十分な伝達を

口頭でもチャットでも

チャットが便利と書いてきましたが、大事なのは内容です。
口頭だろうとチャットだろうと、伝えるべきことが伝わってなければ意味がありません。
伝達のルールは共通のものと思います。

箇条書きチックに

チャットで伝えるときに意識していることは、箇条書きの感じで短く伝えることです。
その中で、いらない言葉はとにかく排除します。
最低限の敬語・丁寧語は使いますが、多用しすぎると無駄に文章が長くなり、伝えるという目的を邪魔してしまいます。
箇条書きなどでは敬語を省略しやすいので端的に伝える便利な形式だと思っています。

例えば、
「○○の依頼の件について、以下のとおり質問がありますので、ご教示願います。
①期限はいつまですか。
②～とありますが、～という理解でよいですか。
③参考資料が複数あります。1件にまとめる必要がありますか。」
（具体性なく例を書いたので、深堀禁止で）
口頭だと箇条書き的な伝え方が難しいので、私がチャット優先にする理由です。

５Ｗ１Ｈなどの基本

文章の基本というのはいくつかありますが、私はその点、勉強不足です。
でもこの基本といのうは便利なもので、きちんと伝えるには最適解です。
それらを学び意識することで、もれなく伝えることができます。
ビジネス文書検定などもあるので、勉強していかなければというのが私の課題です。

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長々と書いてきましたが、周りからもあがる不満として、上司からの指示が不明確で、従って作業をしたのに「そんなこと言ったかな」と本気で言われてしまうことがあります
便利なツールがあるのですから、積極的に活用し業務の無駄が発生しないようにしなければ。
ツールはそれだけでは意味がありません。使ってみて、より良い使い方を見出し、活用方法がセットになってツールは本領を発揮します。
使う前の抵抗感だけで不便だと判断して、旧態依然というか、そういった感覚が多いような気がしてならないんだよな～。