【社内リーダーが見た】テレワーク（リモートワーク）で働くために①：仕組みと組織の作り方

はじめまして。
株式会社ノベルワークスの下村です。私は入社４年目、今は主に社内管理（リーダー）をしています。

今日のコロナウイルスの影響でテレワークを行う企業が増えてきましたね。
弊社でも、現在全従業員はテレワーク勤務中なのですが、テレワークは創業当時から取り入れていました。

今回はその経験から、テレワークの「働き方・取り組み・組織づくり」について、社内リーダーの目線から「テレワークってぶっちゃけどうなん？」をご紹介したいと思います。

現在テレワークを取り入ている方、これから取り入れようとしている方、なかなか踏み出せない。そんな方々に少しでも参考になれば幸いです。

在宅勤務・リモートワーク・テレワークと様々な呼び方がありますが、今回は「テレワーク」の呼び方で統一します。

テレワークを取り入れた経緯

前文でも紹介した通り、弊社は今年で設立５年。
設立当初より、テレワークを導入しています。その当時は、「テレワーク・リモートワーク」というフレーズはあまり浸透していなかったような気がします。

設立当初は、代表とアルバイト４名。
設立１年後に私が初の正社員として入社するのですが、その当時も他は東京など他府県のアルバイトメンバーのみでした。
アルバイトメンバーは日中は他の企業に勤務していたため、夜間帯にノベルの業務を手伝ってくれていました。
今で言うところの、副業（ダブルワーク）、パラレルワーカーですね。
そのため、必然的に遠隔での業務（テレワーク/リモートワーク）が当たり前でした。
他にも、テレワーク導入にはこんな代表の想いもありました。

世の中には、働きたくても働けない優秀な人たちがたくさんいる。
例えば、子育て中の主婦。
子供のお迎え、突然の風邪などで、急に会社を休むことになったり、働く時間が制限される状態で、なかなか正社員として働けないのが現状。
せっかくの経験・スキルをもっと活かしてもらいたい。
そんな環境を作りたい。

そんな想いから、弊社は創業当時からテレワークが可能な業務の仕組みが整っています。

かくいう私も、ITの専門学校を卒業し今があるのですが、ITの道に進もうと思ったのは「パソコンがあればどこでも、いつでも働ける」と考えたからでした。（引き篭もりなので）

テレワークを行う仕組み（システム）

そんな弊社で、今どんなシステムを利用し、どのようにテレワークを行っているのか、導入しているサービスやツールをご紹介します。

・ファイル共有：GoogleDrive
・ドキュメント作成：Googleドキュメント・スプレッドシート
・メール：Gmail＆メールワイズ
・チャットツール：slack  /  kintone
・業務管理（グループウェア）：kintone
・ミーティング：Zoom / Whereby
・契約手続き：クラウドサイン
・請求業務・会計業務：マネーフォワードクラウド（MFクラウド）

基本的には、kintoneで顧客管理や案件管理、進捗管理から社内のお知らせなど、業務に必要な情報はすべてkintoneで管理しています。
遠隔での業務を可能とするため、紙の管理は徹底的に排除しています。

また、弊社ではおなじみのエクセル・ワードは原則利用NGとし、Googleドキュメント・スプレッドシートを利用しています。
Googleドキュメント・スプレッドシートは、複数ユーザーと同時編集が可能なので、遠隔にはもってこいのドキュメントツールです。

契約書も原則「クラウドサイン」を利用し、電子印による締結をお願いするなど、とにかく紙を排除する取り組みをしています。
なんせバックオフィスチームは全員テレワーク勤務のため、紙と印鑑での契約書のやり取りがあると困るんですよね。。。
よってこのサービスがないと弊社のバックオフィスは死んでしまいます。

ツールやシステムは無料の範囲でも十分使えるサービスがたくさんあるので、それぞれの企業にあったものを選べば良いと思います。
今回ご紹介したいのは、ツールの使い方ではなく、その仕組みづくりなので、各サービスの細かい紹介は割愛します。
（詳しく知りたい方はググってください）

テレワークの壁

上記でご紹介したツールを導入すれば、テレワークができるのか！やったぜ！と思ったあなた。
残念ながら、これらのツールを導入したただけでは「テレワークを開始する土台が整った」でしかありません。

テレワーク導入には、大きな難所が待ち受けています。
（最近テレワークを導入された方なら、共感できると思います）

また、私自身やってみて感じましたが、テレワークは好きではありません。
この好きでなはい原因は、現在テレワークの導入に踏み切れない方の原因にもなっているのではないでしょうか。

原因①：誰がなにをやっているのか分からない
私は社内を管理する立場上、誰が今どんな作業をしているのか管理していますが、テレワークをしていると、ぶちゃけ本当にその人がちゃんと仕事してるかって分かりません。
私が管理する立場になった当初は、上がってきた作業報告を見て「この作業でこんな作業時間必要なの？」とか「そもそもその作業必要なの？」って思うことが沢山ありました。もう人間不信です。

最初は私もただの作業者だったので、家で仕事できるワ～イ！と気軽なものでしたが、管理者になると、全体を見て作業の割り振りを考えたり、状況でに応じて判断しなければいけません。

