会議にも種類がある！７つの会議タイプを知って会議設計しよう。

前回のnoteでも、書きましたが“業務改善ラボ～アフターコロナのはたらき方～”というコミュニティを最近立ち上げました。

その中で、”リモート会議の工夫”として「できるだけ、身振り手振りを大きくしてコミュニケーションをはかる。」というアイデアがあがりました。これに対し「そもそもカメラをオンにする意味ってあるのですか？基本はカメラオフかと思っていました！」「リモート会議をスムーズにやるコツは身振り手振りではなく、会議設計をどのようにするかが大事かと思います？」という意見がでました。これに対して「これって業界によって違うのかもしれません！」とコメントが続きます・・・業種や業界が違う方たちで語り合うと、リモート会議一つにしても多様な意見がでるのだなぁと…ワクワクします！

たしかに、私自身も同業の方とミーティングをする際はカメラオフが多くなりがちだな…と思いました。初めて、リモート会議（昔はテレカンとも言った？）を他業界の方とやったときに「顔がうつってないのですが！！！」と指摘されて、驚いたのを思い出しました。なんというか、会議の目的が達成できれば、顔がうつっていようがいまいがどちらでも良いのでは…と思っていました。

とはいえ、独立して多様な業界や業種の方と関われば関わるほどに、そもそも会議のありかたって様々なんだな…という気づきから、今ではカメラオンとカメラオフを切り替えています。結果的にどちらにも良い面はあるなぁという感じです。

ただ知っておいていただきたいのは、オンラインとオフラインでは、会議のあり方が随分と変わります。今まで（オフライン）なら何となく開催して話していれば仕事をしているように見えたり、会議中に発言をしなくても参加していれば存在感を示すことができましたが、リモート会議になると、無駄な会話はそぎ落とされ建設的になりますし、何の発言もない人は目に入ってこないために存在感が失われます。

そこで、リモート会議では今まで以上に会議の設計が大切になります。

「身振り手振りを大きくすることで会議はスムーズに進まない」という意見の本質はここなのかなぁと勝手に解釈しております。

会議設計とは、会議の事前準備や会議中の進行などを言います。今回の議論で気づいたのですが、カメラオンオフも会議設計の一つとして加えても良いのかもしれません。

では、具体的に何をするのかですが、それは開催される会議目的によって異なります。

少なくとも私が認識しているだけでも、会議はその目的によって７つの型に分けられます。

①判断（決裁）型…意思決定者が判断をくだすための会議
②合意を得る型…参加者の意見をまとめるための会議
③情報共有型…参加者に情報の共有や連絡事項などを伝える会議
④意見・アイデアを出し合う型…参加者から意見やアイデアを求める会議
⑤指示・依頼する型…参加者へ指示や依頼をするための会議
⑥教育・研修する型…参加者へ教育や研修をするための会議
⑦相互理解しあう型…参加者同士が議論を通して共感を得るための会議

ちなみに、この中で何かしらの結論をださなければならないのは、①と②です。①は決裁内容をはっきりさせなければいけません。②は参加者が合意した内容が結論として導きだされている必要があります。

逆に③～⑦は、結論を出すことが目的ではありません。

③は参加者による情報量の差を揃えることがゴールになりますし、④はたくさんのアイデアが出ることが大切です。業務改善活動でも、気づきや改善案を出す会議では結論を出す必要はありません。⑤⑥も同様です。⑦は、１on１などのように相互を理解しあうために集まる会議をイメージしてください。こちらも、理解を深めることが目的であるため、何かしらの結論を導き出す必要はありません。

そのため、「会議設計が大切です！」と一言にいっても、その目的と種類によって会議設計の方法は異なります。

そこで、まずは開催する会議がどの目的で開催され、どの型に近いのかを意識してみてください。それが会議設計の第一歩です。

次回、それぞれの具体的な会議設計方法についてご説明していきたいと思います。