Notion・zapier・slackで定例会議の議事録生成を自動化したら定例作業が1つ撲滅された話

まえがき

2022年11月のNotionアップデートによって、定例作業が1つ撲滅することができました。便利すぎて嬉しくなっちゃったので、何をどうやって定例作業を撲滅したのか、noteに書き残してみようと思います。

何をして便利になったの？

定例会議の議事録を指定の曜日に自動生成できるようになりました。
Notionの議事録自動生成をトリガーにzapierを起動し、slackの指定のチャンネルに通知を飛ばして会議参加者に周知できるようになりました。

slackにnotionのページを生成した通知を飛ばせるように。定例会議の議事録生成が自動化できます

これ、めちゃくちゃ便利です。定例作業が無くなりました。感動…。
どうやって自動化したのかも書いておきます。

自動化されているフローの流れ

以下の図のような形で、Notionの定例議事録テンプレから毎週繰り返しで定例会議の曜日にページを作成、それをトリガーにzapierを作動させ、定例会議に関連する特定のslackチャンネルに議事録が生成された旨を周知することができます。

自動化のおおまかな流れ

Notionの議事録生成について

2022年11月8日に、定期的な議事録を自動生成できるようになりました。詳細はNotionのページをご覧ください

November 8, 2022 – Recurring tasks, meeting notes, and updates

これ、めちゃくちゃ待望の機能だったんですよね…。ありがたやありがたや…。Notionがまた便利になってくれて本当に嬉しいです
ページテンプレートに対して設定ができるので、毎週の定例会議に必要なアジェンダや記入事項を予め記載し、そのまま生成することができます。

zapier・slackの設定について

トリガー（＝zapierが動くための起点）の設定をする必要があります。
以下のように、Notion APIを選び、Eventに「New Database Item」を選択します。
Step detailsに対して、定例議事録が生成されるデータベースを選択し、設定しましょう。
これにより、「Notionの定例会議の議事録が生成されたとき」を起点に自動化ができます。

zapierのトリガー設定

ちなみに、議事録を共通したデータベースにしている場合、この条件だとどの会議の議事録だとしてもzapierが動きます。その場合は、zapierのFilter設定を用います。
2ステップ目に、Filter by Zapierを選択しましょう。これで、zapierが動いた後のステップについて、条件式を追加することができます。

Filter by Zapierを選択

Filter setupにて、条件を設定できる

上の画像は定例会議の議事録のタイトル名が含まれている場合に次のステップ（slack通知）に進むことになっていますが、左の「1. Title」のかわりに、Notionのページの他のプロパティを設定すること等ができます。Titleの場合は、議事録の名称が被ったり、組織変更によって定例会議の名称が変更になったときに動かなくなりますので、シングルセレクトのプロパティを指定しておくといった方法も可能です。

最後はslackへの通知設定です。
slackのSend Channel Messageを選択し、チャンネル通知の内容を設定しましょう。

slack通知の設定

通知内容の詳細設定

さいごに

Notionとても便利です！今回のアップデートは最高でした。
自分の所属している会社（LayerX）でNotion色々活用しているのですが、具体例が伝われば嬉しいです。