弊社のオフィスはそこまで広くないので、隣にいればある程度視界に入っているため大体何の作業をしているか把握できます。ですが、全体や雰囲気が見えないテレワークだと、どうも動きづらさを感じずにはいられません。

原因②：寂しい
私の場合、これが大きな原因です。

【チーム感が感じられず（１人で）寂しい】
私自身、「チーム」というのをかなり意識して仕事をしています。
仕事は一人で行うものではなく、チームのメンバーと支え合い、切磋琢磨し成長しあっていくものだと思っています。
チームがあるからこそ、どんな困難を乗り越えられ、乗り越えた時は達成感や嬉しさもひとしおで。それがやりがいであり、仕事だと思っています。
それが私の考えるチーム（組織）です。

なので、私は出社している時は沢山雑談し邪魔をします。
その雑談の中から新しい事が生まれる時だってありますし、またその人の事を知ってさらにチームとして強い絆で結ばれると思っているからです。
それがなければ、別に仕事なんてフリーランスで十分なのです。（そっちのほうが給料も多いですし笑）

ですがこのテレワーク、私が大事にしている雑談がほぼ生まれないのです。
同じ空間にいると、それなりに空気を読んで仕事の邪魔をするタイミングを伺うのですが、テレワークだとその時の相手の空気感がわからず、なかなか踏み込めません。
話を投げても、誰からも返信が来ず泣きそうになったことも・・・。

大切なのは、組織のルールと風土作り

この原因①②を解決しなければ、テレワーク導入は成功とは言えません。
では、成功の鍵は何でしょうか。
「テレワークを行う会社の風土」と「テレワークを行うためのルール」を作ることです。

・テレワークを行う会社の風土
原因①にも記載してますが、誰が何をやっているのか把握できない環境こそが諸悪の根源です。
そこで、社内全体の見える化が必要になります。

今どんな案件が動いていて、そこに誰がコミットしていて、どんな作業が必要で・・・。
これがリアルタイムに共有されているだけでも、かなり社内全体が見渡せるようになります。（疑心暗鬼から開放されます）

弊社では全ての情報をオープンにしています。案件から受注金額、売上、給与までも、です。

また全体を見える化することで、チームワーク力も強まります。
たとえば、１つの案件でも、営業・バックオフィス・開発・品質管理・カスタマーサポート・・色々な人たちの支えがあり、無事に納品することができ、お金がいただけます。
私もでしたが、作業者の場合この「色々な人たちの支え」に気づけないんですね。
仕事は色んな人の支えで成り立っていること、自分ひとりではない事が気付けると、自然と自分が行う作業にも責任感が伴ってきます。
チームみんなで情報を共有することで、時に助け合い、感謝し、よりチームが強靭となっていきます。

情報の見える化から 情報を共有する という会社の風土を根付かせましょう

＜詳しい取り組みや仕組みに関しては、別途改めて紹介したいと思います＞

・テレワークを行うためのルール
テレワークで大事なのが「日々のコミュニケーション」をどう行うかです。
テレワークだからこそ、いつも以上に、必要以上にコミュニケーションをとる必要があります。

ではどうコミュニケーションをとるのか。
ポイントとしては、「テレワークでも、出社している時と同様の雰囲気をグループウェア上やチャット上で再現できるのか」です。
些細なことを日々発信できていると、ネット上であろうとお互いの距離を縮めることはできます。

なので、弊社ではこのコミュニケーションをとるグループウェアの利用ルールをしっかり固めておきましょう。
弊社では、単純明解に「通知が来たら、必ずリアクションをすること」ただこの１点です。

「メッセージがきて、すぐ（とは言わないけど）返信しないのって、社内で声かけられているのに無視しているのと一緒だよ。」と入社した人たちには必ず伝えています。
大袈裟かもしれませんが、それくらいテレワーク時では「コミュニケーション」「リアクション」に気をつけてほしいのです。

また、受け身だけでは「出社している時と同様の雰囲気」を作ることは難しいので、私自身プラスで心がけている事があります。

【リアクションは迅速にオーバーに】
・テレワーク時は必要以上に通知には気をつける。
・リアクションは必ず行うこと。
テレワークだからこそ、状況や雰囲気が見れないからこそ、メッセージなどの通知は必要以上に意識する必要があります。トイレに行く時だってスマホは手放しません。

また、リアクションは絵文字などで必要以上に大袈裟な返信をしています。
文字でしか伝わらない、雰囲気がわからないからこそ、これでもかってくらい。

【コミュニケーションのきっかけをつくる】
・なんでもいいので、とりあえず発信する。
・他の人が書き込みやすい雰囲気を作る。
やはり、作業者は自分の作業に集中しがちで、他の人とコミュニケーションを積極的に取ろうとはしません。
なので、誰かが先頭に立って引っ張ってあげないといけません。
最初は書き込みに対して「いいね」だけでも、「リアクションする」というクセがつくと自然と自分から発信してくれるようになります。

この小さな積み重ねが、組織のルールや風土を作り上げていきます。

最後に

一人ひとりが、責任をもって業務に取り組み、目指すゴールにたどり着けば働く時間も、場所も、同じである必要はありません。
日頃からちゃんと情報を共有し、コミュニケーションをとることによって、テレワークでも信頼関係が生まれ、より一層強靭なチームに育っていくと私は信じています。