日本人の知らない会議の鉄則

今日は、上記のタイトルです。

著者はピョートル・フェリクス・グジバチさん。
肩書きは、プロイノアグループ株式会社　代表取締役/モティファイ株式会社　取締役　チーフサイエンティスト
　ポーランド生まれのようです。

「0秒リーダーシップ」なども書いています。

そんなピョートルさんが書かれた、「日本人の知らない会議の鉄則」を読んで色々と反省させられました。

何を感じたのかいかに書いていきます。
今の自分の会社の会議に疑問をもたれている方は、読んでみた方が良いかと思います。

◯　今の職場の会議がひどい

　病院という職場で、しかもリハビリテーションにおいてはビジネス関係のことは全く習いません。
　そのため、名刺の渡し方一つ知らないスタッフも大勢います。そのため当然会議の進め方など知るわけもありません。

　私もそうでした。
　予定には会議と入っていますが、始まるまでなんの準備もなく、集まった時に本日の議題を告げられ、当然意見も出るわけがなく「じゃあまた次回に。」なてことはザラです。
　話しているうちにゴールが見えなくなったり全くまとまらない話をして終わってしまう。
　役職者の会議なんて、半日会議にかける割には議事録として上がってくる内容は大したことがない。
　こんな情報、クラウドで共有で済むでしょう。といった内容です。

そんな感想を持っていた時に読んだ本がこの本でした。

◯　大事なのはゴールを決めること

一見当たり前のことですが、これができていませんでした。
「決める」「生み出す」「伝える」「繋がる」基本的にはこの4つしかないと書かれています。
　振り返ってみると、自分が行う会議は「決める」・「生み出す」が多い気がします。
　しかしそこをしっかりと認識してメンバーで共有できていませんでした。

　そして、決まらない会議は「整理不足」・「情報不足」の2パターンがあります。そして私はどちらも当てはまっている状態でした。
　書籍では、「あの人の意見で方向性が変わりそう」そんな時は、次回に先のバスにせず、電話をかけるかメールを送っておくそのような速い動きが必要であると述べられていました。

◯　進行の鉄則

生産性を高める方法として、9つの方法が乗っていました。
①　「アジェンダの鉄則」
②　「資料の鉄則」
③　「議事録の鉄則」
④　「役割分担の鉄則」
⑤　「スタートの鉄則」
⑥　「プレゼンの鉄則」
⑦　「時間の鉄則」
⑧　「まとめの鉄則」
⑨　「見直しの鉄則」

中でも「アジェンダの鉄則」は早速取り入れたいと思いました。

◯「アジェンダの鉄則」：オペレーショナルか創造的かでわけろ

まずは、ゴールを決めたら、「プライオリティ」・「時間配分」を決める。
プライオリティは、高い（High）、中間（Medium）、低い（Low）の3段階くらいで。
時間配分も決めます。そうすることで、どの議題にどの程度時間をかけるかがわかります。

アジェンダの順番を決める時に、オペレーショナルか創造的で分けます。
　オペレーショナルは、イエス・ノーで答えられる事務的な問題。
　創造的は生み出す作業が中心のもの。

私が今まで行っていた会議はこの辺りがフワフワしていることが多かったように感じます。

課題はこれだけではないですが、今後の会議では、アジェンダをしっかりと決めて、必要なことを必要な時にしっかりと決めて、生産性の高い会議体にしていきたいと思いました。